Przepisy milczą, czy i jak należy zmieniać harmonogramy czasu pracy

W sierpniu 2013 r. weszła w życie nowelizacja przepisów kodeksu pracy dotyczących czasu pracy. Jedną z nowości jest uregulowanie w art. 129 par. 3 k.p. kwestii ustalania rozkładów czasu pracy. Chociaż powoływany przepis posługuje się pojęciem rozkładów czasu pracy, nie ma wątpliwości, że ustawodawca miał tutaj na myśli harmonogramy czasu pracy, czyli potocznie mówiąc grafiki, ustalane dla poszczególnych pracowników. Wskazuje na to sformułowanie przepisu, w którym wyraźnie jest mowa o rozkładzie czasu pracy danego pracownika. Dla zachowania przejrzystości w dalszej części opracowania będzie jednolicie używane pojęcie harmonogramów.

Istotne jest, że znowelizowane przepisy odnoszą się wyraźnie wyłącznie do sporządzania harmonogramów czasu pracy. Nie regulują natomiast kwestii dokonywania zmian w tych harmonogramach. Nie wiadomo zatem, w jaki sposób należy ich dokonywać.

@RY1@i02/2014/216/i02.2014.216.217000400.804.jpg@RY2@

Art. 129 par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.; dalej: k.p.)

"Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony - w formie pisemnej lub elektronicznej - na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, obejmujący jednak co najmniej 1 miesiąc. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład".

Co wynika z praktyki

1 Brak regulacji

Przed nowelizacją kwestia sporządzania oraz dokonywania zmian harmonogramów nie była regulowana w przepisach. Najczęściej ustalano harmonogramy na okresy odpowiadające okresom rozliczeniowym i podawano je do wiadomości pracowników przed rozpoczęciem danego okresu rozliczeniowego. Jednak wielu pracodawców określało harmonogramy na część okresu rozliczeniowego, z jednoczesnym ich uzupełnianiem w trakcie trwania tego okresu. Pracodawcy nie wahali się również przed zmianą ustalonych harmonogramów w trakcie okresu rozliczeniowego.

Dokonywanie zmian w harmonogramach czasu pracy nadal pozostaje nieuregulowane. Znowelizowane przepisy o czasie pracy w żaden sposób nie odnoszą się do tej kwestii.

2 Z dnia na dzień

Jeszcze przed nowelizacją przepisów o czasie pracy stanowisko w tej sprawie zajęła Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). Jej zdaniem zmiany w harmonogramach są dopuszczalne, jeżeli znajdują uzasadnienie w powszechnie obowiązujących przepisach prawa (np. pracownik został wezwany do pracy w dniu, który zgodnie z ustalonym harmonogramem był dla niego dniem wolnym od pracy, co spowodowało obowiązek oddania pracownikowi dnia wolnego, a co za tym idzie - konieczność dokonania odpowiedniej zmiany w harmonogramie) lub w przepisach prawa wewnątrzzakładowego (tj. pracodawca miał prawo określić w regulaminie pracy lub innym akcie wewnętrznym katalog sytuacji, w których zmiany harmonogramu będą dopuszczalne i uzasadnione). W każdym takim przypadku pracodawca ma możliwość dokonywania zmian. Ponieważ żadne przepisy nie regulowały wówczas terminów informowania pracowników o zmianach, teoretycznie zmiany mogły być dokonywane w trybie natychmiastowym, z dnia na dzień.

3 Nowe wątpliwości

Wraz z wprowadzeniem do kodeksu pracy nowego art. 129 par. 3 pojawiły się nowe wątpliwości dotyczące dokonywania zmian w harmonogramach czasu pracy. Powstało pytanie, w jaki sposób wprowadzenie tego przepisu wpływa na aktualność wspomnianego powyżej stanowiska PIP w zakresie dopuszczalności dokonywania zmian w harmonogramach oraz trybu informowania pracowników o tych zmianach.

