faktury ustrukturyzowane

Już jutro, a więc 28 stycznia 2026 r. wybrane funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur zostaną udostępnione specjalistom (integratorom) zajmującym się wdrożeniem KSeF w firmach – poinformował Roman Łożyński, dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów na spotkaniu z dziennikarzami.

W Belgii odpowiednik polskiego Krajowego Systemu e-Faktur wszedł w życie 1 stycznia 2026 r. W ciągu pierwszych dni ponad 75 proc. tamtejszych podatników VAT zaczęło wystawiać faktury ustrukturyzowane – poinformowali DGP przedstawiciele belgijskiego Ministerstwa Finansów.

Rozważania dotyczące funkcji, roli, charakteru oraz sposobów używania kodów QR są prowadzone na portalach społecznościowych, szkoleniach i w firmowych gabinetach. Pretekstem do tego stała się najnowsza wersja projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Wbrew oczekiwaniom niektórych podatników fakturowanie w nowym systemie nie zastąpi obowiązkowej fiskalizacji sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. Natomiast niektóre dokumenty z nich pochodzące stracą dotychczasowe znaczenie po okresie przejściowym

Od lutego 2026 r. pierwsza grupa podatników będzie musiała wystawiać faktury za pomocą KSeF. Wszyscy, którzy je dostaną, otrzymają je już za pomocą tego systemu. Czym jest zatem Krajowy System e-Faktur oraz kto i od kiedy będzie musiał go używać?

Nie chodzi tylko o to, że dokumenty dla takich podatników VAT będą wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeśli bowiem ich klient, który nie będzie osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, zażąda od nich faktury, to będzie ona musiała mieć postać ustrukturyzowaną.

Jeden z czterech podręczników do Krajowego Systemu e-Faktur zawiera treści, które dla przedsiębiorców są absolutną nowością, także jeśli porównać je z wcześniej opublikowanymi przez MF odpowiedziami na pytania. Co więcej, nie wynikają one, przynajmniej na razie, z żadnych przepisów.

Jeden z czterech podręczników do Krajowego Systemu e-Faktur zawiera treści, które dla przedsiębiorców są absolutną nowością, także jeśli porównać je z wcześniej opublikowanymi przez MF odpowiedziami na pytania. Co więcej, nie wynikają one, przynajmniej na razie, z żadnych przepisów

W obiegu będą nie tylko dokumenty dostarczane przez KSeF, lecz także wizualizacje, potwierdzenia zakupu oraz faktury wystawione poza systemem. Za ich merytoryczną weryfikację powinni odpowiadać podatnicy, a nie obsługujące ich biura rachunkowe, dlatego w umowach z ich klientami trzeba to wyraźnie zapisać

1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, którzy wysyłają podwładnych w delegację lub sami wyjeżdżają w celach służbowych i ponoszą związane z tym wydatki, mogą przeżyć niemiłe zaskoczenie – przestrzegają eksperci.

Odbiorca takiego błędnego dokumentu oczywiście nie będzie mógł go uwzględnić w swoich rozliczeniach. Wielu podatników ma jednak wątpliwości, jakie działania w takiej sytuacji będą mogli podjąć, by uniknąć problemów z fiskusem i kontrahentami

Podmioty spoza naszego kraju nie będą musiały wystawiać faktur ustrukturyzowanych, jeśli nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. W systemie znajdą się jednak dokumenty dotyczące m.in. wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i eksportu

Krajowy System e-Faktur umożliwi dodawanie informacji, które mogą być niezbędne ze względu na specyfikę transakcji lub jej strony. Niektóre rozwiązania techniczne mogą jednak budzić wątpliwości co do ich zgodności z prawem unijnym

Nowe przepisy przewidują, że podatnik będzie mógł wskazać jako datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej dzień wcześniejszy niż ten, w którym ją faktycznie wyśle do KSeF. Takie działanie będzie legalne, ale trzeba sobie zdawać sprawę z jego – nie zawsze oczywistych – skutków

Wprawdzie najnowsza nowelizacja ustawy o VAT wprowadza rozwiązania, które mają ułatwić podatnikom stosowanie faktur ustrukturyzowanych, ale nie usuwa wszystkich wątpliwości dotyczących korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Wbrew pozorom na przygotowania nie zostało dużo czasu, bo już od 1 lutego 2026 r. KSeF będzie obowiązkowy dla pierwszej grupy podmiotów. Aby ułatwić wdrożenie nowych regulacji, wyjaśniamy kluczowe zagadnienia związane zarówno z przewidzianymi w ustawie nowelizującej terminami, jak i z aspektami technicznymi wynikającymi z ogłoszonej struktury logicznej FA(3).

Od kiedy trzeba będzie odbierać faktury zakupowe za pomocą KSeF, jaka będzie data otrzymania faktury wystawionej podczas trybów offline, w jaki sposób będzie można ułatwić rozliczanie wydatków pracowniczych dokumentowanych e-fakturami – to tylko niektóre z problemów praktycznych wynikających z niejasności przepisów lub ograniczeń systemowych. Przedstawiamy je, aby ułatwić podjęcie biznesowych decyzji.

Ze względu na ich rozbudowaną strukturę organizacyjną wdrożenie systemu wymaga szczegółowego planu i czasu, którego nie zostało już zbyt wiele. Przygotowań nie ułatwia też brak ostatecznej wersji przepisów.