Związek zawodowy nie może żądać całości akt osobowych pracownika

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy w zakresie dokumentowania przebiegu zatrudnienia pracownika jest prowadzenie dla niego akt osobowych. Znajdują się w nich różne wrażliwe informacje, do których osoby nieupoważnione nie powinny mieć dostępu. Z tej przyczyny zasadą jest to, iż dostęp do akt osobowych poza pracodawcą może mieć sam zainteresowany pracownik.

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek udostępniania akt oraz pozostałej dokumentacji dotyczącej przebiegu zatrudnienia pracownika również innym instytucjom. Akta należy więc udostępniać m.in.:

● sądom na potrzeby prowadzonych postępowań pracowniczych, cywilnych i karnych,

● prokuraturze,

● funkcjonariuszom policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego,

● inspektorowi Państwowej Inspekcji Pracy,

● inspektorowi uprawnionemu przez generalnego inspektora ochrony danych osobowych

● upoważnionemu inspektorowi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

W praktyce każdego pracodawcy najczęstszy przypadek udostępniania akt osobowych zewnętrznemu podmiotowi obejmuje przesyłanie ich na potrzeby procesów toczonych przed sądami pracy. Przekazując akta osobowe, zadbać należy o pisemne potwierdzenie ich odbioru, a następnie monitorować, czy doszło do ich zwrotu po zakończeniu sprawy.

Największe wątpliwości w zakresie prawa do udostępniania akt pojawiają się na tle korzystania z informacji o pracowniku zawartych w aktach osobowych przez zakładowe organizacje związkowe, przy okazji konsultowania z nimi bądź uzyskiwania zgody na podjęcie zmian w zakresie warunków pracy czy zwolnienia konkretnych pracowników.

Zakładowa organizacja związkowa uprawniona jest do zajmowania stanowiska w sprawach dotyczących poszczególnych pracowników (przede wszystkim wyrażania stanowiska, opinii lub zastrzeżeń w przedmiocie rozwiązania z pracownikami stosunku pracy za wypowiedzeniem, rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, wypowiedzenia warunków pracy, oceny sprzeciwu od kary porządkowej oraz zgody na rozwiązanie stosunku pracy w niektórych przypadkach).

Dominuje pogląd, że z uwagi na ochronę danych osobowych pracowników zakładowa organizacja związkowa nie powinna mieć wglądu do całości akt osobowych pracownika, a tylko do tych konkretnych dokumentów (lub ich odpisów), które ściśle wiążą się z przedmiotem propozycji pracodawcy, na temat której wyrazić ma opinię, stanowisko lub zgodę. W mojej ocenie wnioski takie pośrednio wysnuć można także z uchwały Sądu Najwyższego z 16 lipca 1993 r. (I PZP 28/93 OSNC 1994/1/2). Stwierdzono w niej, że zawarte w art. 8, art. 23 ust. 1 i art. 26 pkt 3 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.) uprawnienie do kontrolowania przez zakładowe organizacje związkowe przestrzegania prawa pracy oznacza także uprawnienie do kontrolowania wysokości wynagrodzeń poszczególnych pracowników, nie oznacza natomiast uprawnienia do żądania od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.

Ujawnienie przez pracodawcę bez zgody pracownika wysokości jego wynagrodzenia za pracę może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu art. 23 i 24 k.c.

@RY1@i02/2011/140/i02.2011.140.209.002a.001.jpg@RY2@

Rafał Krawczyk, sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu