Urząd dla obywateli, ale po zmianie przepisów

Istnieje duża rozbieżność w poziomie merytorycznym biuletynów informacji publicznej w poszczególnych jednostkach samorządu terytorialnego. Są urzędy, które przykładają się do prowadzenia BIP, ale jednocześnie nie brakuje takich, w których wspomniane narzędzie jest traktowane jako zło konieczne. Z czego to wynika?

BIP jest częścią systemu udostępniania informacji publicznej. Tak więc to, czy jest starannie prowadzony, zależy od kultury organizacji. Jeśli kierownictwo jakiejś jednostki hołduje zasadzie tajności, to będzie robiło wszystko, by zakres informacji w BIP ograniczyć do minimum. Z kolei urzędy otwarte na kontakt ze społeczeństwem zamieszczają w BIP więcej, niż wymaga tego ustawa o dostępie do informacji.

Inną przyczyną jest całościowe podejście urzędników do problematyki jawności zadań, którymi na co dzień się zajmują. Dla wielu z nich przejrzystość nie jest istotna. Urzędy wolą się skupiać na innych czynnościach, zamiast pracować nad prowadzoną przez siebie polityką informacyjną. Tę ostatnią często uważa się za stratę czasu. Tymczasem takie podejście to błąd. Transparentność może wpłynąć na efektywność działań urzędu.

To znaczy?

Chodzi mi o efektywność w dwóch wymiarach. Pierwszy to taki, że większa przejrzystość działań administracji buduje zaufanie obywateli do ich codziennej pracy. Dzięki temu obywatele będą inaczej, bardziej pozytywnie podchodzić do pracowników administracji i do całego urzędu.

Druga kwestia, bardziej pragmatyczna, odnosi się do tego, że udostępnienie informacji w BIP pomaga zaoszczędzić czas i zmniejszyć pracę poświęconą na odpowiadanie na wnioski o dostęp do publicznych danych. Jeśli bowiem coś jest w biuletynie, to mieszkaniec nie będzie o to pytał, składając wniosek. BIP może się okazać pomocne również dla samych urzędników, w toku ich codziennej pracy. Pracownicy jednej komórki merytorycznej nie muszą wówczas zwracać się do innej, by wydobyć określone dokumenty, tylko sięgają do BIP.

Problematyczny dla części samorządowców okazuje się dobór treści publikowanych w BIP.

Paragraf 11 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 18 stycznia 2007 r. w sprawie BIP (Dz.U. z 2007 r. nr 10, poz. 68) odsyła do ustawy o dostępie do informacji publicznej. W niej określenie obowiązkowego zakresu informacji jest dosyć ogólne, więc wspomniane przez pana problemy nie dziwią. W sytuacji gdy nie wiemy, czy coś zamieścić w biuletynie, czy nie, to lepiej wybrać pierwszą z tych opcji. Prawo nie wskazuje bowiem maksymalnego limitu informacji zamieszczanych w BIP.

Czyli nie ma żadnych granic?

Jeśli chodzi o materiały, które mają walor informacji publicznej, to limitów nie ma. Nie oznacza to jednak, że BIP może być redagowany tak swobodnie, jak strona internetowa. Nie mogą w nim znaleźć się na przykład reklamy, a także treści o takim charakterze. W BIP nie umieścimy więc relacji o wizycie burmistrza w zakładach produkcyjnych firmy X. Nawet jeżeli miałoby to służyć promowaniu lokalnych przedsiębiorców. W tym zakresie pojawiają się błędy. Na przykład samorządy promują w biuletynach swoje jednostki organizacyjne (spółki), które przecież prowadzą działalność handlową.

Powiedział pan, że w BIP warto zamieszać wiele informacji mających charakter publicznych. Mam jednak wrażenie, że często odbywa się to w ten sposób, że rzeczywiście do biuletynu wrzuca się sporo dokumentów, ale urzędnicy robią to bez ładu i składu.

Ależ trzeba to robić z głową! Po pierwsze należy odpowiednio opisywać publikowane dokumenty. Dziś częstą praktyką, widoczną szczególnie w przypadku uchwał, jest umieszczanie w tytule nie zakresu tematycznego dokumentu, ale jego numeru. W takiej sytuacji użytkownik BIP musi po kolei otwierać dokumenty, żeby wreszcie trafić na ten, który w istocie go interesuje.

Po drugie należy unikać publikowania dokumentów w tzw. zamkniętych formatach, jak chociażby skany zdjęć. Danych w nich zawartych nie można skopiować, a więc obywatel musi je ręcznie przepisywać, jeśli są mu potrzebne.

Po trzecie nie wolno ignorować metadanych, za pomocą których opisuje się dokumenty. To właśnie metadane dopasowane prawidłowo do dokumentu pozwalają efektywnie go wyszukać. Jeśli ich brakuje, wyszukiwarka wbudowana w BIP na nic się zdaje. To frustruje użytkowników.

@RY1@i02/2014/234/i02.2014.234.08800070b.802.jpg@RY2@

Krzysztof Izdebski ekspert prawny Stowarzyszenia Sieć Obywatelska Watchdog Polska

Rozmawiał Piotr Pieńkosz