W jednostkach ze sfery budżetowej faktura musi być sprawdzona pod względem zgodności z planem finansowym

Procedury zatwierdzania rachunków do wypłaty oraz sposób postępowania z dokumentami poświadczającymi wypłatę środków z rachunku bankowego jednostki i uzasadnienie tej wypłaty należą do zagadnień z pogranicza gospodarki finansowej i rachunkowości. W ramach gospodarki finansowej ustaleniu podlegają kompetencje pracowników do zatwierdzania rachunków do wypłaty i realizacji wpłat (np. poprzez podpisywanie przelewów bankowych oraz czeków gotówkowych i rozrachunkowych). Zatwierdzanie rachunków do wypłaty według art. 53 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) należy do wyłącznej kompetencji kierownika jednostki sektora finansów publicznych, który może te uprawnienia drogą stosownego upoważnienia przenieść na innych prawników. Rachunkowe aspekty wypłaty środków z rachunku bankowego dotyczą udokumentowania tej operacji i ewidencji w księgach rachunkowych. Jednostki sektora finansów publicznych obowiązują przepisy rangi ustawowej szczegółowo regulujące to zagadnienie. Inaczej to wygląda w jednostkach gospodarczych prowadzących działalności w różnych formach organizacyjno-prawnych.

Ogólne warunki stawiane dowodom księgowym dokumentującym operacje gospodarcze, w tym także wypłaty, określa art. 21 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330), w myśl którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

"1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania".

W powszechnej praktyce służb księgowych przedsiębiorstw sposobem potwierdzenia realizacji wymogu zawartego w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, czyli potwierdzenia sprawdzenia dokumentu, są podpisy głównego księgowego lub osoby upoważnionej pod pieczątką z napisem "Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" oraz pracownika merytorycznego pod pieczątką "Sprawdzono pod względem merytorycznym". Ten sposób opisu faktur i rachunków stosowany jest także w jednostkach sektora finansów publicznych, jednak w tych jednostkach nie można zakresu sprawdzenia ograniczyć do zakresu wyrażonego w powyższych adnotacjach, a niestety w bardzo wielu tak właśnie jest.

W jednostkach sektora finansów publicznych wymóg wynikający z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości musi być rozszerzony o sprawdzenie, o którym mowa w art. 54 ustawy o finansach publicznych. Jak stanowi art. 54 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy, do obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych należy dokonywanie wstępnej kontroli:

"a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych".

O ile adnotacja "Sprawdzono pod względem rachunkowym i formalnym" odpowiada sprawdzeniu w zakresie kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji, o tyle nie obejmuje potwierdzenia sprawdzenia zgodności operacji z planem finansowym. W związku z tym jednostki powinny stosować dodatkowy opis faktury (rachunku) zawierający adnotację o treści "Sprawdzono zgodność operacji z planem finansowym" lub "Sprawdzono w zakresie art. 54 ust.1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych". Pod takim napisem podpis składa główny księgowy lub pracownik przez niego upoważniony. Ta sprawa została uregulowana w art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości w sposób następujący:

"3. Dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3, jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji;

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki".

Sprawa opisu dokumentów zatwierdzonych do wypłaty powinna być uregulowana w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki. Jeśli zasady rachunkowości jednostki wprowadzają obowiązek potwierdzenia sprawdzenia dokumentu i podają jednoznaczny zakres tego sprawdzenia, obejmujący obowiązki kontroli wynikające z art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, to wystarczy złożenie samego podpisu głównego księgowego na dokumencie. Jednak dla większej przejrzystości zaleca się stosowanie adnotacji o sprawdzeniu, najlepiej w formie pieczątki.

@RY1@i02/2014/100/i02.2014.100.00800020a.802.jpg@RY2@

Wojciech Rup biegły rewident

Wojciech Rup

biegły rewident