Sprawdzą, czy administracja skutecznie zarządza jakością

To nie pierwsza tego typu akcja, ale tym razem badanie ma być pogłębione. - Dotychczas w ramach kontroli wykonania budżetu państwa oraz innych kontroli ocenialiśmy skuteczność systemu kontroli zarządczej. Obecnie będzie to bardziej kompleksowe badanie skierowane na analizę adekwatności i efektywności systemu kontroli zarządczej - tłumaczy Katarzyna Kopeć z wydziału prasowego Najwyższej Izby Kontroli (NIK).

Inspekcja rozpocznie się jesienią bieżącego roku i obejmie urzędy administracji rządowej.

Nieporozumienia

Przyczyną działań, które zamierza podjąć NIK, są wątpliwości co do poprawności praktycznego stosowania kontroli zarządczej.

- Gdy wprowadzano w 2009 roku do polskiego systemu kontrolę zarządczą, wielu nie rozumiało, o co chodzi. Były nieporozumienia, czy istotą tej instytucji, która ma być wdrożona w urzędzie, jest nadzór, czy zarządzanie - wskazuje Janusz Kobeszko, ekspert Instytutu Sobieskiego.

Zbadanie, jak dziś, po kilku latach od wprowadzenia, funkcjonują mechanizmy tej kontroli, będzie czymś naturalnym.

- System kontroli zarządczej jest pewnym reżimem prawnym, który według oceny NIK nie jest do końca precyzyjnie wdrażany. W naszej kontroli sprawdzimy więc, jak dalece koncepcja ta została wdrożona w aspekcie istniejących i obowiązujących standardów kontroli zarządczej wydanych przez ministra finansów, zwłaszcza pod kątem zarządzania ryzykiem - zdradza Katarzyna Kopeć.

Cel: wdrożyć standardy

Kontrola zarządcza pojawiła się w polskiej administracji w 2009 roku wraz z nową ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Jest to ogół działań podejmowanych w urzędzie dla zapewnienia realizacji celów i zadań przede wszystkim w sposób zgodny z prawem, ale także efektywny, oszczędny i terminowy. [patrz ramka]

W praktyce się okazało, że niektórym urzędom wdrożenie mechanizmów kontroli zarządczej przyszło łatwiej, podczas gdy inni męczyli się z praktycznym zastosowaniem tego instrumentu. - Wymogi tej kontroli wbrew pozorom łatwiej wdrożyć w dużej jednostce, jak ministerstwo, niż małej, jak chociażby gmina wiejska, gdzie brakuje odpowiednich ludzi znających problematykę zarządzania jakością - tłumaczy Janusz Kobeszko. Nasz rozmówca zwraca uwagę, że z punktu widzenia wdrażania kontroli zarządczej istotne się okazuje, czy dana jednostka działa na podstawie budżetu zadaniowego. - Dzieje się tak dlatego, że układ budżetu zadaniowego wymusza najpierw zdefiniowanie określonego zadania, a dopiero potem omawia się kwestię jego finansowania. W przypadku innych budżetów, gdzie są wyłącznie pozycje finansowe, trudno badać efektywność wykonania poszczególnych zadań. Warto przy tym zaznaczyć, że standardów kontroli zarządczej jest 22, a tylko jeden z nich ma naturę finansową - wyjaśnia Kobeszko.

Etyka i komunikacja

W ocenie Janusza Kobeszki kontrola zarządcza powinna być zorientowana na zarządzanie. Takie wrażenie można odnieść, biorąc pod uwagę standardy jej prowadzenia. Zostały one określone w komunikacje nr 23 ministra finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. Ministra Finansów z 2009 r. nr 15, poz. 84). Jak już wspomniano, jest ich 22 i mają pomóc w zarządzaniu urzędem.

Warto przy tym zauważyć, że obejmują niezwykle szeroką problematykę. Sięgają nawet takich kwestii, jak konieczność przestrzegania przez pracowników administracji wartości etycznych.

Jedną z ważniejszych kwestii są kompetencje zawodowe pracowników urzędu. Chcąc zachować wysoki poziom merytoryczny urzędników, trzeba z należytą uwagą podchodzić do procesu ich rekrutacji. "Proces zatrudnienia powinien być prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy" - czytamy w dokumencie ministra finansów. Duża grupa standardów odnosi się do ryzyk pojawiających się w toku działania podmiotu. Z punktu widzenia skutecznego działania administracji niezwykle istotne okazuje się opracowanie strategii reagowania na poszczególne rodzaje niebezpieczeństw. "Nie rzadziej niż raz w roku należy dokonać identyfikacji ryzyka w odniesieniu do celów i zadań" - stanowi jeden ze standardów.

W urzędzie należy wypracować też mechanizmy komunikacji. Przekazywanie informacji między poszczególnymi wydziałami czy biurami musi się odbywać sprawnie.

Realizacja celów zgodnie z prawem

● zgodności działań urzędu z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

● skuteczności i efektywności działania,

● wiarygodności sprawozdań,

● ochrony zasobów,

● przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

● skuteczności przepływu informacji,

● zarządzania ryzykiem.

● przestrzeganie wartości etycznych,

● kompetencje zawodowe,

● strukturę organizacyjną urzędu,

● delegowanie uprawnień,

● misję urzędu,

● określanie celów i zadań, monitorowanie i ocenę ich realizacji,

● identyfikację ryzyka,

● analizę ryzyka,

● reagowanie na ryzyko,

● nadzór,

● ciągłość działalności urzędu,

● ochronę zasobów,

● szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych,

● mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych,

● dostęp do informacji,

● komunikację wewnętrzną,

● komunikację zewnętrzną,

● monitorowanie systemu kontroli zarządczej,

● samoocenę kontroli zarządczej,

● audyt wewnętrzny,

● uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. 

Piotr Pieńkosz

piotr.pienkosz@infor.pl