Forma uzupełniania oświadczeń i dokumentów

Obowiązek ten wynika z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Niestety ustawodawca jednoznacznie nie rozstrzygnął w jakiej formie muszą zostać, w odpowiedzi na wezwanie, przekazane do zamawiającego oświadczenia lub dokumenty aby dotrzymany został termin wymagany w wezwaniu.

Z tego powodu w doktrynie, jak i w orzecznictwie toczy się spór, czy w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego do uzupełnienia dokumentów przekazanie pisma faksem w terminie i jednocześnie oryginału, wskutek czego oryginalny dokument w praktyce wpływa do zamawiającego po terminie wyznaczonym w wezwaniu - czyni zadość wezwaniu zamawiającego. Osią sporu są wymogi wynikające z Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 r. Nr 226 poz. 1817) oraz art. 27 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Na podstawie § 6 ust. 1 rozporządzenia dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Przepisy rozporządzenia dla dokumentów składanych w odpowiedzi na wezwanie skierowane do wykonawcy na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy PZP, nie przewidują wyłączeń odnośnie wymogów co do formy określonej w § 6 ust. 1 rozporządzenia. Przepisy rozporządzenia dla dokumentów składanych w odpowiedzi na wezwanie nie przewidują możliwości przyjęcia faxu który jest następnie potwierdzany poprzez przekazanie oryginału podlegającego uzupełnieniu dokumentu lub oświadczenia.

Natomiast stosownie do postanowień art. 27 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.

Na podstawie obowiązujących przepisów dla dochowania terminu na dostarczenie dokumentów wskazanych w wezwaniu, wykonawca powinien złożyć wymagane dokumenty w siedzibie zamawiającego do upływu terminu określonego w wezwaniu.

Potwierdza to np. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) z 7 czerwca 2010 r. sygn. akt: KIO/UZP 1017/10. W sprawie objętej przedmiotem odwołania Izba uznała, że wykaz przedkładany w odpowiedzi na wezwanie należało złożyć w formie oryginału bądź poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii zgodnie z rozporządzeniem oraz specyfikacją. Zasada ta obowiązuje bez względu na stadium postępowania o udzielenie zamówienia.

Za chybioną Izba uznała argumentację odwołującego, iż rozporządzenie określa formy dokumentów składanych wraz z ofertą, natomiast po złożeniu oferty znajdują zastosowanie reguły ustalone przez zamawiającego zgodnie z uprawnieniem zawartym w art. 27 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Takie rozumienie rozporządzenia byłoby sprzeczne z literalnym jego brzmieniem i mogłoby doprowadzić do nieuzasadnionego rozróżnienia sytuacji wykonawców, w zależności od tego, kiedy przedłożyli wymagane dokumenty, co wprost stałoby w sprzeczności z zasadą zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców.

Biorąc pod uwagę cel jaki związany był z wprowadzeniem art. 26 ust. 3 ustawy PZP, tj. ratowanie przed wykluczeniem z przetargu wykonawców, którzy nie przedstawili wszystkich wymaganych dokumentów, zamawiający powinien określać w wezwaniu (lub wyprzedzająco już w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia) formę w jakiej wykonawcy powinni przekazać dokumenty w odpowiedzi na otrzymane wezwanie.

Za racjonalne działanie zamawiającego bezsprzecznie uznać należy dopuszczenie aby w odpowiedzi na wezwanie dokumenty były przekazane np. faxem (w terminie wyznaczonym w wezwaniu) a następnie niezwłocznie przesłane (lub dostarczone) do zamawiającego w formie pisemnej. Dopuszczalność takiego sposobu procedowania potwierdza orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej.

Wskazać można przykładowo na wyrok z 7 lutego 2011 r. sygn. akt: KIO 144/11, w którym Izba stwierdza, że za kopię dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę nie można uznać wydruku faksowego. Aby kopia dokumentu była potwierdzona za zgodność z oryginałem, musi na niej widnieć własnoręczny, oryginalny podpis wykonawcy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykonawca potwierdził za zgodność z oryginałem wydruk faksowy, o ile wcześniej się zapoznał z oryginałem dokumentu - wówczas wydruk z faksu powinien być opatrzony oryginalnym podpisem. Dopuszczenie przez zamawiającego do kontaktów formy innej, niż pisemna nie deroguje naczelnej zasady, że dokumenty składane wraz z ofertą muszą mieć formę pisemną. Mogłaby być uznana za dopuszczalną sytuacja, gdyby wykonawca przekazał zamawiającemu dokumenty faksem w terminie i niezwłocznie potwierdził pisemnie. Wówczas z wysłaniem dokumentu faksem w terminie wiązałoby się swoiste domniemanie dochowania terminu doręczenia - które mogłoby zostać obalone w wypadku, kiedy zamawiający nie otrzyma pisemnego potwierdzenia dokumentów w rozsądnym terminie, usprawiedliwionym czasem niezbędnym na przesłanie oryginałów dokumentów na dużą odległość.

Podobnie w wyroku z 25 lipca 2008 r. sygn. akt: KIO/UZP 720/08, w którym KIO uznała, iż wykonawca doręczył zamawiającemu, w wyznaczonym terminie, żądany dokument, albowiem do upływu wyznaczonego dnia wpłynęło do zamawiającego, za pomocą faksu, na wskazany w wezwaniu numer faksu, żądane oświadczenie. Ze względu na dopuszczony przez zamawiającego sposób przekazania uzupełnionego dokumentu - oświadczenie przesłane e- mailem, jak i faksem, w związku z charakterem tych sposobów komunikacji, nie mogło zawierać podpisu osoby składającej oświadczenie czyniąc z niego oświadczenie woli w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. W uzasadnieniu wyroku skład orzekający zwracał uwagę, że możliwość przekazania dokumentów w formie faksu wynika z faktu, iż zamawiający w treści wezwania wskazał m.in. że żądany dokument należy w  wyznaczonym terminie przesłać pocztą elektroniczną na wskazany przez zamawiającego adres e- mailowy, ewentualnie faksem, na podany numer, a oryginał lub kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli, należy dostarczyć lub przesłać niezwłocznie na adres zamawiającego.

Justyna Majecka-Żelazny

radca prawny