Jak mała firma może pierwszy raz wystartować w przetargu publicznym

Gdzie znaleźć ogłoszenie o przetargu

@RY1@i02/2012/043/i02.2012.043.18300150f.815.jpg@RY2@

Jest kilka sposobów dotarcia do ogłoszeń o przetargach. Można ich szukać w siedzibie zamawiającego (np. urząd gminy czy szkoła). Wszystkie ogłoszenia muszą być bowiem wywieszane w publicznym miejscu.

Dużo łatwiej znaleźć je jednak w internecie. Można zajrzeć do Biuletynu Informacji Publicznej konkretnej instytucji i sprawdzić, jakie zamówienia aktualnie ogłasza.

Kompletna baza ogłoszeń z całej Polski jest natomiast publikowana w internetowym Biuletynie Zamówień Publicznych (można się do niego dostać z serwisu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych: www.uzp.gov.pl; zakładka BZP). Można tam znaleźć wszystkie ogłoszenia o wartości poniżej tzw. progów unijnych (130 tys., 200 tys. lub 5 mln euro w zależności od rodzaju zamówienia i tego, kto organizuje przetarg). Droższe inwestycje raczej nie zainteresują przedsiębiorcy stawiającego pierwsze kroki na rynku zamówień publicznych, ale dla porządku dodajmy, że informacje o nich można znaleźć w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (www.ted.europa.eu).

Polski BZP poza przeszukiwaniem umożliwia też subskrypcję ogłoszeń spełniających określone kryteria. Można więc zaznaczyć, że interesują nas wyłącznie roboty budowlane i wyłącznie na terenie określonej miejscowości i każdego dnia otrzymamy na skrzynkę e-mailową informacje o nowych ogłoszeniach.

Podstawa prawna

Art. 11 ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późń. zm.).

Czy zawsze trzeba przedstawiać oryginał dokumentów

@RY1@i02/2012/043/i02.2012.043.18300150f.816.jpg@RY2@

Przepisy pozwalają na posługiwanie się kopiami. Można więc oryginały przechowywać w firmie, a do kolejnych przetargów robić z nich kserokopie. Jest jednak jeden warunek - muszą być one poświadczone za zgodność z oryginałem. I tu uwaga - może to zrobić jedynie osoba do tego umocowana (np. sam przedsiębiorca prowadzący działalność czy też prezes zarządu spółki).

Podstawa prawna

Par. 6 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2009 r., nr 226, poz. 1817).

Czy doświadczenie ma znaczenie w przetargach

@RY1@i02/2012/043/i02.2012.043.18300150f.817.jpg@RY2@

Nawet firma, która nie miała dotychczas do czynienia z zamówieniami publicznymi, może skutecznie złożyć ofertę. Liczy się bowiem doświadczenie zdobyte także podczas zleceń wykonywanych dla prywatnych przedsiębiorców.

Załóżmy, że w przetargu na docieplenie budynku szkoły zamawiający wymaga wykazania co najmniej jednej podobnej realizacji o wartości odpowiadającej cenie oferty. Nie znaczy to, że mogą wystartować jedynie firmy, które mają w swym portfolio docieplanie szkoły. Jeśli realizowały takie prace dla prywatnego zleceniodawcy, to zamawiający także je musi wziąć pod uwagę.

Istnieje wąska grupa zamówień, w których rzeczywiście trzeba się wykazać doświadczeniem w pracy na rzecz podmiotów publicznych. Wynika to z ich specyfiki. Dla przykładu w przetargu na dostawę biletomatów trudno byłoby przedstawić referencje prywatnych firm, bo te zwyczajnie nie kupują takich urządzeń.

Podstawa prawna

Art. 22 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2010 nr 113, poz. 759 z późń. zm.) oraz § 1 ust. 1 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2009 r., nr 226, poz. 1817).

Jakie dokumenty trzeba przygotować do przetargu

@RY1@i02/2012/043/i02.2012.043.18300150f.818.jpg@RY2@

Wcześniejsze zgromadzenie dokumentów jest nie tylko wskazane, ale niekiedy - zwłaszcza w małych przetargach - wręcz niezbędne. Wyznaczane przy nich są często minimalne terminy składania ofert (dla przykładu: w przetargu nieograniczonym na usługi o wartości poniżej tzw. progów unijnych czas na złożenie oferty od opublikowania ogłoszenia może wynieść tylko siedem dni). Trudno będzie w tak krótkim terminie zgromadzić wszystkie zaświadczenia.

