Pełnomocnictwo do zawarcia umowy z członkiem zarządu

Praktyka funkcjonowania spółek z o.o. pokazuje, że umowy zawierane pomiędzy tymi spółkami a członkami ich zarządów nie należą do rzadkości. Przepisy kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) ustanawiają w tym zakresie pewne ograniczenia, zmierzające do wyeliminowania lub zmniejszenia ryzyka nadużyć bądź powstania szkody, czy to po stronie samej spółki, jej wierzycieli, czy też wspólników, na skutek umowy zawartej w okolicznościach występowania kolizji interesów.

Zgodnie z art. 201 par. 1 k.s.h. prowadzenie spraw spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i jej reprezentacja pozostają w kompetencji jej zarządu. Regulacja ta nie wyłącza jednak wyjątków od powyższej zasady. Artykuł 210 par. 1 k.s.h. stanowi, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W orzecznictwie sądowym oraz literaturze przeważa pogląd, zgodnie z którym zakresem umów, o których mowa w art. 210 par. 1 k.s.h., objęte są wszelkie umowy, których stronami jest spółka z o.o. i członek jej zarządu. Nie ma przeszkód, aby w uchwale zgromadzenia wspólników powołać na pełnomocnika więcej niż jedną osobę. W takim przypadku wskazane będzie określenie w treści uchwały, czy każdy z pełnomocników może działać samodzielnie, czy też konieczne jest ich współdziałanie. W braku takich wskazań, zgodnie z art. 107 kodeksu cywilnego (dalej k.c.) stosowanym na zasadzie art. 2 k.s.h., każdy z pełnomocników będzie uprawniony do samodzielnego działania w granicach udzielonego umocowania.

Przychylić należy się do stanowiska, że pełnomocnictwo udzielone w uchwale zgromadzenia wspólników może być zarówno pełnomocnictwem rodzajowym, umocowującym do zawierania umów z członkami zarządu (np. umów o pracę, umów pożyczek i innych), jak i do zawarcia konkretnej umowy. Nie ma również przeszkód, aby zakres umocowania ograniczyć czasowo, poprzez określenie w uchwale zgromadzenia wspólników daty, od której pełnomocnictwo jest skuteczne, względnie po której wygasa. Przepis art. 210 par. 1 k.s.h., przy pogłębionej analizie, może jednak budzić wątpliwości, a w konsekwencji skutkować problemami w jego zastosowaniu w praktyce. W szczególności rozważenia wymaga, w jakiej formie powinno zostać udzielone pełnomocnictwo dla pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników.

Jeśli chodzi o formę pełnomocnictwa, wątpliwość powstaje, gdy umowa, która ma zostać zawarta z członkiem zarządu spółki z o.o., wymaga dla swej ważności zachowania formy szczególnej (aktu notarialnego, pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, pisemnej z datą pewną). Nietrudno wymienić pojawiające się w praktyce przykłady takich umów: zbycie udziałów w innej spółce z o.o. (forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi), darowizna lub zbycie nieruchomości (akt notarialny), zastaw na prawach (forma pisemna z datą pewną) i wiele innych. Treść art. 210 par. 1 k.s.h. nie zawiera jednoznacznej regulacji dotyczącej formy pełnomocnictwa w takim przypadku. Zgodnie natomiast z art. 2 k.s.h. w sprawach nieuregulowanych w przepisach k.s.h. odpowiednio stosować należy przepisy k.c. W przepisach k.c. formę pełnomocnictwa normuje art. 99 par. 1. Zgodnie z nim, jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do jej dokonania powinno być udzielone w tej samej formie. Jakkolwiek z treści art. 248 par. 1 i 2 k.s.h. można wyciągnąć wniosek, że uchwały zgromadzenia wspólników powinny być sporządzone w formie pisemnej i włączone do księgi protokołów, to jednak przychylić należy się do stanowiska, że w przypadku gdy przepisy k.s.h. nie zastrzegają wprost obowiązku sporządzenia notarialnego protokołu zgromadzenia wspólników, brak nadania uchwałom tego organu formy pisemnej nie wpływa na ich ważność (wyrok SN z 13 kwietnia 2004 r., IV CK 686/04, OSNC 2006/3/55). Podzielam stanowisko, że uchwały zgromadzenia wspólników zapadają z chwilą ich podjęcia, bez względu na to, czy zostały zaprotokołowane w formie pisemnej, gdyż protokół zgromadzenia wspólników ma w tym zakresie walor wyłącznie dowodowy.

