Obowiązki zarządu spółki z o.o. przed zgromadzeniem zwyczajnym wspólników

W odróżnieniu od nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników spółki z o.o., które można zwołać w każdym czasie, koniec roku kalendarzowego wiąże się dla zarządu z obowiązkiem zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, w maksymalnym terminie sześciu miesięcy. Dla większości spółek upływ roku obrotowego pokrywa się bowiem z rokiem kalendarzowym. Zarząd na podjęcie stosownych czynności nie powinien jednak czekać do ostatnich dni. Po pierwsze - kodeks spółek handlowych (k.s.h.) wskazuje jedynie maksymalny termin na zwołanie zgromadzenia, a zarząd może podjąć uchwałę o wyznaczeniu wcześniejszej daty. Po drugie - przygotowanie zgromadzenia wspólników nie ogranicza się jedynie do wysłania zaproszeń. Wymaga umotywowanego wniosku o udzielenie absolutorium, podziału zysku/pokrycia straty, oznaczenia w porządku obrad najważniejszych spraw spółki, a zwłaszcza przygotowania sprawozdań: finansowego i z działalności spółki, które zgodnie z ustawą o rachunkowości należy sporządzić do 31 marca.

Celem zwyczajnego (dorocznego) zgromadzenia wspólników jest powzięcie uchwał związanych z zamknięciem poprzedniego roku obrotowego, w tym zatwierdzenie sprawozdań zarządu z działalności spółki, finansowego oraz udzielenie absolutorium członkom organów spółki (art. 231 par. 2 k.s.h.). To decyzje kluczowe dla działalności spółki, dlatego zwyczajne zgromadzenie jest ważne zarówno dla jej organów, jak i wspólników. O jego wadze decyduje także cywilna i karnoprawna odpowiedzialność członków zarządu spółki z o.o., którzy wbrew obowiązkowi nie zwołają zgromadzenia w terminie. Sąd rejestrowy może wtedy nałożyć na nich karę grzywny do 20 tys. zł. Dotyczy to nie tylko sytuacji, gdy nie zwołują zgromadzenia mimo żądania rady nadzorczej, ale także, gdy obowiązek taki wynika wprost z przepisów prawa lub umowy spółki (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 25 maja 1995 r., sygn. I ACr 340/95). W części spółek z o.o. umowa spółki określa inny termin zwołania zwyczajnego zgromadzenia. Każdorazowo jest on krótszy niż ustawowy, więc w takich spółkach zarząd musi działać odpowiednio wcześniej.

Oprócz karnej, członkowie zarządu narażają się także na odpowiedzialność cywilną wobec spółki za szkodę wyrządzoną zaniechaniem sprzecznym z prawem lub umową (art. 293 k.s.h.). Jeżeli spółka nie wytoczy powództwa o naprawienie szkody w terminie roku od niezwołania zgromadzenia, każdy wspólnik może wnieść pozew o naprawienie szkody spółki (tzw. actio pro socio).

Zatwierdzenie sprawozdań zarządu, kwestia podziału zysku albo pokrycia straty oraz udzielenia członkom organów spółki absolutorium (skwitowania z działalności) stanowią elementy konieczne każdego zwyczajnego zgromadzenia. Nie oznacza to jednak, że sprawy te wyczerpują cały porządek obrad. Możliwe jest podejmowanie uchwał i w innych sprawach. Z pewnością mogą to być sprawy zaproponowane przez zarząd. Ale nie tylko.

