Kto może reprezentować przedsięb iorcę w obrocie gospodarczym

Obie strony każdej czynności prawnej powinny mieć pewność, że i za nie, i za kontrahenta działa właściwa osoba. Może się bowiem okazać, że umowa zawarta z osobą nieumocowaną lub przekraczającą zakres umocowania będzie nieważna. Nie ma więc nic niestosownego w żądaniu dokumentów, z których wynika, że przedstawiciel drugiej strony kontraktu jest wspólnikiem (np. spółki jawnej) uprawnionym do prowadzenia spraw spółki, lub że może zawierać transakcje do określonej wysokości, albo że jest członkiem zarządu (np. spółki z o.o.), pełnomocnikiem czy prokurentem (np. prowadzącego działalność gospodarczą stowarzyszenia).

Przedsiębiorca wpisany do gminnej ewidencji działalności gospodarczej co do zasady reprezentuje w obrocie gospodarczym sam siebie, choć może również ustanowić pełnomocnika. Nie specjalnego handlowego jednak, czyli prokurenta, lecz zwykłego, jak w sprawach niezwiązanych z prowadzeniem firmy. To samo dotyczy spółek cywilnych tego rodzaju przedsiębiorców, ponieważ są one jedynie umową, a nie przedsiębiorcami i o zawarciu jej informuje się jedynie gminę. Ta utrzymująca się od lat sytuacja jest skutkiem niedopatrzenia legislacyjnego. Otóż prokury mogą udzielić tylko podmioty wpisywane do rejestru przedsiębiorców (art. 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Rejestr ten obejmuje m.in.: spółki jawne, spółki partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, spółki europejskie, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, instytuty badawcze (od 1 października 2010 r.).

Prócz stosunkowo rzadko dziś używanych do prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorstw państwowych, firm polonijnych czy fundacji, najbardziej typowymi przedsiębiorcami są spółki handlowe. One - choć mogą mieć i prokurenta, i pełnomocnika - posługują się w obrocie gospodarczym najczęściej osobami reprezentującymi je na mocy ustawy, umowy spółki czy statutu. Podmioty zbiorowe reprezentowane są albo przez wspólników (w większości spółek osobowych), albo przez zarząd (w spółkach kapitałowych i partnerskich), albo przez inny organ zarządzający (dyrektora przedsiębiorstwa państwowego). Warto również pamiętać, że jest zasadą ogólną prawa spółek, że jeśli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, to np. umowa zawarta bez stosownej uchwały jest nieważna. Niemniej zgoda może być wyrażona albo przed złożeniem oświadczenia przez spółkę, albo po tym. Nie może się to jednak dokonać później niż w terminie dwóch miesięcy od złożenia oświadczenia przez spółkę. Potwierdzenie wyrażone post fatum ma moc wsteczną, od chwili dokonania czynności prawnej.

W spółce jawnej każdy wspólnik ma prawo ją reprezentować. Dotyczy to wszystkich czynności sądowych i pozasądowych. Co więcej, prawa tego nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich (art. 29 k.s.h.). Niemniej umowa spółki może przewidywać, że wspólnik jest pozbawiony prawa reprezentowania spółki, albo że jest uprawniony do jej reprezentowania tylko łącznie z innym wspólnikiem lub prokurentem. Pozbawienie wspólnika prawa reprezentowania spółki może nastąpić wyłącznie z ważnych powodów, na mocy prawomocnego orzeczenia sądu (art. 30 k.s.h.).

Każdy partner ma prawo reprezentować spółkę samodzielnie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Pozbawienie wspólnika takiej spółki prawa do jej reprezentowania może nastąpić tylko z ważnych powodów, uchwałą powziętą większością trzech czwartych głosów, w obecności co najmniej dwóch trzecich ogólnej liczby partnerów. Co więcej, umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dla powzięcia tego rodzaju uchwały. Przy czym pozbawienie partnera prawa reprezentowania spółki staje się skuteczne z chwilą wpisu do rejestru (art. 96 k.s.h.).

Umowa spółki partnerskiej może też przewidywać, że prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki powierza się zarządowi. Wówczas do sposobu jego powoływania, działania, odwoływania i odpowiedzialności członków zarządu stosuje się przepisy regulujące działanie tego organu w sp. z o.o. (art. 97 k.s.h.).

Spółkę reprezentują komplementariusze (wspólnicy odpowiadający za zobowiązania spółki z mocy ustawy bez ograniczenia), których ani umowa spółki, ani prawomocne orzeczenie sądu nie pozbawiły tego prawa (art. 117 k.s.h.). Komandytariusz (wspólnik, którego odpowiedzialność jest ograniczona do sumy komandytowej) może reprezentować sp.k. wyłącznie jako pełnomocnik. Co do zasady nie ma on bowiem ani prawa, ani obowiązku prowadzenia spraw spółki, chyba że umowa spółki mówi co innego. Niemniej w sprawach przekraczających zakres zwykłych czynności spółki (np. w wypadku nabywania nieruchomości), wymagana jest zgoda komandytariusza, choć umowa spółki może łagodzić tę restrykcję. Regułą jest natomiast, że gdyby komandytariusz dokonał w imieniu spółki czynności prawnej nie ujawniając swojego pełnomocnictwa, odpowiadałby za skutki tej czynności wobec osób trzecich bez ograniczenia. Tak samo byłoby w razie reprezentowania spółki przez komandytariusza, który nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres (art. 118 k.s.h.). I gdyby nawet w umowie spółki postanowiono niezgodnie z tymi zasadami, to dla kontrahenta spółki komandytowej nie miałoby to znaczenia prawnego, zmieniałoby to tylko relacje wewnątrz spółki.

Spółkę reprezentują komplementariusze (wspólnicy odpowiadający bez ograniczenia), których z mocy statutu lub prawomocnego orzeczenia sądu nie pozbawiono prawa reprezentacji. Późniejsze pozbawienie komplementariusza tej kompetencji stanowi zmianę statutu i wymaga zgody wszystkich pozostałych komplementariuszy. Warto przy tym pamiętać, że pozbawienie komplementariusza prawa do reprezentowania spółki wbrew jego sprzeciwowi może nastąpić jedynie z ważnych powodów, na mocy prawomocnego orzeczenia sądu. Pozbawienie go zaś komplementariusza prawa do reprezentacji wbrew jego sprzeciwowi zwalnia go z odpowiedzialności osobistej za zobowiązania spółki powstałe po dokonaniu odpowiedniego wpisu w rejestrze przedsiębiorców w KRS (art. 137 k.s.h.).

Akcjonariusz, który nie odpowiada za zobowiązania spółki, może reprezentować ją jedynie jako pełnomocnik. Gdyby jednak dokonał czynności prawnej w imieniu spółki, nie ujawniając swojego pełnomocnictwa, odpowiadałby za skutki tego działania wobec osób trzecich bez ograniczenia. To samo dotyczy reprezentowania spółki przez akcjonariusza, który nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres (art. 138 k.s.h.).

W sp. z o.o. sprawy spółki prowadzi zarząd i to on reprezentuje ją. Informacja o składzie zarządu musi być uwidoczniona w KRS. Każdy członek tego gremium ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych. I nie można wprowadzić w tej dziedzinie ograniczeń tak, by rodziło to skutki prawne wobec osób trzecich (art. 204 k.s.h.). Jednocześnie każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu tylko sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności firmy. Jeśli więc transakcja może być uznana za przekraczającą zakres zwykłych czynności spółki, albo choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu, to po to, by jednak doszła do skutku, potrzebna jest uprzednia uchwała zarządu. Jest więc kwestią oceny, np. w wypadku umowy na wielkie kwoty, czy dla pewności nie warto poprosić o uchwałę całego zarządu w takiej sprawie.

Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Gdyby natomiast nie zawierała ona żadnych postanowień w tym przedmiocie, to do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego z nich łącznie z prokurentem. Niemniej oświadczenia składane spółce i doręczenia pism mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta (art. 205 k.s.h.). Warto przy tym pamiętać, że jeśli spółka ma radę nadzorczą, to sprawuje ona stały nadzór nad jej działalnością we wszystkich dziedzinach, ale nie ma prawa wydawania zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spraw spółki, a więc również nie ma wpływu na bieżące transakcje .

