Wdrożenie systemu obiegu dokumentów redukuje koszty i poprawia efektywność w każdym przedsiębiorstwie

Statystyczny pracownik biurowy ma do czynienia nawet z kilkudziesięcioma dokumentami każdego dnia. Praca z dokumentami potrafi pochłonąć nawet większą część czasu pracy. Na samo odszukanie potrzebnych dokumentów trzeba poświęcić nawet 50 proc. czasu pracy. Zapoznanie się z dokumentami to kolejne 5 do 15 proc. dnia roboczego. W skrajnych przypadkach pracownik może zmarnować aż 65 proc. czasu na zupełnie nieefektywne działania. Tymczasem wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów skraca czas wyszukiwania dokumentu do ok. 3 sekund - wynika z badań.

- Wybór systemu obiegu dokumentów należy poprzedzić dogłębną analizą kosztów i zysków, jakie przyniesie wdrożenie - wskazuje Dorota Szajek z PrimeSoft Polska Sp. z o. o. - Celem powinno być przecież podniesienie wartości przedsiębiorstwa. Dziś upieranie się przy tradycyjnych rozwiązaniach jest anachronizmem, i to kosztownym. Sprawniej działające przedsiębiorstwo jest bardziej konkurencyjne. System obiegu dokumentów znacznie usprawnia funkcjonowanie firmy. Mając na względzie możliwe do osiągnięcia korzyści, warto przełamać obawy - podkreśla Dorota Szajek.

Sposób na spychologię

Aż co dziesiąty pracownik poświęca ponad godzinę dziennie na samo wyszukiwanie dokumentów potrzebnych mu w pracy. Co piąty pracownik potrzebuje na to godziny. Ponad 70 proc. ankietowanych poświęca tej samej czynności pół godziny dziennie.

Wdrożenie systemowych rozwiązań w zakresie przepływu informacji pozwala zredukować do minimum udział dokumentów papierowych. Umożliwia też czytelne przypisanie konkretnych zadań poszczególnym pracownikom, co poprawia organizację pracy.

Z badań PrimeSoft Polska wynika, że przyczyną spięć między pracownikami jest przede wszystkim praktyka zrzucania odpowiedzialności za zadania (36 proc.), potem niejasny podział obowiązków (35 proc.). Dalsze pozycje zajęły przetrzymywanie dokumentów (16 proc.) i ich gubienie (13 proc.). W wielu firmach zakres odpowiedzialności za dokumenty nie jest jednoznacznie ustalony. Przydzielenie dostępu do dokumentów odpowiednim osobom rozwiązuje takie problemy, a jednocześnie usprawnia przepływ informacji wewnątrz organizacji. Niemal 40 proc. ankietowanych przez PrimeSoft Polska uważa, że przepływ informacji w firmie jest niejasny. Natomiast dwie trzecie pracowników biurowych uważa sprawny dostęp do dokumentów za bardzo istotny. Nic dziwnego, że firmy decydują się na system obiegu dokumentów. Widzą w tym rozwiązaniu oręż do pokonania powyższych trudności.

Zwrot z inwestycji

Obieg jednej papierowej faktury kosztowej to koszt rzędu 25 zł. Połowa polskich przedsiębiorstw otrzymuje miesięcznie od 100 do 500 faktur. Roczny koszt ich obsłużenia wynosi więc nawet 150 tys. zł. A przecież wiele firm otrzymuje więcej niż 500 faktur miesięcznie. Trudniej oszacować, ile firmy płacą z powodu gubienia dokumentów. Przedsiębiorstwa gubią średnio 20 proc. procesowanych dokumentów. Wg analityków z firmy Gartner roczny przyrost dokumentów w firmie wynosi aż 75 proc. Oznacza to, że koszty ich procesowania z biegiem czasu rosną niebotycznie. W tym kontekście jednostkowy koszt wdrożenia systemu obiegu dokumentów nie wydaje się znaczny. Inwestycja zwraca się średnio już po półtora roku.

Jakie korzyści z systemu obiegu dokumentów?

Z analizy obiegu faktur kosztowych wynika, że większość przedsiębiorstw potrzebuje przynajmniej kilku dni na zaakceptowanie wystawionej faktury. Niemal co piąte aż dwóch tygodni. W tym czasie dokumenty krążą między działami. Niekiedy są gubione lub nieumyślnie niszczone. Wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów skraca ten czas. Niemal połowa firm, w których system taki wdrożono, akceptuje faktury już następnego dnia po ich wpłynięciu.

Czas to pieniądz, zwłaszcza w biznesie. Jeśli na wyszukanie potrzebnych dokumentów przeciętny pracownik przeznacza 20 proc. czasu pracy, to (zakładając, że całkowity jego koszt wynosi ok. 4 tys. zł miesięcznie) co miesiąc 800 zł jest wyrzucane w błoto. W firmie zatrudniającej 50 pracowników biurowych roczne koszty wyszukiwania dokumentów sięgają 480 tys. zł!

Niemal połowa przedsiębiorców negatywnie ocenia udział swoich pracowników w procesie obiegu i akceptacji dokumentów. Zarzuca im brak zaangażowania i wiedzy dotyczącej postępowania z dokumentami. Brakuje instrumentów monitorowania procesu, które dyscyplinowałyby podwładnych. Wprowadzenie systemu obiegu dokumentów pozwala jasno określić odpowiedzialność konkretnych pracowników oraz kontrolować jakość ich pracy z dokumentami.

Z badań wynika, że firma gubi na trwałe 20 proc. dokumentów. Po wprowadzeniu systemu obiegu dokumentów mogą one krążyć i być archiwizowane w formie elektronicznej. Dostęp do dokumentów staje się więc łatwy i szybki.

W co trzecim polskim przedsiębiorstwie 25 proc. pracowników bierze udział w procesie opisywania i akceptowania faktury. W przypadku organizacji średniej wielkości może to oznaczać zaangażowanie aż 60 osób! W efekcie obieg dokumentów jest chaotyczny i trwa zbyt długo. Zastosowanie rozwiązania systemowego może skrócić ten czas kilkukrotnie.

@RY1@i02/2011/244/i02.2011.244.214000100.804.jpg@RY2@

@RY1@i02/2011/244/i02.2011.244.214000100.805.jpg@RY2@

Ile czasu potrzebujemy na wyszukiwanie potrzebnych dokumentów

@RY1@i02/2011/244/i02.2011.244.214000100.806.jpg@RY2@