W przypadku gdy zarząd nie zwołał jeszcze zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zgodnie z art. 236 k.s.h. wspólnicy reprezentujący co najmniej 1/10 kapitału zakładowego mogą zażądać umieszczenia w porządku obrad określonych punktów. Żądanie takie powinni zgłosić zarządowi na piśmie, najpóźniej na miesiąc przed terminem zgromadzenia. Ponieważ wspólnicy nie znają z odpowiednim wyprzedzeniem daty, na którą zarząd planuje zwołać zgromadzenie, już obecnie powinni występować z własnymi propozycjami porządku obrad. Żądanie takie - przynajmniej od strony formalnej - jest skuteczne, gdy zostanie złożone już wobec jednego członka zarządu. Właściwym adresatem nie jest pełnomocnik czy prokurent, chyba że mają przyznane prawo zwoływania zgromadzenia (A. Kidyba, Kodeks spółek handlowych. Komentarz, Tom I i II, Zakamycze, 2005, wyd. III. Komentarz do art. 236). Jest to wyjątek od ogólnej zasady z art. 239 k.s.h., zgodnie z którą wspólnicy są związani ogłoszonym przez zarząd porządkiem obrad. Nawet jeśli zarząd zwoła zwyczajne zgromadzenie z pominięciem żądań wspólników, mogą oni zawsze zgłosić wniosek o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia z ich porządkiem obrad. Spróbować w każdym razie warto. Natomiast jeśli wspólnicy będą biernie czekać na proponowany przez zarząd porządek obrad, po zwołaniu zgromadzenia nie będą mogli już żądać zmiany lub uzupełnienia porządku obrad. Poza porządkiem obrad można podjąć uchwałę jedynie wtedy, kiedy na sali reprezentowany jest cały kapitał zakładowy i nikt nie zgłosi wyraźnego sprzeciwu co do podjęcia uchwały, albo gdy uchwała dotyczy wniosku o charakterze porządkowym lub wniosku o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników (art. 240 k.s.h.).

O zwyczajnym zgromadzeniu należy zawiadomić wszystkich wspólników spółki. Każdy wspólnik ma prawo do uczestnictwa w nim jako najwyższym organie spółki. Jest to podstawowe prawo korporacyjne w spółce, któremu odpowiada obowiązek zarządu prawidłowego powiadomienia o terminie, miejscu i porządku obrad. Należy bowiem pamiętać, iż wspólnikowi, który nie był obecny na zgromadzeniu z powodu wadliwego zwołania, przysługuje prawo do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwał wspólników powziętych na takim zgromadzeniu (art. 250 pkt 4 k.s.h.). O tym, kto jest wspólnikiem, decyduje (choć tylko pomocniczo) wpis w księdze udziałów, którą prowadzi zarząd. Księga udziałów jest wewnętrznym dokumentem spółki z o.o. i zawiera aktualizowane dane o udziałach i wspólnikach. Po każdym wpisie zmiany zarząd zobowiązany jest złożyć sądowi rejestrowemu nową listę wspólników, z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich (art. 188 k.s.h.).

Co jednak istotne - wpisy do księgi udziałów nie nadają statusu wspólnika (odmiennie niż w spółce akcyjnej). Wspólnikiem jest bowiem osoba, która nabyła udział i powiadomiła o tym zarząd (art. 187 par. 1 k.s.h.). Wpis do księgi udziałów stanowi tylko potwierdzenie stanu faktycznego, a zbycie udziału jest skuteczne wobec spółki już z chwilą powiadomienia jej o tym wraz z dowodem dokonania tej czynności. W razie odmowy wpisu nowego wspólnika, zarówno nabywca, jak i zbywca udziału mogą żądać w procesie wpisania lub wykreślenia wpisu. Zatem to nabywca powinien być zawiadomiony o zgromadzeniu, jeśli zarząd posiada informację o nim w dacie wysłania zaproszeń.

Zgodnie z art. 238 par. 1.k.s.h. zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia. Gdy danemu wspólnikowi nie wysłano w ogóle zaproszenia na zgromadzenie, traktuje się to jako bezzasadne niedopuszczenie do obrad (wspólnik nie wiedział o zgromadzeniu, nie mógł więc zadecydować, czy chce, czy nie chce w nim brać udziału); zarazem zgromadzenie jest wtedy nieprawidłowo zwołane (por. M. Rodzynkiewicz, Kodeks spółek handlowych. Komentarz, Warszawa 2005. Komentarz do art. 238). Obie przesłanki są podstawą zaskarżenia podjętych na takim zgromadzeniu uchwał i żądania ich uchylenia.

Termin dwutygodniowy jest terminem minimalnym. W umowie wspólnicy mogą ustanowić termin dłuższy. Co istotne (w kontekście czasu doręczenia w Polsce przesyłek pocztowych) obecnie nie jest już konieczne pisemne potwierdzenie odbioru przez wspólnika. Dzień wysłania listów lub poczty pod adres wskazany przez wspólnika uważa się za dzień ogłoszenia o zgromadzeniu. Oczywiście jeśli zarząd będzie dysponował takimi potwierdzeniami, z pewnością może to go ustrzec przed ewentualnymi powództwami o uchylenie uchwały. Mimo deklaratywnego charakteru wpisu do księgi udziałów zarząd jest związany adresem wspólnika figurującym w księdze. Zaniedbanie przez wspólnika podania nowego adresu nie może obciążać spółki.

Zawiadomienie powinno dokładnie wskazywać datę dzienną, godzinę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać także istotne elementy treści proponowanych zmian. Dla wspólników czytelnym rozwiązaniem, zwłaszcza ze względu na liczbę zmian, może być też załączenie nowego (proponowanego) brzmienia umowy spółki.

Od 2004 roku znacznym ułatwieniem w procesie zawiadamiania o zgromadzeniu wspólników jest możliwość wysłania zaproszenia pocztą elektroniczną. Dotyczy to jednak tylko takiego wspólnika, który wyraził pisemną zgodę na taki tryb powiadamiania oraz wskazał adres poczty elektronicznej, na który należy wysłać zawiadomienie. Zawiadamianie wspólników, którzy takiej zgody nie wyrazili, musi się odbywać w tradycyjny sposób. Spółka ma jednak nadal tylko prawo, a nie obowiązek wysyłać zawiadomienie pocztą elektroniczną. Nawet jeżeli wspólnik wyraził na to zgodę i podał adres tej poczty, spółka i tak może wysłać tradycyjną przesyłkę.

Korespondencja elektroniczna to nie tylko plusy (oszczędność czasu i kosztów). Istnieje także ryzyko. Zgodnie z art. 61 par. 2 kodeksu cywilnego (dalej k.c.) należy przyjąć, że e-mail jest wysłany wtedy, gdy został umieszczony na serwerze pocztowym odbiorcy, tak że mógł on tę przesyłkę odebrać (por. wyrok Sądu Najwyższego z 16 maja 2003 r., I CKN 384/01). Odbiorca nie ma możliwości odbioru poczty e-mail bezpośrednio z serwera nadawcy. Jeżeli więc przesyłka utknęła na serwerze nadawczym albo z innych przyczyn nie dotarła do serwera odbiorcy, może on podnosić, że nie doszło do skutecznego wysłania.

Korzystając z poczty elektronicznej przy wysyłaniu zawiadomień o zgromadzeniu, należy mieć na uwadze także minusy. Najlepiej w tej sytuacji żądać np. zwrotnego potwierdzenia odebrania wiadomości, choć kodeks takiego obowiązku wprost nie wprowadza. Sam brak komunikatu zwrotnego w poczcie nadawcy o niepowodzeniu wysłania nie świadczy jednak o tym, że doszło do prawidłowej emisji.

Zgromadzenia wspólników odbywają się zasadniczo w siedzibie spółki, chyba że umowa spółki wskazuje inne miejsce. Zgodnie z art. 41 k.c. siedzibą spółki jest miejscowość, w której siedzibę ma jej organ zarządzający. Chodzi tutaj o miejscowość, a nie konkretne miejsce, zatem zgromadzenie nie musi odbywać się w pomieszczeniach spółki. Może odbywać się w różnych miejscach w tej samej miejscowości. Zgromadzenie wspólników może się odbyć również w innym miejscu, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Takie wyrażenie zgody jest de facto formą uchwały w trybie pisemnym. Jeżeli zgromadzenie odbędzie się poza siedzibą albo poza miejscami, które wskazuje umowa spółki, lub jeśli chociażby jeden wspólnik nie zgodził się na inne miejsce, to podjęte uchwały mogą być zaskarżone w trybie powództwa o uchylenie uchwały (art. 249 k.s.h.) lub o stwierdzenie nieważności (art. 252 k.s.h.). (A. Kidyba, op.cit., komentarz do art. 234).

W każdym wypadku miejsce na zgromadzenie należy dokładnie oznaczyć przez wskazanie adresu i numeru lokalu. Zawsze musi to być terytorium Polski (art. 234 k.s.h.).

Jeżeli cały kapitał jest reprezentowany, zgromadzenie wspólników może podejmować uchwały bez formalnego zwołania. Warunkiem jest, by nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu ani co do odbycia zgromadzenia, ani co do poszczególnych spraw w porządku obrad (art. 240 k.s.h.). Ewentualny sprzeciw musi zostać zgłoszony do protokołu i być wyraźny. Sprzeciwem nie jest samo głosowanie przeciwko uchwale.

W praktyce oznacza to, że wspólnicy mogą spotkać się ze sobą z całkiem innej okazji (np. w celach towarzyskich) i wtedy zdecydować, że istnieje potrzeba podjęcia uchwały w określonej sprawie. Nie zwalnia to naturalnie z obowiązku zachowania właściwej procedury, w tym obowiązku protokołowania takiego zgromadzenia. W pewnym sensie jest to sposób na obejście wymogu zwołania zgromadzenia przez zarząd lub inny organ spółki. Jednak należy pamiętać, że:

przepis ten może mieć zastosowanie głównie w spółkach o nielicznym składzie osobowym, np. o charakterze rodzinnym,

konstrukcję nieformalnego zgromadzenia wspólników raczej rzadko można wykorzystać dla celów zwyczajnego zgromadzenia. To obejmuje np. zatwierdzenia sprawozdań zarządu, co może być trudne w sytuacji, gdy zarząd ich nie przedstawi, gdyż nie jest przygotowany na takie postępowanie wspólników.

Nieformalne zgromadzenie da się za to naturalnie zastosować w jednoosobowych spółkach z o.o. Wspólnik może w każdej chwili odbyć zgromadzenie wspólników z wykorzystaniem art. 240 k.s.h. Trudno bowiem, żeby akceptował fakt takiego zgromadzenia, a z drugiej strony wnosił jednocześnie sprzeciw. Dla bezpieczeństwa obrotu (np. antydatowanie uchwał) w takim wypadku wymaga się jednak, aby oświadczenie wspólnika składane spółce (za takie uchodzi uchwała) było w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki oświadczenie takie wymaga notarialnego poświadczenia (art. 173 par. 1 k.s.h.).

W spółkach z udziałem większej liczby wspólników, w świetle art. 240 k.s.h., obecność całego kapitału jest konieczna nie tylko w momencie sprawdzania obecności, ale także przy powzięciu konkretnych uchwał. Opuszczenie zgromadzenia przez część kapitału powoduje, że zgromadzenie to traci przymiot ważności, a w konsekwencji uprawnienie do podejmowania uchwał (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie, sygn. akt I ACa 885/2005).

Waga spraw wymienionych w art. 231 k.s.h. powoduje, że wspólnicy nie mogą o nich podejmować uchwał w drodze pisemnej. Uchwały pisemne byłyby nieważne, jako sprzeczne z ustawą (art. 231 par. 4 k.s.h.). Ponadto skoro konieczne jest podjęcie uchwały przez wspólników, nie mogą tych spraw rozstrzygać rada nadzorcza, komisja rewizyjna czy zarząd.

Nie oznacza to, że wspólnik musi osobiście stawić się na zgromadzeniu. Może uczestniczyć w nim oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników (w braku ograniczeń z ustawy lub umowy). Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do księgi protokołów. Nie spełnia tego wymogu przesłanie pełnomocnictwa faksem (nie jest to oryginał, ale kopia). To samo dotyczy pełnomocnictwa przesłanego pocztą elektroniczną, chyba że jest podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników nie mogą być tylko członek zarządu i pracownik spółki (występują oni tylko w imieniu własnym). Dopuszczalna jest jednak reprezentacja przez innego wspólnika. Dla pewności wspólnik powinien określić według własnego uznania treść pełnomocnictwa (np. że uprawnia ono tylko do udziału, dyskusji, ale już nie głosowania). Dobrze jest zastrzec, że pełnomocnictwo ma charakter odwołalny. Gdyby doszło do sytuacji, że pełnomocnik na zgromadzeniu chce wykonywać prawo głosu w sposób sprzeczny z wolą mocodawcy, rozwiązaniem może być natychmiastowe cofnięcie pełnomocnictwa. Jeżeli doszło już do głosowania, wspólnik może próbować argumentować, że nie potwierdza tej czynności (art. 103 k.c.). W każdym wypadku pełnomocnik powinien być osobą zaufaną.

Gdy wspólnik jest osobą prawną, może uczestniczyć w zgromadzeniu osobiście przez swoje organy (organ nie jest pełnomocnikiem). Wystarczy przedłożenie odpisu z rejestru przedsiębiorców dla wykazania, że dana osoba ma prawo reprezentacji osoby prawnej. Najczęściej jednak uczestniczy ona w zgromadzeniu przez pełnomocnika ustanowionego przez organ. Wówczas powinien on legitymować się nie tylko pisemnym pełnomocnictwem, ale także odpisem z KRS w celu wykazania, że osoby podpisujące pełnomocnictwo są umocowane do reprezentacji osoby prawnej.

Jak wynika z ustawy o rachunkowości - każda spółka z o.o. ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy, na które składa się bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa (art. 45 u.r.). Kierownik jednostki (za takiego w spółce z o.o. należy uznać zarząd) odpowiada za to, by sprawozdanie zostało zestawione nie później niż w ciągu trzech miesięcy od momentu bilansowego (zasadniczo - zakończenia roku kalendarzowego). Nie oznacza to, że zarząd odpowiada za fizyczne jego sporządzenie (zazwyczaj przygotowuje dział księgowości). Sprawozdanie finansowe podpisuje, podając datę, osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wszyscy członkowie zarządu, niezależnie od zapisów co do sposobu reprezentacji i składania oświadczeń w imieniu spółki (art. 52 u.r.). W bilansie zarząd wykazuje stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy. W rachunku zysków i strat wykazuje oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Zarząd jest także ustawowo odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania z działalności spółki. Tylko zarząd (jego członkowie) podpisują to sprawozdanie. Sprawozdanie powinno obejmować informacje o stanie majątkowym i sytuacji finansowej spółki, w tym ocenę jej efektów oraz wskazanie czynników ryzyka i opis zagrożeń. Powinno ujawniać zamierzenia i plany na przyszłość.

Sprawozdania zarząd składa w rejestrze sądowym. Ponieważ w ogromnej większości spółek z przyczyn podatkowych rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, sprawozdania powinny zostać sporządzone do 31 marca następnego roku. Natomiast najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników spółki z o.o. są obowiązane do udostępnienia wspólnikom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności, wraz z raportem biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania).

Uprawnienie do zwołania zwyczajnego zgromadzenia przysługuje również innym organom spółki, jeżeli zarząd nie zwołał zgromadzenia w terminie. Wówczas prawo do jego zwołania ma rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Umowa spółki z o.o. może przyznać takie uprawnienie także dowolnym innym osobom (art. 235 par. 3 k.s.h.). W szczególności może stanowić, że takie uprawnienie będą mieć wspólnicy reprezentujący co najmniej 1/10 kapitału (z ustawy mogą wystąpić tylko o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia). W każdym jednak przypadku upoważniona umownie osoba (osoby) ma prawo subsydiarnego zwołania zgromadzenia. Musi więc najpierw wystąpić do zarządu o zwołanie zgromadzenia, a dopiero po bezskutecznym upływie terminu dwutygodniowego może to zrobić sama. Rada nadzorcza (komisja rewizyjna) uzyska jednak takie uprawnienie także wtedy, gdy zarząd spóźnia się z rozesłaniem zaproszeń tak dalece, że nie będzie już możliwe odbycie zgromadzenia w ciągu sześciu miesięcy po zakończeniu roku.

Przygotowując zgromadzenie zwyczajne, zarząd nie musi zawsze zapraszać notariusza. Kodeks spółek handlowych wprowadza wprost wymóg, by zgromadzenie było protokołowane przez notariusza tylko wtedy, gdy przedmiotem posiedzenia ma być zmiana umowy spółki (art. 255 k.s.h.), a także rozwiązanie spółki lub przeniesienie jej siedziby za granicę (art. 270 pkt 2 k.s.h.); w pozostałych przypadkach wystarcza zatem zwykła forma pisemna (tak: K. Kruczalak, [w]: J. Frąckowiak, A. Kidyba, K. Kruczalak, W. Pyzioł, I. Weiss, Kodeks handlowy, Komentarz do art. 248].