Także w spółce akcyjnej zarząd (jedno- lub wieloosobowy) prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją (art. 368 par. 1 k.s.h.). Dotyczy to wszelkich czynności sądowych i pozasądowych, a prawa członka zarządu do reprezentowania spółki nie można ograniczyć ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich (art. 372 k.s.h.). Informacje na temat składu zarządu, a także ewentualnego odwołania czy zawieszenia członka w czynnościach (bez względu na to, czy S.A. jest publiczna, czyli notowana na giełdzie, czy prywatna) powinny znaleźć się w rejestrze przedsiębiorców. Jeśli bowiem zarząd jest wieloosobowy, to wszyscy jego członkowie są obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw spółki, chyba że statut stanowi inaczej (art. 371 par. 1 k.s.h.). Również statut określa sposób reprezentowania spółki. Jeżeli zaś nie zawiera on żadnych postanowień o tym mówiących, to do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego z nich łącznie z prokurentem. Oświadczenia natomiast składane spółce oraz doręczenia pism mogą być dokonywane na ręce jednego członka zarządu lub prokurenta. Powołanie tego ostatniego wymaga zgody wszystkich członków zarządu, ale odwołać prokurę może każdy członek owego gremium (art. 371 par. 4 i 5 k.s.h.).

Trzeba również brać pod uwagę, że zbycie i wydzierżawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nich ograniczonego prawa rzeczowego (np. użytkowania czy zastawu na ruchomościach spółki), podobnie jak (w zasadzie) nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości wymaga uchwały walnego zgromadzenia (art. 393 pkt 3 i 4 k.s.h.). Również umowy o nabycie dla spółki jakiegokolwiek mienia za cenę przewyższającą jedną dziesiątą wpłaconego kapitału zakładowego, od założyciela lub akcjonariusza, zawarte przed upływem dwóch lat od zarejestrowania spółki, wymagają uchwały walnego zgromadzenia. W dodatku powziętej większością dwóch trzecich głosów (art. 394 par. 1 k.s.h.).

Każdego przedsiębiorcę może reprezentować w obrocie gospodarczym (a także przed sądem) pełnomocnik, przy czym skutki działania prawidłowo umocowanej osoby obciążają bezpośrednio reprezentowanego (art. 95 kodeksu cywilnego). W sprawach tak prostych jak sprzedawanie w sklepie czy świadczenie powszechnych usług nie są potrzebne żadne dokumenty. Osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności poczytuje się (w razie wątpliwości) za umocowaną do dokonywania czynności prawnych, które zazwyczaj bywają dokonywane z klientami tej firmy (art. 97 k.c.). W innych sytuacjach potrzebne jest wyraźne oświadczenie reprezentowanego, czyli wyrażenie w tej sprawie woli przez przedsiębiorcę wpisanego do gminnej ewidencji działalności gospodarczej, wspólnika (wspólników) spółki cywilnej i osobowych spółek handlowych czy członka (lub członków) zarządu spółek kapitałowych oraz spółki partnerskiej, która ma zarząd. W zasadzie oświadczenie mocodawcy nie musi nawet dotrzeć do pełnomocnika, a co za tym idzie - nie jest konieczne oświadczenie umocowanego o przyjęciu pełnomocnictwa. W praktyce rozsądne jest zawarcie woli obu stron w jakimś dokumencie.

Pełnomocnictwo może być ogólne, rodzajowe lub szczególne (art. 98 k.c.). Pierwsze obejmuje upoważnienie do dokonywania wszelkich czynności zwykłego zarządu. Jakie są jego granice - zawsze trzeba to oceniać w konkretnej sytuacji, w zależności od wielkości i zakresu działalności firmy. I jeśli okaże się, że jakieś czynności (przeważnie zróżnicowane) wykonywane są rutynowo i regularnie, to można uznać, że są zwykłe. Takie pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie. Dzieje się tak nawet gdy pełnomocnik ma na jego podstawie dokonywać czynności niewymagających takiej formy (art. 99 par. 2 k.c.). Jednocześnie obowiązuje generalna zasada: pełnomocnictwo powinno mieć taką formę, w jakiej zostanie dokonana objęta nim czynność. Dlatego w obrocie funkcjonują umocowania od ustnego po akt notarialny.

