Niewidzialny cyfrowy asystent przedsiębiorcy

Wkład mikro, małych i średnich firm w gospodarkę jest nie do przecenienia. A jednak wciąż słyszymy o problemach tej grupy w kontekście cyfryzacji. Co jest największą barierą we wdrażaniu rozwiązań cyfrowych?

Największą barierą nie jest brak technologii czy rozwiązań na rynku. Jest nią brak czasu. Mały i średni przedsiębiorca w Polsce bardzo często pracuje nad swoim biznesem kilkanaście godzin dziennie i nie chce zajmować się rzeczami, w których nie czuje się ekspertem. A wdrażanie technologii wymaga czasu, choćby po to, by nauczyć się z niej korzystać. Potwierdzają to dane. Z badań Komisji Europejskiej wynika, że poziom adaptacji rozwiązań cyfrowych w polskich przedsiębiorstwach jest niższy niż średnia unijna. Podobne wnioski płyną z badań przeprowadzonych wśród klientów Grupy WeNet. Wynika z nich, że tylko ok. 23 proc. korzysta z systemów do zarządzania firmą, takich jak CRM czy ERP, a 19 proc. nadal traktuje Excela jako podstawowe narzędzie pracy. To pokazuje, że potencjał jest duży, ale droga do pełniejszego wykorzystania technologii wciąż pozostaje długa.

W jaki sposób technologie mogą realnie wspierać codzienną pracę przedsiębiorcy?

Przede wszystkim powinny zdejmować z niego rutynowe obowiązki. Mam na myśli porządkowanie dokumentów, sortowanie danych czy szerzej rozumianą administrację. Ale dziś technologia może pomagać znacznie głębiej: w zarządzaniu relacjami z klientami, komunikacji, sprzedaży czy obsłudze procesów. Technologia powinna być dla przedsiębiorcy niewidzialnym asystentem. Nie może być dodatkowym ciężarem, tylko ma działać w tle i ułatwiać prowadzenie biznesu. Właśnie dlatego rozwijamy rozwiązania, które łączą w jednym miejscu różne funkcje: od obsługi klienta i sprzedaży, przez fakturowanie, po zarządzanie magazynem.

Widząc ten trend, w 2025 r. przejęliśmy większościowy pakiet udziałów w spółce Firmao. Grupa WeNet od lat wspiera małe i średnie firmy w pozyskiwaniu klientów i budowaniu ich obecności w internecie, natomiast Firmao rozwija system do zarządzania przedsiębiorstwem, obejmujący m.in. CRM, sprzedaż, fakturowanie czy zarządzanie procesami w firmie.

Przedsiębiorca, odchodząc od prostych narzędzi, może wpaść w pułapkę nadmiaru systemów. W którym momencie pojawia się problem rozproszenia narzędzi?

Najczęściej wtedy, gdy firma zaczyna szybciej rosnąć. Na początku działalności to nie zawsze jest widoczne, ale przy pierwszym większym wzroście liczby klientów przedsiębiorca musi przygotowywać więcej ofert, wystawiać więcej faktur, pamiętać o kontakcie z klientami i lepiej organizować sprzedaż. Wtedy zaczyna sięgać po kolejne narzędzia. Jedno służy do fakturowania, inne do newsletterów, kolejne do automatyzacji marketingu, jeszcze inne do obsługi klientów. Do tego dochodzą bank, terminal płatniczy, kasa fiskalna czy system księgowy. I nagle okazuje się, że firma działa na wielu rozwiązaniach, które nie komunikują się ze sobą. Dlatego kluczowe jest to, by poszczególne technologie były ze sobą zintegrowane. Właśnie tu ogromną rolę odgrywa automatyzacja, również ta oparta na AI.

To prowadzi nas do pytania o ekosystemy. Na czym polega ich wartość?

Z naszych badań wynika, że 57 proc. klientów chciałoby korzystać z wielu usług od jednego dostawcy. To pokazuje, skąd bierze się rosnąca popularność ekosystemów. Przedsiębiorcy nie chcą już sami składać swoich procesów z kilkunastu różnych narzędzi. Oczekują prostoty, spójności i partnera, który pomoże im poukładać te obszary.

My przez lata działaliśmy w digital marketingu i widzieliśmy pewną prawidłowość. Potrafiliśmy zbudować klientom bardzo dobre strony internetowe i sprowadzić na nie ruch, ale nie zawsze przekładało się to na sprzedaż. Problemem nie była widoczność w sieci, tylko brak dobrze poukładanego procesu obsługi. Stąd decyzja o rozwoju szerszego ekosystemu i transakcji, o której wspomniałem.

Wróćmy do sztucznej inteligencji. Jak automatyzacja oparta na AI może realnie zwiększać efektywność małych firm?

Mamy bardzo ciekawy moment, bo demokratyzacja narzędzi AI może sprawić, że największym wygranym tej rewolucji będzie właśnie mała firma. Jeszcze niedawno najbardziej zaawansowane technologie były dostępne głównie dla dużych organizacji, które mogły przeznaczać duże budżety na oprogramowanie. Dziś sytuacja się zmienia. Mały przedsiębiorca może korzystać z rozwiązań, które skracają czas obsługi klienta, sugerują odpowiedzi na e-maile na podstawie wcześniejszej komunikacji, wspierają sprzedaż albo przejmują część prostych, powtarzalnych zadań. To realna zmiana.

A jak ważna w cyfrowym świecie staje się reputacja firmy? Jaką rolę odgrywają opinie online?

Ogromną. Powiedziałbym nawet, że opinie online są dziś jedną z najtwardszych walut w portfelu przedsiębiorcy. Badania pokazują, że 93 proc. klientów sprawdza opinie przed zakupem. Dotyczy to bardzo wielu branż: restauracji, hoteli, kancelarii prawnych, warsztatów samochodowych czy innych usług lokalnych.

Problem polega na tym, że przedsiębiorcy rzadko systemowo zbierają takie opinie. Nie mają czasu, czasem też odwagi, by o nie poprosić. A przecież moment płatności jest idealny na taką prośbę. Stąd z kolei wynika nasze partnerstwo z Polskimi ePłatnościami. Naszym najnowszym wspólnym projektem, który wprowadzimy w ciągu kilku tygodni, jest moduł na terminalu Moje Opinie – pierwsze rozwiązanie tej skali dla MŚP, które pozwala automatycznie pozyskiwać opinie klientów w momencie płatności i bezpośrednio zasila wizytówkę Google firmy. To dobry przykład tego, jak technologia może pracować za przedsiębiorcę w tle.

Sama obecność online już nie wystarcza. Liczy się to, czy firma potrafi zintegrować swoje narzędzia, sprawnie obsługiwać klientów, korzystać z automatyzacji, budować wiarygodność i wybierać partnerów, którzy rzeczywiście pomagają jej się rozwijać.

Rozmawiał Jacek Pochłopień, not. KR

Partnerzy projektu: