Informacja o monitoringu pracowników jest odrębnym dokumentem

dgp: Czy informacje o monitoringu przekazywane nowym pracownikom przed dopuszczeniem do pracy, zgodnie z art. 222 par. 8 k.p. muszą być indywidualizowane, czyli wskazywać tylko te rodzaje monitoringu, które dotyczą danego pracownika? Czyli jeśli pracodawca stosuje trzy rodzaje monitoringu: wizyjny, GPS w samochodach służbowych oraz poczty elektronicznej, to powinien mieć trzy rodzaje informacji:

– dla pracowników produkcji tylko informacja o monitoringu wizyjnym, gdyż inne go nie dotyczą;

– dla pracowników administracyjnych tylko informacja o monitoringu wizyjnym oraz poczty elektronicznej;

– dla pracowników działu handlowego, którzy mają samochody służbowe informacja o 3 rodzajach monitoringu?

Czy można przyjąć, że zapoznanie pracownika z regulaminem pracy przed dopuszczeniem do pracy będzie jednocześnie spełnieniem powyższego obowiązku i nie przekazywać odrębnej informacji o zasadach monitoringu? Czy jest to zawsze odrębny obowiązek pracodawcy?

UODO: Prezes UODO może wypowiadać się wiążąco jedynie w wydanej decyzji po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego i zbadaniu wszelkich okoliczności w indywidualnej sprawie. Dlatego do pytań możemy się odnieść jedynie teoretycznie.

Każdy administrator, czyli podmiot, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych, stosując monitoring, musi przestrzegać zasad określonych w RODO, czyli ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych, a także w ustawie o ochronie danych osobowych oraz – gdy ma to zastosowanie – w ustawach szczególnych i aktach wykonawczych do nich.

Jeśli zatem chce monitorować określone obszary, to powinien zastanowić się, m.in, na jakiej podstawie chce to robić, jaki cel ma być dzięki temu osiągnięty oraz czy zastosowanie tego rozwiązania jest do niego adekwatne.

Odnosząc się do pytania, czy informacje o monitoringu przekazywane nowym pracownikom muszą być zindywidualizowane, tj. odnosić się do konkretnego pracownika, należy przypomnieć, że zgodnie z treścią art. 222 par. 1 k.p. pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy. Monitoring powinien być zatem rozumiany jako nadzór lub kontrola sprawowana nad pewnym obszarem, a nie nad konkretną osobą. Jednocześnie zawarta w KP regulacja dot. monitoringu w miejscu pracy powinna być, jak już wspomniano na wstępie, rozpatrywana w kontekście przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, w tym zgodnie z określoną w art. 5 ust. 1 pkt a RODO zasadą przejrzystości nakazującą, by dane osobowe były przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą. Doprecyzowanie tej zasady zamieszczono w motywie 39 RODO, który wyjaśnia, iż dla osób fizycznych powinno być przejrzyste, że dotyczące ich dane osobowe są zbierane, wykorzystywane, przeglądane lub w inny sposób przetwarzane oraz w jakim stopniu te dane osobowe są lub będą przetwarzane.

W kontekście podniesionych w pytaniach kwestii oznacza to, że pracownik, który ma zostać dopuszczony do pracy, powinien zostać w sposób przejrzysty poinformowany, czy w miejscach, w których będzie przebywał w czasie świadczenia pracy, stosowany jest monitoring.

Z drugiej strony, za jeden z elementów definicyjnych monitoringu uznaje się również stałość takiego nadzoru lub kontroli. Informowanie zatem danego pracownika o każdej formie monitoringu stosowanej w danym zakładzie pracy, również w odniesieniu do pomieszczeń, w których może znaleźć się tylko wyjątkowo, można w niektórych sytuacjach uznać za nad miarowe. Należy jednak podkreślić, że art. 222 par. 6 k.p., wskazuje, iż cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. To w tych dokumentach powinny więc zostać dookreślone zasady prowadzenia takiego monitoringu z uwzględnieniem wynikających z art. 5 RODO zasad ochrony danych osobowych, w tym zasady celowości i minimalizacji danych.

Obowiązek poinformowania pracownika w formie pisemnej o stosowanym wobec niego monitoringu, o którym mowa w art. 222 par. 8 k.p., należy równocześnie odróżnić od obowiązku widocznego i czytelnego oznaczenia pomieszczeń i terenu monitorowanego za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, o których mowa w par. 9 wskazanego artykułu. Regulacja ta ma przede wszystkim gwarantować, by pracownik, który znalazł się w danym pomieszczeniu tylko przypadkowo lub przebywa w nim tylko okazjonalnie, miał szansę zapoznać się z informacją o stosowanym w danym miejscu monitoringu i możliwości monitorowania jego osoby. W art. 222 par. 10 k.p. podkreśla się natomiast, że przepis par. 9 wskazanego artykułu nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 RODO.

Odnosząc się do ostatniego pytania, należy przyjąć, że obowiązek poinformowania pracownika powinien być rozumiany jako odrębny obowiązek pracodawcy. Przemawia za tym nie tylko wskazanie w odrębnej jednostce redakcyjnej, ale również stosowanie przytoczonej powyżej zasady przejrzystego informowania podmiotu danych o przetwarzaniu jego danych osobowych oraz konieczność realizacji obowiązków informacyjnych określonych w art. 13 i 14 RODO.