Pełnomocnictwo rodzajowe dotyczy konkretnej grupy czynności, np. podpisywania za dealera samochodowego umów sprzedaży. Pełnomocnictwa szczególnego udziela się do konkretnych czynności prawnych, np. gdy pracownik ma podpisać wszystkie dokumenty związane z licytacją maszyn przedsiębiorcy.

Umocowany może udzielić dalszego pełnomocnictwa jedynie wtedy, kiedy wynika to z treści pełnomocnictwa, z ustawy lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa (art. 106 k.c.). A jeśli mocodawca ustanowił kilku pełnomocników z takim samym zakresem umocowania, to każdy z nich może działać samodzielnie, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Zasadę tę stosuje się odpowiednio do pełnomocników ustanowionych dla mocodawcy przez pełnomocnika (art. 107 k.c.).

Regułą jest, że pełnomocnictwo jest odwołalne. Może też być ograniczone w czasie. Mocodawca może się jednak zrzec odwołania. Naturalnie umocowanie wygasa ze śmiercią czy to mocodawcy, czy pełnomocnika. Niemniej i tu możliwe jest inne zastrzeżenie uczynione w pełnomocnictwie. Na przykład pełnomocnik - gdyby przeżył przedsiębiorcę - miałby za zadanie zlikwidować jego firmę (art. 101 k.c.).

Zawsze po wygaśnięciu umocowania pełnomocnik obowiązany jest zwrócić dokument pełnomocnictwa. Może też żądać jego poświadczonego odpisu z zaznaczonym faktem wygaśnięcia umocowania (art. 102 k.c.).

Dla obu stron kontraktu, w którym za jedną działa pełnomocnik, ważne jest, co się stanie, jeżeli ten ostatni przekroczy zakres swego umocowania (np. zrobi zakupy za podwójną w stosunku do dopuszczalnej wartość) lub będzie w jakiejś sprawie działał w ogóle bez niego (np. gdy zostało ono udzielone w niewłaściwej formie). W takich sytuacjach ważność kontraktu zależy od potwierdzenia go przez osobę (fizyczną lub prawną), w imieniu której został zawarty (art. 103 k.c.). Wówczas druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia jej. Również akceptacja ta powinna - jak pełnomocnictwo - mieć formę wymaganą przez ustawę (np. w wypadku zgody na nabycie nieruchomości przez rzekomego pełnomocnika przedsiębiorca beneficjent powinien udzielić potwierdzenia w akcie notarialnym). Po potwierdzeniu umowa staje się ważna od chwili zawarcia. Gdyby jednak wyznaczony przez drugą stronę umowy czas minął bezskutecznie, lub mocodawca nie zaakceptował działania falsus prokuratora, to kontrahent ów stałby się wolny. Umowa jest nieważna.

W razie braku potwierdzenia rzekomy pełnomocnik obowiązany jest do zwrotu wszystkiego, co od drugiej strony otrzymał w wykonaniu umowy. Powinien też naprawić szkodę, jaką druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę, nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu. W wypadku czynności jednostronnych dokonanych bez umocowania lub z przekroczeniem kompetencji, są one co do zasady nieważne. Jeśli jednak ten, kto oświadczenie w cudzym imieniu przyjął zgodziwszy się na działanie rzekomego pełnomocnika (bez umocowania), to możliwe jest uczynienie takiej czynności ważną (jak w wypadku czynności wielostronnych) - przez potwierdzenie osoby rzekomo reprezentowanej (art. 104 k.c.).

