Dlaczego klienci nie lubią korzystać z elektronicznej skrzynki

W raporcie Państwo 2.0 Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji nakreśla ramy, w których ma powstać nowy system informatyczny. Jakie są jego główne założenia, istotne dla władz samorządowych?

Bardzo ważny jest przyjęty przez resort model digitalizacji obiegu informacji administracyjnych. Przyjęto podstawowe rozwiązania zastosowane wcześniej w Estonii, uznawanej już za znacznie bardziej zdigitalizowaną. Zastosowany tam X-Road ma konstrukcję modułową, co znaczy, że w każdej chwili możliwe jest usuwanie z niego lub dodawanie kolejnych elementów. Umożliwia to szybkie budowanie nowych narzędzi na potrzeby administracji publicznej. Ale podstawowym elementem raportu jest wskazanie najczęściej popełnianych błędów przez organy państwowe, zarówno centralne, jak i samorządowe, wraz z przyczynami, oraz określenie obecnego stanu krajowej administracji cyfrowej. Ma to pomóc w diagnozie i opisaniu drogi, jaka pozostała do przebycia.

Jakie są zatem błędy najczęściej popełniane przez władze samorządowe?

Jako jeden z najważniejszych autorzy raportu uznają brak koordynacji między rozmaitymi agendami oraz podmiotami administracyjnymi, które dotychczas informatyzowały się jak najmniejszym kosztem, samodzielnie, bez koordynacji standardów. Skutkiem tego wiele rozwiązań się dubluje, mają także poważne luki, które sprawiają, że rzadko są wykorzystywane przez petentów. Przy wprowadzaniu projektów w życie wciąż dominującą rolę odgrywają informatycy, a nie eksperci, których zadaniem powinno być określenie grupy docelowej albo zdefiniowanie usług administracyjnych, które mają otrzymać cyfrowe wsparcie. Słabo funkcjonuje system elektronicznych skrzynek podawczych (ESP), który swego czasu był chlubą administracji. ESP działają, co prawda, już w 90 proc. urzędów, jednak ich popularność jest znikoma. Wynika to z braku wiedzy mieszkańców o ich istnieniu, słabej umiejętności obsługi oraz tworzenia przez administrację ścieżek załatwiania spraw, które i tak wymagają osobistej wizyty w urzędzie. Tylko 36 tys. obywateli (ok. 0,1 proc.) dysponuje profilem zaufanym będącym odpowiednikiem podpisu elektronicznego, koniecznym podczas kontaktów z urzędem. Podobnie wygląda sytuacja z programem ePUAP, którym - mimo zbudowania platformy pozwalającej mieszkańcom załatwiać sprawy przez sieć www - zainteresowanie ze strony samorządów jest niewielkie. Urzędnikom, szczególnie na szczeblu samorządowym, brakuje podstawowych kompetencji informatycznych, niechętnie więc odchodzą od analogowego (poprzez zaświadczenia, pieczątki i podpisy) załatwiania spraw.

Jak wygląda obecnie struktura obiegu informacji elektronicznych?

Spośród organów administracyjnych najwięcej dokumentów poprzez łącza cyfrowe trafia do urzędów centralnych, najmniej otrzymują gminy. Pośród placówek, które wdrożyły ESP w ub. roku, 77 proc. nie otrzymało tą drogą ani jednego pisma, a 15 proc. - zaledwie kilka. Podwójny obieg dokumentów, czyli jednoczesne korzystanie z drogi analogowej i cyfrowej, jest wciąż nagminny.

W planach resortu administracji i cyfryzacji jako jeden z priorytetów został wymieniony rozwój kompetencji urzędników, którzy mają zrozumieć rolę informatyzacji i zdobyć narzędzia niezbędne do obsługi cyfrowego państwa.

Tak, uruchomiony został niedawno program "Nowoczesne kadry polskiej teleinformatyki administracji publicznej", będący zestawem narzędzi wymiany doświadczeń i kształcenia takich umiejętności. Administracja centralna deklaruje przy tym neutralność technologiczną. W raporcie znajduje się zalecenie, aby urzędy stosowały sprawdzone i stabilne rozwiązania, co sugeruje wykorzystanie w komunikacji z odbiorcą formatów komercyjnych. Jednocześnie jednak wymagana jest niezależność od konkretnego dostawcy oraz elastyczność, co z kolei sugeruje wykorzystanie otwartych formatów.

Dlatego też budowa Systemu Informacyjnego Państwa to raczej perspektywa lat 2013-2020. Również w tym czasie planowane jest ujednolicenie rozwiązań oraz opracowanie nowych dowodów osobistych zapewniających dostęp mieszkańców do cyfrowych usług państwowych.

@RY1@i02/2013/070/i02.2013.070.08800090h.802.jpg@RY2@

materiały prasowe

Artur Pajkert, specjalista od rozwiązań internetowych

Rozmawiała Aleksandra Kozicka-Puch