Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur 2.0 będzie uruchomiony w najbliższą niedzielę – poinformowało w piątek Ministerstwo Finansów. Użytkownicy mogą uzyskać wszystkie potrzebne informacje na specjalnej infolinii, a problemy techniczne zgłaszać za pomocą elektronicznego formularza.

Od 1 lutego br. można już wystawiać i odbierać faktury w KSeF. Aby ułatwić przygotowanie się do tego, wyjaśniamy, jakie dokumenty będą trafiać do systemu, jak uzyskać dostęp do niego, w jaki sposób wystawia się i odbiera się w nim faktury, a także czy może to robić dla klientów biuro rachunkowe.

Już jutro, a więc 28 stycznia 2026 r. wybrane funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur zostaną udostępnione specjalistom (integratorom) zajmującym się wdrożeniem KSeF w firmach – poinformował Roman Łożyński, dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów na spotkaniu z dziennikarzami.

Czy faktury będą wystawiane tylko w KSeF? Czy kupujący będą musieli składać wniosek o wydanie papierowej wizualizacji faktury przy każdym zakupie? Zapytaliśmy duże firmy, w których często kupuje się "na fakturę", jak przygotowują się do wdrożenia systemu KSeF, który ma zacząć działać już 1 lutego.

Chodzi zwłaszcza o zatrudnionych, którzy nabywają towary i usługi w imieniu pracodawcy, a nie zajmują się podatkami. W 2026 r. będą bowiem funkcjonować różne rodzaje faktur, a także ich wizualizacje i potwierdzenia transakcji. Jak się do tego przygotować?

Kto dostanie fakturę na papierze, odliczy VAT wcześniej, niż gdyby czekał na wprowadzenie jej do Krajowego Systemu e-Faktur i nadanie odpowiedniego numeru. Potwierdzają to najnowsze, styczniowe interpretacje dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Ten, kto dostanie fakturę na papierze, odliczy VAT wcześniej, niż gdyby czekał na jej wprowadzenie do Krajowego Systemu e-Faktur i nadanie jej odpowiedniego numeru. Niewątpliwie lepiej też dostać fakturę wystawioną poza KSeF niż sugerowane przez Ministerstwo Finansów potwierdzenie transakcji.

Gdy ruszy obowiązkowy Krajowy System e-Faktur, niektóre spółki mogą być zaskoczone, gdy ich pracownicy nie będą mogli zalogować się w systemie, by pobrać wystawioną w nim fakturę. Eksperci przestrzegają przed tym i wskazują, co zrobić, by tego uniknąć.