Ewidencję czasu pracy nie tylko trzeba, lecz także warto prowadzić

@RY1@i02/2014/113/i02.2014.113.217000900.804.jpg@RY2@

Art. 149 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.; dalej: k.p.)

§ 1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

§ 2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Co wynika z praktyki

1 Niewystarczające listy obecności

W praktyce pracodawcy ograniczają prowadzenie ewidencji do przechowywania list obecności, podpisywanych przez pracowników w momencie przychodzenia lub opuszczania miejsca pracy. Problem w tym, że takie listy często nie zawierają informacji, w jakich godzinach świadczyli pracę w poszczególnych dniach. Brak jest w nich informacji o wykonywaniu czasu pracy w godzinach nadliczbowych.

2 Od wejścia do wyjścia

Powszechnie stosowanym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji czasu pracy poprzez odnotowywanie przynajmniej godziny wejścia i opuszczania przez pracowników miejsca pracy. Pomimo że jest to lepszy mechanizm niż sama lista obecności, to i tak nie odzwierciedla on rzeczywistego czasu wykonywania pracy. Sam fakt przebywania przez pracownika na terenie zakładu pracy w określonych godzinach nie musi bowiem oznaczać, że przez cały ten czas pozostawał w dyspozycji pracodawcy lub faktycznie wykonywał pracę.

3 Dokładniejsze systemy elektroniczne

Znaczenie bardziej dokładnym rozwiązaniem jest ewidencjonowanie czasu pracy za pomocą różnego rodzaju systemów elektronicznych. Pracownik, w każdym przypadku wchodzenia na teren zakładu pracy oraz jego opuszczania, ma obowiązek zarejestrowania tego faktu za pomocą specjalnej karty magnetycznej. Jednocześnie komputer rejestruje wszystkie godziny "wejść" i "wyjść" w przypadku każdego pracownika, dając pracodawcy rzetelne informacje dotyczące ich czasu pracy.

4 Problemy z nadgodzinami

Szczególnie zaniedbywane jest ewidencjonowanie pracy w godzinach nadliczbowych. Wśród pracodawców pokutuje przekonanie, że pracownik może wykonywać pracę w godzinach nadliczbowych wyłącznie na wyraźne polecenie i wyłącznie za wcześniejszą pisemną zgodą pracodawcy. Przekonanie to jest tym bardziej silne, jeżeli z regulaminu pracy obowiązującego w zakładzie wynika obowiązek uzyskania takiej zgody. Niemniej jednak dla uznania pracy pracownika za pracę w godzinach nadliczbowych wystarczające jest, że obowiązek wykonywania jej wynika z obiektywnych potrzeb pracodawcy, a pracodawca ma tego świadomość i akceptuje (nawet w sposób dorozumiany). Dlatego tak ważne jest należyte ewidencjonowanie takiej pracy.

5 Trudne spory sądowe

W praktyce powszechne są spory z pracownikami o zapłatę wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Pracownicy wykorzystują często nieszczelności systemów ewidencji czasu pracy stosowanych przez pracodawców. W braku rzetelnej ewidencji spory te bywają trudne do obrony po stronie pracodawcy.

Co mówią przepisy

1 Sankcja w postaci grzywny

Zgodnie z art. 149 par. 1 k.p. na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla celów prawidłowego ustalenia pracownikowi wysokości wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą. Zaniechanie tego obowiązku jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 6 k.p.) i jest sankcjonowane grzywną.

2 Kiedy nie ma obowiązku

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy nie dotyczy pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych lub ryczałt za pracę w porze nocnej. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może prowadzić ewidencji również w takich przypadkach, szczególnie jeżeli jest to uzasadnione określonymi potrzebami pracodawcy.

3 W dowolnej formie

Przepisy nie określają formy, w jakiej miałaby być prowadzona ewidencja czasu pracy. Pracodawca ma w tym zakresie dowolność. Niemniej jednak, biorąc pod uwagę cel prowadzenia ewidencji, powinna być ona prowadzona w taki sposób, aby pracodawca miał możliwość rzetelnego i prawidłowego ustalenia na jej podstawie wysokości wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z pracą.

4 To pracodawca musi wykazać

W doktrynie i orzecznictwie utrwalony jest pogląd, że skoro to na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników, to w razie sporu ma on obowiązek wykazania, że pracownik świadczył lub nie świadczył pracę w określonych godzinach. Pracodawca nie może przerzucać na pracowników negatywnych skutków własnych zaniedbań związanych z prowadzeniem ewidencji czasu pracy. Dlatego ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w taki sposób, aby nie tylko realizowała cele określone w przepisach kodeksu pracy, ale również aby zabezpieczała interesy pracodawcy na wypadek sporu z pracownikiem.

