Zmiana procedury zgłoszeń wewnętrznych możliwa, ale nie zawsze skuteczna dla prowadzonych postępowań

Procedura zgłoszeń wewnętrznych to serce systemu, który ma na celu wykrycie i naprawienie nieprawidłowości. Ustalenie tej procedury odbywa się po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, albo przedstawicielami osób świadczących pracę – w zależności od sytuacji podmiotu prawnego. Konsultacje trwają co najmniej 5 dni, zaś procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę. Żaden przepis ustawy o ochronie sygnalistów (dalej: ustawa) nie odnosi się do trybu zmian procedury zgłoszeń wewnętrznych, co oznacza, że każda jej zmiana wiązać się będzie z przeprowadzeniem wskazanego procesu ponownie – konieczne więc będą konsultacje oraz oczekiwanie na wejście w życie zmian. Co jednak w sytuacji, kiedy dochodzi do zmiany procedury w trakcie działań następczych lub już po dokonaniu zgłoszenia? Czy podmiot prawny może dowolnie zmieniać ją, nie zwracając uwagi na toczące się postępowania i wpływające zgłoszenia?

Wątpliwości w praktyce

W przypadku elementów obligatoryjnych procedury skutki zmian będą zależały od ich charakteru. Część obowiązkowych elementów nie będzie mogła być w ogóle zmieniona, bo wynikają z przepisów ustawy, np. te dotyczące obowiązku podjęcia działań następczych, czy obowiązków informacyjnych wobec sygnalisty. Zmiana tych elementów poprzez ich usunięcie skutkowałaby brakami obowiązkowych składników procedury zgłoszeń wewnętrznych.