Przedsiębiorcy zainteresowani przetargami łatwiej znajdą duże oferty

To konsekwencje zmiany wytycznych do programu, które wprowadziło Ministerstwo Rozwoju Regionalnego (MRR). Nowe wytyczne obowiązują od 1 stycznia 2011 r., a ich pełną treść można znaleźć na stronie internetowej ministerstwa (http://www.mrr.gov.pl/). Resort chce, aby zarządzanie finansami było efektywne i przejrzyste, dlatego nakazuje stosować jak największą konkurencję przy wyborze dostawców i usługodawców.

Beneficjentami wielu projektów w ramach PO KL są m.in. fundacje i stowarzyszenia. Rzadko muszą one stosować wszystkie regulacje ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. Potwierdza to Urząd Zamówień Publicznych w swojej opinii prawnej z 21 grudnia 2010 r. (dostępnej na stronie www.uzp.gov.pl). Nie oznacza to jednak swobody w realizacji zamówień.

Znaczenie dla tych podmiotów ma próg równowartości 14 tys. euro (kurs waluty ustala UZP, a obecnie wynosi on 3,839 zł, co w przeliczeiu daje 53 746 zł). Do wszystkich zamówień powyżej tego limitu (liczonego w cenach netto, czyli bez podatku VAT) trzeba stosować zasadę konkurencyjności. W praktyce oznacza to obowiązek wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców. Oprócz tego zapytanie ofertowe trzeba też umieścić na stronie internetowej (o ile się taką posiada) oraz w siedzibie zamawiającego. Choć wytyczne o tym nie wspominają, to zapytanie powinno zostać umieszczone w miejscu publicznie dostępnym, bo inaczej w praktyce regulacje te nie spełniałyby swoich założeń. Ogłoszenia powinny być dostępne w internecie i siedzibie zamawiającego co najmniej do czasu, gdy minie termin na składanie ofert. Informacja o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego przez beneficjenta musi się potem znaleźć w protokole sporządzanym dla takiego zamówienia (który podlega kontroli instytucji nadzorujących wykorzystanie funduszy unijnych).

Jest jeszcze jeden limit kwotowy, od którego uzależnione są obowiązki informacyjne beneficjentów. Zamówienia do 20 tys. zł netto (czyli liczone bez podatku VAT) nie wymagają stosowania żadnych procedur. Powyżej tej kwoty trzeba przeprowadzać procedurę tzw. rozeznania rynku. Urzędnicy najpierw proponowali, aby już zamówienia ponad 5 tys. zł netto były objęte tą procedurą, ale ostatecznie uznali takie rozwiązanie za zbyt rygorystyczne.

Beneficjent musi porównać ceny u minimum trzech potencjalnych dostawców lub usługodawców. W procedurze rozeznania rynku nie ma już jednak obowiązku publikowania ofert w internecie ani w siedzibie zamawiającego. Potencjalny zleceniobiorca musi więc liczyć na to, że zostanie sam znaleziony przez potencjalnego kontrahenta. Wyjątek to sytuacja, gdy przy zamówieniach towarów lub usług powyżej 20 tys. zł netto nie jest możliwe porównanie cen pomiędzy potencjalnymi wykonawcami. Wtedy trzeba przeprowadzić procedurę obowiązującą dla zasady konkurencyjności, a więc zapytanie ofertowe trafi do internetu i na tablicę ogłoszeniową w siedzibie beneficjanta.

Procedura rozeznania rynku nie jest obowiązkowa, gdy dysponujący pieniędzmi sam sobie wprowadził własne zasady wyłaniania wykonawców usług lub dostawców. Niemniej jednak przy dostawach lub usługach o wartości powyżej 20 tys. zł trzeba obowiązkowo stosować jakąś procedurę, która zapewni wydatkowanie środków w sposób racjonalny i efektywny. Nic nie stoi też na przeszkodzie, aby podmioty stosujące przy zamówieniach powyżej 14 tys. euro zasady konkurencyjności ten sam system przyjęły dla mniejszych kwotowo zleceń, nawet tych o wartości poniżej 20 tys. zł. Muszą wtedy przestrzegać pełnej procedury, łącznie z ogłaszaniem zapytań ofertowych w internecie i w swojej siedzibie oraz wymogami dotyczącymi dokumentowania całej procedury i sporządzenia końcowego protokołu. Dla potencjalnych zleceniobiorców to o tyle korzystne, że mogą natrafić na ofertę w internecie i na nią odpowiedzieć.

Sprawy komplikują się, gdy zamawiający uzna, że nie ma na rynku trzech firm, które mogą wykonać zlecenie (bo np. chce zamówić niszowe szkolenie, specjalistyczne oprogramowanie, rzadki sprzęt medyczny). Co istotne, to beneficjent uznaje, że nie znajdzie odpowiednich zleceniobiorców, i to jeszcze przed upublicznieniem oferty albo rozeznaniem rynku (uzasadnienie takiego postępowania musi umieścić tylko w końcowym protokole). Z wytycznych wynika, że przy zamówieniach o wartości większej niż 14 tys. euro netto beneficjent powinien ogłosić ofertę w internecie, a także wywiesić ją w swojej siedzibie. To szansa, że firma świadcząca specjalistyczne, niszowe usługi dowie się o zleceniu, mimo że beneficjent sam do niej nie dotarł.

Niestety inne zasady obowiązują w przypadku zleceń, gdzie stosuje się rozeznanie rynku (powyżej 20 tys. zł netto). W tym przypadku - nawet gdy beneficjent nie znajdzie trzech potencjalnych wykonawców - to nie ma obowiązku upubliczniać swojej oferty na stronie www i w swojej siedzibie. Szanse na to, że potencjalny zleceniobiorca się dowie o szansie na zdobycie kontraktu, nie są wtedy wielkie.

Fundacja organizuje w ramach jednego z projektów PO KL bardzo dużą liczbę szkoleń w jednym miejscu i potrzebuje usług cateringu. Wyboru zleceniobiorcy dokonuje raz w roku. Ze względu na wysoką kwotę zamówienia fundacja zastosowała zasadę konkurencyjności. Nie tylko wysyła zapytanie ofertowe do trzech firm z tej branży, ale też umieściła ogłoszenie (wraz z innymi potrzebnymi dokumentami, w tym ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia) na swojej stronie www. Ogłoszenie o zamówieniu znalazło się także w gablocie znajdującej się w oddziale fundacji usytuowanej tak, że informacje na niej umieszczone są widoczne z zewnątrz dla osób postronnych nawet wtedy, gdy biuro jest nieczynne. W wyznaczonym terminie na ofertę odpowiedziały wszystkie trzy firmy, do których skierowano zapytanie, jak również dwóch przedsiębiorców, którzy o zamówieniu dowiedzieli się z internetu.

@RY1@i02/2011/046/i02.2011.046.210.003a.001.jpg@RY2@

Michał Kosiarski, prawnik, właściciel firmy konsultingowej

Michał Kosiarski

prawnik, właściciel firmy konsultingowej

Ustawa z 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 84, poz. 712 z późn. zm.).

Ustawa z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.).