5 Pozostawanie w dyspozycji

Zgodnie z art. 128 par. 1 k.p. czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę do wykonywania pracy. Innymi słowy jest to cały ten czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, a nie jedynie czas faktycznego wykonywania pracy przez pracownika. Istotne jednak, aby pracownik rzeczywiście pozostawał w dyspozycji pracodawcy. Sam fakt przebywania na terenie zakładu pracy nie jest równoznaczny z pozostawaniem w dyspozycji pracodawcy, szczególnie jeżeli pracownik wykonuje czynności prywatne lub inne czynności niezwiązane z wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Czas poświęcony na wykonywanie takich czynności nie jest czasem pracy.

PODSUMOWANIE

@RY1@i02/2014/113/i02.2014.113.217000900.805.jpg@RY2@

Sławomir Paruchradca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

@RY1@i02/2014/113/i02.2014.113.217000900.806.jpg@RY2@

Robert Stępień aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy należy postrzegać nie tyle przez pryzmat celów i konsekwencji przewidzianych w przepisach kodeksu pracy (tj. traktując obowiązek prowadzenia ewidencji jako mechanizm służący prawidłowemu ustaleniu wysokości wynagrodzenia, a jego naruszenie jako wykroczenie przeciwko prawom pracowników zagrożone karą grzywny), ale przede wszystkim przez pryzmat potencjalnych negatywnych skutków procesowych po stronie pracodawcy.

Jeżeli zaniecha lub zaniedba on obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, nie może, w razie sporu sądowego, przerzucać negatywnych konsekwencji tych zaniedbań na pracownika. Innymi słowy, to na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania, że pracownik świadczył lub nie świadczył pracy w określonych dniach lub godzinach. Nie oznacza to wprawdzie przerzucenia ciężaru dowodu na pracodawcę, tzn. brak rzetelnej ewidencji czasu pracy po stronie pracodawcy nie jest równoznaczny z tym, że wiarygodna staje się wersja prezentowana przez pracownika (wyrok SN z 2 czerwca 2010 r., sygn. akt II PK 369/09, LEX nr 585784). W szczególności dowodem wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych nie są prywatne zapiski prowadzone przez pracownika. W takim przypadku czas pracy będący przedmiotem sporu pomiędzy pracodawcą a pracownikiem będzie ustalany za pomocą wszelkich dostępnych środków dowodowych (dokumentów, zeznań świadków, przesłuchania stron).

Skutkuje to powstaniem po stronie pracodawcy istotnych trudności dowodowych, powodując osłabienie jego pozycji procesowej. Jest to szczególnie widoczne w sprawach o zapłatę wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. W przypadku braku rzetelnej ewidencji niezwykle trudno jest wykazać, czy i w jakich godzinach pracownik rzeczywiście świadczył pracę. Szczególnie, że sporny okres dotyczy zazwyczaj przynajmniej kilku miesięcy lub nawet kilku lat wstecz. Pracodawca często nie jest w stanie odtworzyć faktów mających miejsce w odległej przeszłości.

W tych okolicznościach szczególnego znaczenia nabiera prowadzenie rzetelnej ewidencji czasu pracy, a w szczególności pracy w godzinach nadliczbowych. Jeżeli pracodawca posiada taką ewidencję, zwykle nie będzie miał problemu z wykazaniem, czy pracownik świadczył pracę w konkretnych godzinach. Dlatego ważne jest nie tylko skrupulatne ewidencjonowanie nadgodzin, ale także przechowywanie prowadzonej ewidencji, w szczególności na potrzeby potencjalnego sporu sądowego. Warto prowadzić taką ewidencję nie tylko w przypadkach, w których obowiązek jej prowadzenia wynika wprost z przepisów, ale w przypadku każdego pracownika - także jeżeli w świetle obowiązujących przepisów pracodawca nie ma takiego obowiązku. Pozwala to w prosty sposób zakwestionować stanowisko pracownika, że wykonywał on pracę w nadgodzinach. To na pracowniku ciąży w takim przypadku obowiązek wykazania, że prowadzona przez pracodawcę ewidencja jest nieprawidłowa. To pracownik będzie się wówczas musiał zderzyć z trudnościami dowodowymi. Jednocześnie warto zwrócić uwagę na wyrok SN z 14 maja 2012 r. (sygn. akt II PK 231/11, OSNP 2013/9-10/109), zgodnie z którym pracownik, który uniemożliwia pracodawcy ewidencjonowanie czasu pracy, unikając składania informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także w przypadkach opuszczania pracy, nie może skutecznie podnosić zarzutu, że jego czas pracy nie był należycie dokumentowany.

Sławomir Paruch

radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy

Robert Stępień

aplikant radcowski, prawnik w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy