Samorządy mogą liczyć na realne oszczędności z wirtualnych przetargów

To właśnie udane doświadczenia związane z platformą licytacyjną zachęciły Urząd Zamówień Publicznych do uruchomienia platformy aukcyjnej. Spośród 408 licytacji elektronicznych przeprowadzonych w ubiegłym roku aż 240 odbyło się na bezpłatnej platformie licytacyjnej UZP. Jacek Sadowy, prezes UZP, ma nadzieję, że duże zainteresowanie zamawiających zarówno rządowych, jak i samorządowych wzbudzi także platforma aukcyjna. Kalkulacja prezesa jest oparta na solidnych podstawach, gdyż w 2009 roku aukcję wpisano w 311 ogłoszeniach o zamówieniach, co na tle ok. 1800 analogicznych ogłoszeń w latach 2006-2008 w całej Unii Europejskiej jest bardzo optymistycznym prognostykiem. Spopularyzowanie aukcji wśród zamawiających może być jednak trudne, gdyż wciąż nie wszyscy uczestnicy rynku zamówień publicznych, także zamawiający, odróżniają aukcję od licytacji. Poza tym aukcja jest przedsięwzięciem bardziej skomplikowanym od licytacji choćby dlatego, że można stosować różnorodne kryteria oceny ofert (aczkolwiek zapisane wcześniej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia) oraz że wykonawcy uczestniczący w aukcji muszą posługiwać się podpisem elektronicznym.

Aukcja elektroniczna to fakultatywny etap procedury w postępowaniach prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem, prowadzący do wyboru oferty najkorzystniejszej. Normują ją art. 91a-91c prawa zamówień publicznych. Przeprowadzenie aukcji zależy od zamawiającego, choć musi on ją przewidzieć już na etapie ogłoszenia o zamówieniu (aukcja musi być wpisana w ogłoszeniu). To swego rodzaju elektroniczna dogrywka w tzw. trybach otwartych (z ogłoszeniem o zamówieniu). Dlatego, aby przejść do aukcji, zamawiający musi najpierw przeprowadzić zwykłe postępowanie (w normalnym trybie). W jego rezultacie otrzymuje ranking ofert i następnie do aukcji zaprasza wszystkich wykonawców, których oferty nie podlegały odrzuceniu. Platforma aukcyjna UZP przewiduje wysyłanie zaproszeń do wykonawców drogą elektroniczną. Przy czym, aby przeprowadzić aukcję zamawiający po standardowym postępowaniu musi dysponować co najmniej trzema ofertami niepodlegającymi odrzuceniu. Aukcję można stosować niezależnie od wartości zamówienia. To różni ją od licytacji, którą można stosować jedynie przy zamówieniach o wartości poniżej tzw. progów unijnych, a więc w przypadku samorządów poniżej 193 tys. euro (740 927 zł) na dostawy i usługi oraz poniżej 4845 mln euro (18 599 955 zł) na roboty budowlane. Aukcji nie można stosować na zamówienia w zakresie działalności twórczej lub naukowej oraz jeżeli cena oferty nie jest ryczałtową (art. 91a ust. 2 p.z.p.). Nie stosuje się też przepisów o ofercie wariantowej i ofertach częściowych ani o wyjaśnianiu ofert i poprawie omyłek. Do jej zamknięcia nie można wycofać oferty. W aukcji nie znajdą zastosowania przepisy o odrzuceniu oferty i o jej wyborze w sytuacji, gdy co najmniej dwie oferty mają taką samą punktację. Jako że aukcja jest poprzedzona standardowym postępowaniem, kryteriami oceny ofert są w niej te określone przez zamawiającego już w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Kryteriów może być więc kilka. Punktacja w aukcji musi być przyznawana identycznie jak w poprzedzającej ją procedurze pisemnej (wzór matematyczny). W licytacji jedynym kryterium oceny ofert jest cena. Różnice objawiają się też w samej procedurze. Aukcja jest jednoetapowa, a licytacja może być wieloetapowa.

Na platformie aukcyjnej wykonawców i samego siebie rejestruje zamawiający. Przy licytacji zamawiający rejestruje tylko siebie natomiast wszyscy wykonawcy rejestrują się samodzielnie. Jedno konto umożliwia udział tylko w jednej aukcji, a w trybie licytacji w wielu licytacjach.

Zamawiający, aby przeprowadzić aukcję, nie musi dysponować specjalnym sprzętem komputerowym. Wystarczy zwykły komputer klasy PC z systemem operacyjnym Windows lub Linux z dostępem do internetu. System można uruchomić, wykorzystując większość przeglądarek internetowych, choćby Mozillę Firefox czy Internet Explorer. Nie ma też szczególnych wymagań co do prędkości łącza internetowego. Potrzebne jest jedynie oprogramowanie umożliwiające odczyt plików w formacie pdf. Niestety w przeciwieństwie do licytacji, w której oferty składa się w postaci elektronicznej, w aukcji dodatkowo muszą być one opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Już samo korzystanie z bezpłatnej platformy UZP to dla zamawiających oszczędność. Dotychczas zamawiający, którzy chcieli przeprowadzić aukcję elektroniczną, musieli używać płatnych platform komercyjnych. Ze względu na to, że dotychczas aukcje były prowadzone na platformach prywatnych, trudno określić poziom uzyskanych w ich toku oszczędności. Można jednak posłużyć się danymi z bezpłatnej platformy licytacyjnej UZP działającej od 28 stycznia 2009 r. Średni poziom uzyskanych na niej oszczędności w ponad 300 licytacjach wyniósł w ubiegłym roku 22,63 proc. Rekordowo dużo, bo aż 1 408 000 zł zaoszczędził zamawiający podczas licytacji L-98-2009 na budowę masztów oświetlenia na stadionie. Wykonawcy rozpoczęli licytację od ceny wywoławczej 3 088 000 zł i złożyli, aż 154 postąpienia. W licytacji L-120-2009 dotyczącej remontu dróg i chodników wystarczyło jedynie 10 postąpień, aby zamawiający zaoszczędził 819 169,05 zł przy cenie wywoławczej 1 659 000 zł.

Podczas licytacji L-45-2009, której przedmiotem był remont chodników, inny zamawiający zaoszczędził aż 510 000 zł przy cenie wywoławczej 1 203 000 zł, choć potrzeba było do tego aż 99 postąpień wykonawców. Zważywszy na rekordowy deficyt budżetu państwa, jak i malejące dochody samorządów, należy życzyć zamawiającym równie dużych oszczędności na platformie aukcyjnej, która jest dostępna pod adresem http://aukcje.uzp.gov.pl.

Utworzenie aukcji (lista czynności - aukcja nie zostanie otwarta do momentu wykonania wszystkich czynności z listy).

Określenie kryteriów oceny ofert (cena, proporcjonalne, dokładne, dodatkowe, niezmienne).

Rejestracja wykonawców (zamawiający wypełnia rubryki formularza rejestracyjnego danymi wykonawców, login i hasło generowane są automatycznie i przesyłane do wiadomości wykonawcy wraz z zaproszeniem do udziału w aukcji.

Wprowadzenie ofert pisemnych (polega na wprowadzeniu do formularza wartości zaproponowanych w poszczególnych kryteriach przez wykonawców w toku pisemnego etapu procedury, system dokona kalkulacji punktacji ofert).

Wprowadzenie osób uprawnionych (imion i nazwisk osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy, w toku aukcji system przyjmie i poprawnie zweryfikuje tylko postąpienia podpisane przez osoby wskazane jako uprawnione).

Wprowadzenie terminu otwarcia i zamknięcia aukcji (terminy sztywne - data/godzina).

Wysłanie zaproszeń do wykonawców (zaproszenia przesyłane drogą elektroniczną, art. 91b ust. 1 p.z.p.).

Aukcja (od momentu otwarcia brak możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian, obserwacja przebiegu - ranking ofert wykonawców wraz ze szczegółami ofert, historia zdarzeń).

gp@infor.pl