Oszczędności i lepsze zarządzanie dokumentami finansowymi

Utrzymanie ładu w fakturach nie jest łatwe. Firmy zatrudniają fachową pomoc w celu zdjęcia z siebie ciężaru sprawowania kontroli nad dokumentacją. Ze względu na to, że wiąże się to z kosztami i to nieraz znacznymi, coraz większym powodzeniem na rynku cieszą się aplikacje umożliwiające fakturowanie on-line. Taka usługa jest bezpieczna pod warunkiem, że jej dostawca gwarantuje w umowie zapisywanie danych na serwerze, chronionym przez regularne tworzenie kopii bezpieczeństwa. Dostępne na rynku rozwiązania, np. aplikacja Active.invoice dostępna dla użytkowników serwisu nazwa.pl, mają podobną konstrukcję, a różnią się jedynie szczegółami.

Początek korzystania z praktyki fakturowania on-line jest możliwy po podpisaniu umowy z dostawcą. Korzystanie z usługi to następstwo jej aktywowania. Po zaakceptowaniu, dostępnego on line, regulaminu korzystania z usługi, na adres kontaktowy firmy wysłana zostanie wiadomość e-mail z danymi, umożliwiającymi pierwsze logowanie do programu. Za każdym razem, gdy firma będzie chciała korzystać z aplikacji, użytkownik musi podać login, czyli pierwszy człon identyfikatora serwera oraz hasło, które wybrał dla zabezpieczania praktyki fakturowania on line. Do pierwszych czynności użytkownika należy wprowadzenie danych firmy, które będą zamieszczane na wystawianych fakturach. Po ich zatwierdzeniu można rozpocząć pełne korzystanie z usługi.

Firma może również dostosować faktury wystawiane on line do swojej identyfikacji wizualnej, nadając im indywidualny charakter graficzny. Pozwala na to m. in. funkcja zamieszczania firmowego logo na wystawianych dokumentach. Firma może również dopasować sposób numeracji wystawianych faktur do swoich preferencji. W celu przyspieszenia i usprawnienia procesu wystawiania faktur użytkownik może tworzyć bazy kontrahentów oraz oferowanych produktów i usług. Dzięki nim za pomocą kilku kliknięć można dodawać pozycje do tworzonego dokumentu. Listy mogą również pełnić dla przedsiębiorstwa funkcję łatwo dostępnego katalogu z podstawowymi informacjami o produktach i usługach, albo książki teleadresowej z danymi kontrahentów.

Znalezienie w zasobach dokumentów poszukiwanej wymaga skorzystania z opcji wyszukiwania. Wyszukiwarka umożliwia wyszukanie kontrahenta na podstawie: nazwy, adresu lub numerów NIP i REGON. Można też w bazie dokumentów wyszukiwać produkt ze względu na jego nazwę, numer PKWiU lub cenę. W przypadku, gdy zaistnieje konieczność skorygowania dokumentu, można to zrobić on line, bez trudności. Wystawiając fakturę korygującą, można zawrzeć w dokumencie informację o rodzaju korekty (zmniejszająca lub zwiększająca) oraz dodać opis dokonanych zmian. Użytkownik może na bieżąco śledzić raporty dotyczące wystawianych faktur, np. przy zastosowaniu opcji czasowej, konkretnego kontrahenta, czy wartości finansowej itp. Aplikacje do fakturowania on line wyposażone są także w funkcje, które wspomagają zarządzanie firmą.

Cezary Warda