Zwiększenie znaczenia negocjacji w procedurze udzielenia zamówienia

Nadal jednak udzielenie zamówienia publicznego jest sformalizowaną procedurą, której przebieg w szczególności określa ustawa - Prawo zamówień publicznych.

Rola negocjacji w procesie udzielenia zamówienia publicznego zależy zarówno od strony procesu (wykonawca-zamawiający), jak i od trybu udzielenia zamówienia, którego wybór co do zasady jest zależny od okoliczności faktycznych i prawnych związanych z udzieleniem konkretnego zamówienia publicznego.

Natomiast inna jest rola procesu negocjacji w procedurze udzielenia zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki (art. 67 ust. 1 - 7 ustawy - Prawo zamówień publicznych) z monopolistą w realizacji danej usługi, a inna w przypadku potrzeby pilnego udzielenia zamówienia, które jednak może być zrealizowane w zbliżonym okresie czasu, jednak przez co najmniej kilku potencjalnych wykonawców.

Znaczenie procesu negocjacji z wykonawcą, który jest monopolistą, skupia się przede wszystkim na ustaleniu warunków realizacji umowy, jej zakresu, terminu świadczenia usługi. Kwestie dotyczące ceny realizacji zamawianej usługi co do zasady stanowią marginalny element negocjacji. Podobnie zresztą jak treść głównych warunków umowy, którą w większości przypadków narzuca monopolista.

Natomiast w odniesieniu do sytuacji, w których potencjalnych wykonawców zamówienia jest co najmniej kilku, rola procesu negocjacji jest znacznie szersza i odnosi się do wszystkich warunków związanych z przedmiotem umowy, w tym również ceny realizacji zamówienia.

Siła negocjacyjna zamawiającego

W przypadku usług monopolistycznych większa siła negocjacyjna leży po stronie wykonawcy. Natomiast zdolność zamawiającego do zapewnienia większej liczby potencjalnych wykonawców zamówienia zwiększa jego siłę negocjacyjną, umożliwiając tym samym uzyskanie lepszych warunków realizacji zamówienia. Zatem zwiększenie siły negocjacyjnej poprzez zwiększenie konkurencji stanowi element miary siły negocjacyjnej zamawiającego.

W praktyce udzielania zamówień publicznych w trybach, które umożliwiają prowadzenie negocjacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, znaczenie procesu prowadzonych negocjacji zwiększa się wraz ze stopniem skomplikowania przedmiotu zamówienia i wzrostem jego wartości.

Poprzez przeprowadzenie negocjacji możliwe jest przede wszystkim:

● uzyskanie precyzyjnego sformułowania przedmiotu zamówienia,

● zbudowanie wzajemnego zaufania pomiędzy zamawiającym a przyszłym wykonawcą zamówienia publicznego,

● ustalenie warunków umowy, w tym między innymi zasad rozliczeń między stronami, wysokości kar umownych, a przede wszystkim kosztów realizacji.

Korzyści z procesu negocjacji

Biorąc pod uwagę specyfikę postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jego ograniczenia formalno-prawne oraz cele społeczne, jakie w większości przypadków są powodem udzielania danego zamówienia publicznego w trybach negocjacyjnych, korzyści z procesu negocjacyjnego, jakie osiąga zamawiający, można podzielić na dwie grupy:

● korzyści związane z doprecyzowaniem przedmiotu zamówienia i warunków jego wykonania,

● korzyści związane z wymiarem finansowym negocjacji.

Zakres korzyści możliwych do osiągnięcia przez zamawiającego w ramach pierwszej z wyżej wskazanych grup uzależniony jest od trybu udzielenia zamówienia publicznego. Wskazać bowiem należy na ograniczenia, jakie w procesie negocjacji narzucone są przepisami ustawy - Prawo zamówień publicznych, co determinuje zachowania stron negocjacji, a w szczególności zamawiającego.

Natomiast dla zamawiającego korzyści związane z doprecyzowaniem przedmiotu zamówienia oraz warunków jego realizacji mają najistotniejsze znaczenie w przypadku udzielania zamówienia publicznego w trybie dialogu konkurencyjnego, negocjacji z ogłoszeniem oraz negocjacji bez ogłoszenia.

Zamawiający w trakcie negocjacji prowadzonych w wyżej wskazanych trybach nie odnosi się jednak do ceny realizacji zamówienia, a obszar negocjacji obejmuje jedynie aspekty merytoryczne, w tym zwłaszcza wspomniany już sposób realizacji zamówienia.

Przykładowo zamawiający wykorzystując możliwości formalno-prawne, jakie wynikają z ustawy - Prawo zamówień publicznych, może pozyskać od wykonawców wiedzę na temat koncepcji realizacji danego zamówienia wybierając te elementy, które bardziej odpowiadają jego potrzebom i oczekiwaniom. Prowadzone negocjacje mają charakter poufny, a zamawiający nie może upubliczniać ich treści.

Techniki negocjacyjne w zakresie negocjacji prowadzących do uzyskania korzyści związanych z doprecyzowaniem przedmiotu zamówienia i warunków jego wykonania skupiają się przede wszystkim na stworzeniu dobrej atmosfery do rozmów pomiędzy stronami oraz przekonania wykonawcy, że zgłaszane podczas negocjacji koncepcje realizacji zamówienia zostaną przez zamawiającego poważnie rozważone. Ma to znaczenie gdyż zakończeniem procedury negocjacji jest opracowanie przez zamawiającego specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w której między innymi wykorzystywane są elementy koncepcji przedstawianych przez wykonawców w trakcie prowadzonych negocjacji.

Szerszy wymiar korzyści z prowadzonych negocjacji może uzyskać zamawiający w przypadku udzielenia zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki.

Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym we wskazanym trybie zamawiający może negocjować nie tylko warunki realizacji zamówienia, ale również cenę jego wykonania. Z zastrzeżeniem, iż siła negocjacyjna zamawiającego jest inna w zależności od stron oraz przedmiotu negocjacji. Bezsprzecznie punkt oporu zamawiającego jest inny w przypadku negocjacji lub raczej negocjacji z monopolistą w danej dziedzinie, a inny w przypadku negocjacji dotyczących np. wyboru wykonawcy szkolenia czy też podmiotu świadczącego obsługę prawną zamawiającego.

Przykładowo negocjując warunki realizacji zamówienia publicznego z właścicielem praw do danego projektu, zamawiający ma jedynie alternatywę polegającą na fiasku negocjacji i zrezygnowaniu z projektu. Natomiast negocjując z kancelarią prawną, alternatywą w przypadku braku porozumienia jest zmiana wykonawcy zamówienia na takiego, który zaoferuje lepsze warunki jego zrealizowania.

Zmiany wprowadzone w maju 2016 r. do przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych powinny skutkować coraz szerszym korzystaniem przez zamawiających z konkurencyjnych trybów negocjacyjnych przewidzianych przepisami wskazanej ustawy.

@RY1@i02/2016/098/i02.2016.098.211000100.802.jpg@RY2@

Marek Okniński