4 Czy i jak poinformować tydzień wcześniej

Wątpliwości budzi również obowiązek przekazywania pracownikom nowego harmonogramu czasu pracy z wyprzedzeniem co najmniej tygodnia. Dotyczą one w szczególności pracowników nowo zatrudnianych lub powracających do pracy po dłuższym urlopie lub okresie niezdolności do pracy - powstaje pytanie, czy i w jaki sposób pracodawca ma obowiązek przekazać takim pracownikom harmonogram czasu pracy z co najmniej 1-tygodniowym wyprzedzeniem?

Co mówią przepisy

1 Na okresy krótsze

Zgodnie z nowymi przepisami harmonogramy czasu pracy mogą być ustalane na okresy krótsze niż okres rozliczeniowy, obejmujące jednak co najmniej jeden miesiąc. Taka regulacja jest konsekwencją wprowadzenia możliwości wydłużania okresów rozliczeniowych maksymalnie do 12 miesięcy. Trudno bowiem wyobrazić sobie, aby harmonogramy czasu pracy miały być ustalane zgodnie z dotychczas obowiązującą praktyką, z góry na cały 12-miesięczny okres rozliczeniowy.

2 Także dla nowo zatrudnionych

Uregulowano ponadto termin, w jakim harmonogramy czasu pracy powinny być przekazywane dla pracowników. Zgodnie z art. 129 par. 3 k.p. pracodawca może to zrobić co najmniej tydzień przed rozpoczęciem świadczenia pracy w okresie, na który harmonogram został sporządzony. Z literalnego brzmienia przepisu wynika, że dotyczy to wszystkich pracowników, a więc również tych nowo zatrudnionych czy przebywających na urlopach czy zwolnieniach lekarskich i tak ten przepis powinien być stosowany (chyba że z przyczyn obiektywnych jest to niemożliwe).

3 Stanowisko PIP aktualne

Aktualne pozostają natomiast wątpliwości dotyczące dokonywania zmian w harmonogramach. Nowy przepis nie wprowadza jednak zakazu dokonywania zmian. W związku z tym należy przyjąć, że powoływane stanowisko PIP pozostaje aktualne, a zmiany mogą być dokonywane. Pozbawienie pracodawcy takiej możliwości znacząco utrudniałoby, a nawet uniemożliwiało właściwe organizowanie procesu pracy i prowadzenie działalności (np. w przypadku nagłej choroby czy wypadku pracownika).

4 Przy zachowaniu tygodniowego wyprzedzenia

Pozostaje natomiast pytanie, czy w przypadku dokonywania zmian w harmonogramach czasu pracy pracodawca ma obowiązek informowania pracowników o nich z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Z uwagi na brak jasnego rozstrzygnięcia w obowiązujących przepisach, rekomendowane jest zachowywanie 1-tygodniowego okresu wyprzedzenia również w przypadkach dokonywania zmian w harmonogramach (przynajmniej w takim w zakresie, w jakim będzie to możliwe, mając na uwadze, że niektóre zmiany muszą być wprowadzane w trybie nagłym).

5 Dopuszczalna forma elektroniczna

Nowością jest również regulacja dotycząca dopuszczalnych form, w jakich mogą być sporządzane harmonogramy. Otóż obok tradycyjnej formy pisemnej harmonogramy mogą być sporządzane również w formie elektronicznej. Decyzja co do wyboru jednej z tych dwóch form należy do pracodawcy. W przypadku korzystania z formy elektronicznej należy przyjąć, że harmonogram zostaje skutecznie przekazany dopiero w momencie, w którym pracownik ma możliwość zapoznania się z nim (a więc ma dostęp do firmowej skrzynki e-mailowej).