Jest to pełnomocnictwo związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, udzielane przez podmiot podlegający obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców. Wymaga oświadczenia woli przedsiębiorcy (np. w wypadku spółek kapitałowych niezbędna jest zgoda wszystkich członków zarządu, a w spółce jawnej czy partnerskiej - wszystkich wspólników uprawnionych do prowadzenia spraw spółki). Prokura obejmuje umocowanie zarówno do czynności sądowych, jak i pozasądowych. Prokurent może więc reprezentować przedsiębiorcę przed wymiarem sprawiedliwości i urzędami, a także zawierać umowy np. sprzedaży lub dotyczące świadczenia usług. Wolno mu też podpisywać weksle albo oddać rzecz do używania. Od innych pełnomocnictw prokura różni się tym, że w zasadzie nie można jej ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich (art. 109¹ k.c.). Co więcej, udzielenie (ale także i wygaśnięcie) prokury przedsiębiorca powinien zgłosić do KRS w ciągu 7 dni, razem ze wzorem podpisu prokurenta. Jest to więc rola czytelna i łatwa do sprawdzenia, a zawarcie umowy z tego rodzaju pełnomocnikiem nie powinno budzić zastrzeżeń.

Pod rygorem nieważności prokura powinna być udzielona na piśmie. Nie stosuje się natomiast do niej zasady, zgodnie z którą pełnomocnictwo (a jest ona szczególnym, możliwie najszerszym rodzajem pełnomocnictwa handlowego) powinno być udzielone w tej samej formie co czynność, której ma pełnomocnik dokonać. Dlatego nie trzeba pod dokumentem udzielającym prokury poświadczać podpisów ani udzielać jej przed notariuszem. Niemniej trzeba pamiętać, że do zbycia przedsiębiorstwa, do dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania, a także do zbywania i obciążania nieruchomości, wymagane jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności (art. 109³ k.c.). Prokura nie obejmuje więc umocowania do dokonywania tych czynności. A skoro tak, to w razie dokonywania tego rodzaju transakcji w imieniu przedsiębiorcy wymagane jest zachowanie szczególnej formy (np. dla zbycia nieruchomości - art. 158 k.c.). No i pełnomocnictwo powinno być wówczas udzielone w takiej samej formie (art. 99 par. 1 k.c.).

Prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych (art. 109² k.c.). Nie jest natomiast możliwe jej przeniesienie, choć prokurent może ustanowić pełnomocnika do poszczególnej czynności lub pewnego rodzaju czynności (art. 109⁶ k.c.). Nie powinien to jednak być pełnomocnik do dokonywania czynności, które zostały wyłączone z gestii prokurenta. Wtedy bowiem pełnomocnika wyznacza sam przedsiębiorca. Nie wyklucza to jednak wyboru do tej roli wspomnianego prokurenta. Wówczas działałby on w podwójnej roli, wynikającej z osobnych umocowań.

Sama prokura może być udzielona kilku osobom łącznie (prokura łączna) lub oddzielnie. Kierowane zaś do przedsiębiorcy oświadczenia lub doręczenia pism mogą trafiać do jednego z prokurentów łącznych (art. 109⁴ k.c.).

W dużych przedsiębiorstwach, mających oddziały, prokurę można ograniczyć do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału przedsiębiorstwa (prokura oddziałowa).

Każda prokura może być w każdym czasie odwołana. Inaczej jednak niż w wypadku innych pełnomocnictw, tu mocodawca nie może zrzec się prawa cofnięcia umocowania. A gdyby jednak próbował to uczynić, to oświadczenie byłoby nieważne (art. 58 par. 1 k.c.).

Wygasa prokura automatycznie wskutek wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru, ogłoszenia jego upadłości, otwarcia likwidacji oraz przekształcenia, a także wraz ze śmiercią prokurenta. Śmierć przedsiębiorcy ani utrata przez niego zdolności do czynności prawnych nie powodują wygaśnięcia prokury (art. 109⁷ k.c.). Oznacza to, że nadal można z takim pełnomocnikiem firmy porozumiewać się np. w sprawie należności od przedsiębiorcy, czy nawet kontraktować.

@RY1@i02/2010/184/i02.2010.184.087.0004.001.jpg@RY2@

Wzory

@RY1@i02/2010/184/i02.2010.184.087.0004.002.jpg@RY2@

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

ekspert "Dziennika Gazety Prawnej"