Chodzi przede wszystkim o zaświadczenia z urzędu skarbowego o niezaleganiu z podatkami, zaświadczenia z ZUS (lub KRUS) o niezaleganiu z opłacaniem składek, informację z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) o niekaralności za niektóre rodzaje przestępstw. Z KRK trzeba niekiedy wziąć dwa dokumenty. Pierwszy wystawiony na konkretną osobę (np. prezesa zarządu spółki czy indywidualnego przedsiębiorcę). Ma on potwierdzać niekaralność za przestępstwa wymienione w art. 24 ust. 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych. Drugie zaświadczenie z KRK wystawiane jest na firmę. Chodzi o potwierdzenie, że nie nałożono na nią zakazu ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Nie dotyczy to jednak indywidualnych przedsiębiorców - ci nie muszą składać takich zaświadczeń.

Dokumenty są ważne przez trzy albo sześć miesięcy (okres ten liczy się wstecz od terminu składania ofert lub wniosków o udział w postępowaniu). Dłuższy termin dotyczy informacji z KRK (zarówno tych dotyczących niekaralności osób, jak i podmiotów zbiorowych) oraz odpisów z rejestrów. Z kolei zaświadczenia z ZUS i urzędów skarbowych ważne są tylko przez trzy miesiące.

Podstawa prawna

Art. 24 ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późń. zm.) oraz rozporządzenie prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2009 r., nr 226, poz. 1817).

Czy można spełnić warunki, nie mając doświadczenia

@RY1@i02/2012/043/i02.2012.043.18300150f.819.jpg@RY2@

Warunków nie trzeba spełniać samodzielnie. Po pierwsze dlatego, że przedsiębiorca może z innymi firmami utworzyć konsorcjum. Wówczas potencjał wszystkich jego członków będzie się sumował. Może się więc zdarzyć, że jedna z firm ma doświadczenie w pewnych pracach, a druga w innych. Osobno nie spełnią warunków, ale gdy wspólnie wystartują w przetargu dokonają już tego.

Innym rozwiązaniem jest wykorzystanie doświadczenia zaprzyjaźnionego przedsiębiorcy. Nie musi on wówczas brać udziału w przetargu, ale musi wystawić zaświadczenie, w którym zadeklaruje użyczenie swych zasobów.

Uwaga! Firma składająca ofertę będzie musiała dowieść, że rzeczywiście będzie mogła skorzystać z cudzego doświadczenia. Może się okazać, że jedynym sposobem na udowodnienie tego będzie udział przedsiębiorcy udzielającego swego potencjału w realizacji inwestycji (np. w charakterze podwykonawcy).

Podstawa prawna

Art. 23, art. 26 ust. 2b ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późń. zm.).

W jakich przypadkach można stracić wadium

@RY1@i02/2012/043/i02.2012.043.18300150f.820.jpg@RY2@

Chociaż przepis, który przewiduje to niesprawiedliwe dla firm rozwiązanie od wielu już lat jest krytykowany, to na razie pozostaje w mocy.

Jeśli okaże się, że dokumenty złożone w przetargu nie potwierdzają spełniania warunków, to zamawiający ma obowiązek wezwać do ich uzupełnienia. Problem pojawia się, gdy przedsiębiorca nie może tego zrobić, bo nie ma żadnych innych dokumentów poza tymi, które złożył. Najczęściej chodzi o wykaz wykonanych zleceń i referencje potwierdzające, że zrealizowano je należycie. Przedsiębiorca myśli, że potwierdzają one spełnianie warunków, a zamawiający dochodzi do wniosku, że tak jednak nie jest. Nie dość, że wyklucza wówczas wykonawcę z przetargu, to na dodatek zatrzymuje wadium.

Podstawa prawna

Art. 26 ust. 3, art. 46 ust. 4a ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późń. zm.).

Co można kwestionować w odwołaniu

@RY1@i02/2012/043/i02.2012.043.18300150f.821.jpg@RY2@

Przynajmniej nie wtedy, gdy wartość zamówienia jest niższa od tzw. progów unijnych, a z pytania wynika, że z taką sytuacją ma do czynienia czytelnik. Przy zamówieniach podprogowych przepisy znacznie ograniczają możliwość składania odwołań do Krajowej Izby Odwoławczej. Można w nich zakwestionować tylko kilka czynności dokonanych przez organizatora przetargu. Odwołanie może dotyczyć:

- wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę,

- opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu,

- wykluczenia odwołującego z postępowania o udzielenie zamówienia,

- odrzucenia oferty odwołującego.

Wielu decyzji, w tym także o poprawności oferty konkurencyjnej, nie da się więc podważyć. Odwołanie w pełnym zakresie jest możliwe tylko w przetargach o wartości równej bądź wyższej od progów unijnych.

Jedyne, co może zrobić przedsiębiorca, który startuje w podprogowym przetargu i zauważy nieprawidłowości, to powiadomić o tym zamawiającego. Ten jednak nie musi w żaden sposób ustosunkowywać się do informacji.

Podstawa prawna

Art. 180 ust. 2 ustawy - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późń. zm.).

Sławomir Wikariak

slawomir.wikariak@infor.pl