W przypadku gdy przepisy k.s.h. przewidują obowiązek zamieszczenia uchwał w protokole sporządzonym przez notariusza (np. uchwała o zmianie umowy spółki) – brak zachowania tej formy skutkować będzie nieważnością uchwały. Twierdzenie więc, że art. 210 par. 1 w związku z art. 248 par. 1 i 2 k.s.h. uznać należy za przepisy szczególne w stosunku do art. 99 par. 1 k.c. w tym znaczeniu, że dla ważności pełnomocnictwa wystarczająca będzie zwykła forma pisemna uchwały zgromadzenia wspólników, nawet wówczas gdy umowa, do zawarcia której udzielane jest to pełnomocnictwo, wymaga dla swej ważności szczególnej formy, nie jest przekonujące. Można również dopuścić taką argumentację, że celem uchwały zgromadzenia wspólników jest wyłącznie powołanie pełnomocnika, a zatem wskazanie przez zgromadzenie wspólników osoby, której umocowanie zostanie udzielone. W wykonaniu natomiast tej uchwały zarząd spółki udzieli w formie odpowiadającej wymaganiom art. 99 par. 1 k.c. pełnomocnictwa osobie wymienionej w treści uchwały jako pełnomocnik. Za tezą taką mogłoby przemawiać to, że przepis art. 210 par. 1 k.s.h. (analogicznie art. 379 par. 1 k.s.h. w przypadku spółki akcyjnej) stanowi o pełnomocniku powołanym uchwałą zgromadzenia wspólników, podczas gdy w przepisach k.c. mowa jest o udzieleniu pełnomocnictwa. Mogłoby to sugerować, że ustawodawca odróżnia powołanie (czy też wskazanie) pełnomocnika od jego udzielenia, czyli dokonania czynności prawnej prowadzącej do ustanowienia pełnomocnika. Przeciwko tej argumentacji przemawiają jednak względy praktyczne oraz regulacji art. 210 par. 1 k.s.h. Trudno bowiem znaleźć uzasadnienie, dla którego ustawodawca miałby kreować dwuetapowość czynności udzielenia pełnomocnictwa do zawarcia umowy z członkiem zarządu lub reprezentacji spółki w sporze z nim. Po wtóre, celem omawianej regulacji prawnej jest wyeliminowanie w takich przypadkach organu zarządzającego spółki z o.o. od jej reprezentacji, jak się wydaje również w zakresie podjęcia czynności prawnych zmierzających do wykonania uprzednio podjętej uchwały wspólników. Na marginesie warto zwrócić uwagę, że w przepisach samego k.s.h. ustawodawca przejawia w tym zakresie niekonsekwencję, gdyż w art. 41 i art. 253 par. 1 i 2 k.s.h. mowa jest nie o powołaniu prokurenta (będącego szczególnego rodzaju pełnomocnikiem spółki) lub pełnomocnika, ale o ich ustanowieniu. Należy zatem opowiedzieć się za stanowiskiem, że na gruncie omawianych przepisów k.s.h. rozróżnianie powołania pełnomocnika od udzielenia pełnomocnictwa jest bezprzedmiotowe i należy je rozumieć jednakowo, jako udzielenie pełnomocnictwa.

Na gruncie art. 210 par. 1 k.s.h. kompetencja zarządu do reprezentacji spółki z o.o. wyjątkowo ulega wyłączeniu na rzecz rady nadzorczej lub zgromadzenia wspólników. Rozwiązanie to jest w pełni zgodne z teorią organów obowiązującą na gruncie zasad reprezentacji osób prawnych, a wyrażoną w art. 38 k.c. (wszak rada nadzorcza, jak również zgromadzenie wspólników, są organami spółki z o.o.). Nie powinno również ulegać wątpliwości, że uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu pełnomocnika skierowana jest na wywołanie skutków prawnych w sferze zewnętrznych stosunków prawnych spółki. Traktowana powinna być zatem jako czynność prawna spółki. Udzielenie pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 210 par. 1 k.s.h., następuje wskutek czynności prawnej spółki, którą jest uchwała zgromadzenia wspólników. W odniesieniu do tej czynności zastosowanie znajdą przepisy k.c. o czynnościach prawnych, w tym zwłaszcza art. 99 par. 1 k.c. W przypadku zatem gdy umowa z członkiem zarządu spółki z o.o. wymagać będzie dla jej ważności formy szczególnej, uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu pełnomocnika również winna czynić zadość tej formie. Stanowisko to znajduje poparcie w orzecznictwie i doktrynie (por. Z. Kuniewicz, Wybrane zagadnienia dotyczące pełnomocnictwa do reprezentowania spółki kapitałowej w umowach z członkami zarządu, Rejent Nr 7-8 z 2006 r., s. 77). W wyroku z 23 marca 1999 r. (II CKN 24/98, OSNC 1999/11/187) SN uznał, że pełnomocnictwo udzielone uchwałą zgromadzenia wspólników dla członka zarządu spółki z o.o. do zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości powinno mieć formę aktu notarialnego. W konsekwencji, w przypadku gdy umowa, która ma zostać zawarta przez spółkę z o.o. z członkiem jej zarządu, wymaga dla swej ważności formy aktu notarialnego, uchwała o powołaniu pełnomocnika powinna zostać umieszczona w protokole notarialnym. Jeśli dla ważności tej umowy wymagana będzie forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi albo pisemna z datą pewną, wówczas również można umieścić taką uchwałę w protokole notarialnym, gdyż forma aktu notarialnego konsumuje niejako pozostałe formy czynności prawnych. Możliwe będzie również zachowanie formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. W takim przypadku notariusz poświadczy podpisy osób podpisujących protokół zgromadzenia wspólników (względnie podpisy na uchwale stanowiącej załącznik do protokołu), czyli podpisy wszystkich obecnych na zgromadzeniu wspólników lub co najmniej przewodniczącego zgromadzenia wspólników i protokolanta (art. 248 par. 1 k.s.h.). Nie ma również żadnych przeszkód, aby dokumenty te opatrzone zostały urzędowym poświadczeniem daty (datą pewną).