PODSUMOWANIE

@RY1@i02/2014/216/i02.2014.216.217000400.805.jpg@RY2@

Sławomir Paruch radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

@RY1@i02/2014/216/i02.2014.216.217000400.806.jpg@RY2@

Robert Stępień aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Literalne brzmienie art. 129 par. 3 k.p. sugeruje, że ma on zastosowanie wyłącznie w przypadku ustalania nowych harmonogramów czasu pracy, a nie w przypadku dokonywania zmian w harmonogramach sporządzonych wcześniej. W związku z tym w doktrynie pojawiają się poglądy, że nie ma podstaw, aby stosować go w przypadku dokonywania zmian w harmonogramach już istniejących. Podnosi się, że dokonywanie zmian w harmonogramach jest nadal dopuszczalne na dotychczasowych zasadach (określonych w stanowisku PIP), skoro żadna nowelizacja w tym zakresie nie została dokonana. Innymi słowy, pracodawca mógłby nadal dokonywać nawet natychmiastowych zmian w harmonogramach, jeżeli znajdowałoby to uzasadnienie w powszechnie obowiązujących przepisach lub w świetle okoliczności przewidzianych w regulaminie pracy lub w innych aktach prawa wewnątrzzakładowego.

Takie poglądy mają swoje uzasadnienie. Skoro bowiem ustawodawca nie zdecydował się uregulować kwestii dokonywania zmian w harmonogramach, to nie ma powodu, aby odmawiać pracodawcom prawa dokonywania zmian na dotychczas przyjętych zasadach. Co więcej, konieczność dokonania zmian w obowiązujących harmonogramach czasu pracy powstaje zazwyczaj w sytuacjach nagłych, nieprzewidywanych w momencie sporządzania harmonogramów, spowodowanych w szczególności chorobą pracownika, urlopem na żądanie, nagłym gwałtownym wzrostem liczby zamówień czy innym wypadkiem losowym. Wymaga to szybkiego reagowania i dostosowania obowiązującego harmonogramu czasu pracy. Obowiązek zachowania co najmniej tygodniowego wyprzedzenia znacząco utrudniałoby pracodawcy odpowiednie zorganizowanie procesu pracy i prowadzenie działalności.

Niemniej jednak celem art. 129 par. 3 k.p. jest poinformowanie pracownika z odpowiednim wyprzedzeniem o godzinach rozpoczynania i kończenia pracy. Taki cel regulacji zdaje się przemawiać za tym, aby informować pracowników z tygodniowym wyprzedzeniem nie tylko o nowych harmonogramach czasu pracy, ale także o wszelkich zmianach dokonywanych w tych harmonogramach (które to zmiany są de facto ustaleniem nowego harmonogramu), poprzez odpowiednie stosowanie w takich przypadkach art. 129 par. 3 k.p. Podobny wniosek wynika z aktualnego stanowiska Ministerstwa Pracy i Polityki Socjalnej w tej sprawie, zgodnie z którym zmiany w grafikach są dopuszczalne w przypadku zaistnienia obiektywnie uzasadnionych okoliczności, jednak nie mogą być dokonywane z naruszeniem art. 129 par. 3 k.p.

Mając powyższe na uwadze, rekomendowane jest zachowanie ostrożności przy dokonywaniu zmian w harmonogramach czasu pracy i informowanie pracowników o zmianach, w miarę możliwości, z co najmniej 1-tygodniowym wyprzedzeniem. Niezależnie od tego, że w świetle literalnego brzmienia art. 129 par. 3 k.p., niedopełnienie tego obowiązku nie może być traktowane jako naruszenie przepisów. Alternatywnym rozwiązaniem może być uzyskanie zgody pracownika na dokonanie zmiany w harmonogramie czasu pracy. Można zasadnie argumentować, że zgoda pracownika wyłącza obowiązek stosowania tygodniowego okresu uprzedzenia, skoro pracownik sam zgadza się na zmianę godzin pracy. Pozwalałoby to pracodawcy w sposób bezpieczny dokonywać natychmiastowych zmian w harmonogramach i uniknąć wątpliwości dotyczących obowiązku stosowania art. 129 par. 3 k.p.

Nie można wprawdzie wykluczyć ryzyka, że zgoda pracownika będzie kwestionowana jako uzyskana pod przymusem. Ryzyko jest jednak niewielkie, w szczególności biorąc pod uwagę, że zmiany w harmonogramach trudno oceniać w kategoriach korzystności lub niekorzystności dla pracownika. Ryzyko będzie jeszcze mniejsze, jeżeli pracownik sam zgłosi chęć podjęcia pracy w danym terminie (np. odpowiadając na zapytanie pracodawcy skierowane do ogółu pracowników).