Skuteczność różnych informacji i zawiadomień przekazanych faksem

Teza ta wynika z wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z 29 września 2010 r. (sygn. akt: KIO/UZP 1963/10). Powodem wniesienia odwołania było naruszenie art. 27 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w którym ustawodawca określił dopuszczalne formy porozumiewania się pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. Stosownie do wskazanego artykułu w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.

Aby zwiększyć bezpieczeństwo obrotu dokumentami w formie innej niż pisemna, ustawodawca - w drodze art. 27 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych - wprowadził obowiązek potwierdzania faktu otrzymania danych, ale tylko na wyraźny wniosek nadawcy.

Dopuszczenie w art. 27 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych porozumienia się pomiędzy zamawiającym a wykonawcą za pomocą faksu zostało zdefiniowanie w Uchwale Sądu Najwyższego z 2 października 2002 r. (sygn. akt: III PZP 17/02), w której czytamy miedzy innymi, że "transmisja faksem polega na przesyłaniu wiadomości w postaci obrazów nieruchomych między dwoma aparatami, z których - w konkretnej sytuacji - jeden jest aparatem nadawcy wiadomości, a drugi - odbiorcy. Jest przy tym charakterystyczne, a zarazem istotne to, że osoba składająca oświadczenie woli za pomocą telefaksu otrzymuje wydruk kontrolny, z którego wynika, że powyższe oświadczenie zostało wysłane z jej aparatu nadawczego (wysyłającego) oraz odebrane przez aparat odbiorcy. Ów wydruk stwarza równocześnie domniemanie prawne, że oświadczenie doszło do adresata w sposób określony w art. 61 k.c., to znaczy w sposób pozwalający mu zapoznać się z treścią oświadczenia woli nadawcy. Wydruk ten jest bowiem - podobnie jak recepis pocztowy - traktowany w doktrynie jako tzw. dowód prima facie, to znaczy dowód, który jest dowodem dojścia oświadczenia woli do adresata, dopóki adresat nie wykaże środkami przewidzianymi w przepisach postępowania cywilnego, że na przykład z powodu zakłóceń pracy aparatu odbiorczego nastąpiło takie zniekształcenie tekstu przesłanego oświadczenia, iż stało się ono niezrozumiałe. W takim też wypadku nie ma podstaw do uznania, że oświadczenie woli wysłane za pomocą telefaksu (faksu) doszło do adresata w znaczeniu przyjętym w art. 61 k.c. Poza jednak takimi sytuacjami, jak przykładowo wskazane, oświadczenie woli wysłane i odebrane za pomocą telefaksu należy uważać za złożone z chwilą, w której adresat mógł zapoznać się z jego treścią. Chwilą tą jest chwila odbioru faksu przez aparat adresata.".

Skuteczność informacji przesłanej faksem była przedmiotem szeregu wyroków wydanych przez Krajową Izbę Odwoławczą. Generalną tezą jaka wynika z orzecznictwa KIO jest ustalenie, że ryzyka związane z brakiem otrzymania informacji przekazanej za pośrednictwem faksu (o ile ten sposób komunikacji był przez zamawiającego dopuszczony postanowieniami specyfikacji istotnych warunków zamówienia) z powodu awarii technicznej faksu ponosi strona, do której urządzenie należy.

Potwierdza to np. wyrok z 15 stycznia 2007 r. (sygn. akt: UZP/ZO/0-12/07), w którym zespół arbitrów w uzasadnieniu wskazał, że do obowiązków wykonawcy należało zabezpieczenie funkcjonowania faksu, a skoro tego nie zrobił, uchybił terminowi na złożenie odwołania. We wskazanej sprawie odrzucono odwołanie jako wniesione po terminie, gdyż wykonawca obliczał termin od dnia, w którym otrzymał informację o wyborze konkurencyjnej oferty, a nie od dnia, kiedy mógł otrzymać tę informację, gdyby nie techniczne problemy z posiadanym przez wykonawcę faksem.

Natomiast w wyroku z 16 kwietnia 2007 r. (sygn. akt: UZP/ZO/0-389/07) ustalono,

że w przypadku dotarcia materialnego nośnika informacji do urządzenia pozostającego pod kontrolą adresata w taki sposób, że stworzona została możliwość zapoznania się z treścią przekazu, doręczenie uznać należy za skuteczne, choćby np. uszkodzony automat nie wydrukował tekstu.

Z brzmienia art. 27 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych wynika, że warunkiem konieczności potwierdzenia otrzymania faksu jest takie żądanie ze strony wysyłającej ten faks. Zgodnie z dominującym w doktrynie poglądem, potwierdzenie odbioru może być przesłane w dowolnej, dopuszczonej przez zamawiającego formie. W przypadku gdy jedna ze stron transmisji informacji przekazywanej za pośrednictwem faksu nie potwierdza jej otrzymania ciężar dowodu, iż oświadczenie zostało złożone w sposób umożliwiający się zapoznanie z jego treścią spoczywa na przekazującym.

Zasadę, zgodnie z którą ryzyko sprawnego funkcjonowania faksu ponosi jego właściciel potwierdza wyrok KIO z 29 września 2010 r. (sygn. akt: KIO/UZP 1963/10), w którym skład orzekający ustalił, że odwołujący w treści odwołania argumentował, iż 20 sierpnia 2010 r. poinformował zamawiającego, że z uwagi na awarię faksu od 18 sierpnia 2010 r. nie ma możliwości odbierania korespondencji w tej formie i prosi o przesyłanie korespondencji na wskazany w ofercie adres e-mail. Pomimo tego 20 sierpnia 2010 r. zamawiający wezwał odwołującego do uzupełnienia dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu drogą faksową zakreślając termin na uzupełnienie do 26 sierpnia 2010r. Odwołujący podniósł, iż o konieczności uzupełnienia dowiedział się dopiero 6 września 2010 r. otrzymując wezwanie w formie pisemnej. Wobec tego odwołujący stwierdził, iż nie miał możliwości uzupełnienia dokumentów w wyznaczonym terminie. Odwołujący podniósł, iż zamawiający ignorując wiadomość o awarii faksu wysłaną e-mailem (uznając, że została ona przekazana w niewłaściwej formie gdyż SIWZ dopuszczała porozumiewanie się jedynie drogą pisemną i faksową) mógł ją de facto wykorzystać wybierając właśnie drogę faksową do przesłania wezwania do uzupełnienia dokumentów. Skoro zamawiający powziął wiadomość o awarii faksu w tym samym dniu, co przekazanie wezwania do uzupełnienia dokumentów to wiedział również, że z uwagi na niemożność niezwłocznego zapoznania się z treścią wezwania, termin na uzupełnienie dokumentów może być nierealny. Odwołujący wskazał ponadto, że zamawiający wiedząc o problemach odwołującego mógł przedłużyć termin na uzupełnienie dokumentów a nie czyniąc tego naruszył art. 7 ust. 1 ustawy pzp..." Stanowisku odwołującego przeczą zapisy z dzienników systemowych serwera poczty zamawiającego znajdujące się w aktach sprawy. Izba wzięła pod uwagę oświadczenie zamawiającego, iż w od 18 do 25 sierpnia 2010 r. na serwer poczty zamawiającego przyszły dwie przesyłki e-mail z domeny odwołującego jednak obie datowane są na 24 sierpnia 2010 r. Izba nie dała wiary odwołującemu, iż 20 sierpnia 2010 r. poinformował zamawiającego o awarii faksu, który nie przedłożył na tą okoliczność żadnego dowodu. Izba nie podzieliła stanowiska odwołującego, iż zamawiający wiedząc o awarii faksu odwołującego wykorzystał ten fakt wzywając odwołującego do uzupełnienia dokumentów właśnie za pomocą faksu. W ocenie Izby, odwołujący nie udowodnił w żaden sposób, iż 20 sierpnia 2010 r. poinformował zamawiającego o awarii faksu.

Justyna Majecka-Żelazny

Radca prawny