Jak zwołać i przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników

Z uwagi na to, że przeważnie rok obrotowy pokrywa się w spółkach z rokiem kalendarzowym, doroczne zgromadzenia rozliczające rok 2009 należy zorganizować przed końcem czerwca 2010 r.

Zasadą jest, że zgromadzenia wspólników zwołuje zarząd. Gdyby tego nie uczynił w ustawowym terminie (w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego) lub czasie określonym w umowie spółki (nie jest wykluczone zapisanie w takiej umowie, że doroczne zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się np. w terminie 5 miesięcy od zakończenia roku obrotowego mającego swój finał w końcu marca), to uprawnienie związane ze spełnieniem tego obowiazku uzyskuje rada nadzorcza i komisja rewizyjna, o ile zostały w spółce powołane. Umowa spółki może takie nadzwyczajne uprawnienie przyznać także innym osobom (art. 235 par. 4 k.s.h.). Warto się więc zastanowić w spółkach niemających innych organów poza zarządem, komu przyznać takie prerogatywy na wszelki wypadek i przygotować stosowny aneks do umowy, ponieważ na mocy samej ustawy wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą żądać zwołania jedynie nadzwyczajnego zgromadzenia (art. 236 par. 1 k.s.h.).

Każdy wspólnik wpisany do księgi udziałów powinien dostać zaproszenie wysłane co najmniej 2 tygodnie przed planowanym terminem zgromadzenia (termin kończy się w dniu poprzedzającym spotkanie). Musi ono zawierać dokładne wskazanie dnia, godziny i miejsca spotkania, a także szczegółowe zestawienie porządku obrad. W razie zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy propozycji. Dotrzymanie tego standardu chroni przed powództwem udziałowca, który nie dotarłby na zgromadzenie z powodu wadliwego zwołania go (żądanie może dotyczyć uchylenia uchwały podjętej bez źle zaproszonego wspólnika - art. 250 pkt 4 k.s.h.).

Dopuszczalną formą zawiadamiania są listy polecone i przesyłki kurierskie. Nie jest przy tym konieczne pisemne potwierdzenie odbioru (choć oczywiście zawsze wskazane ze względów dowodowych). Wystarczy prawidłowe i terminowe nadanie przesyłki na adres wspólnika figurujący w księdze udziałów. Nie jest też wykluczone zawiadomienie o zgromadzeniu pocztą elektroniczną (art. 238 par. 1 k.s.h.). W takich sytuacjach warunkiem jest jednak, by wspólnik wyraził na to wcześniej pisemną zgodę podając mailowy adres, na który ma być wysłana korespondencja. Dlatego metody zawiadamiania kilku wspólników o tym samym zgromadzeniu mogą być różne, ważne, by zostały w każdym przypadku zachowane ustawowe wymagania (art. 238 k.s.h.).

Zgromadzenia odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa nie wskazuje innego miejsca, albo wszyscy wspólnicy nie wyrażą pisemnej zgody na spotkanie i obrady gdzie indziej. Zawsze musi to być jednak terytorium Polski (art. 234 k.s.h.).

Brak formalnego zwołania zgromadzenia powoduje taki skutek, że można na nim powziąć uchwały, jeżeli przybyli reprezentanci całego kapitału zakładowego i nikt z obecnych nie zgłosi sprzeciwu ani co do odbycia zgromadzenia, ani wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad (art. 240 k.s.h.). Warto przy tym pamiętać, że obecność całego kapitału jest konieczna nie tylko w momencie sprawdzania obecności, lecz także przy podejmowaniu uchwał. Jeśli więc w czasie obrad wyszliby udziałowcy lub ich pełnomocnicy, zgromadzenie straciłoby przymiot ważności i co za tym idzie - uprawnienie do podejmowania uchwał.

Członek zarządu spółki handlowej, który wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi dopuszcza do niezwołania zgromadzenia wspólników, podlega karze grzywny sięgającej nawet 20 tys. zł (art. 594 par. 1 pkt 3 k.s.h.). Nakłada ją sąd rejestrowy. I dotyczy to nie tylko sytuacji, w której nie reaguje na żądanie rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej. Naraża się na sankcje także wtedy, kiedy jego obowiązki wynikają z samych przepisów prawa albo umowy spółki (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 25 maja 1995 r., sygn. I ACr 340/95). Niezależnie od odpowiedzialności deliktowej członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub umową (art. 293 k.s.h.).

I choć późniejsze zwołanie zwyczajnego zgromadzenia może stanowić podstawę powództwa o stwierdzenie nieważności podjętej na nim uchwały, to jednak - przy ocenie sytuacji - zawsze należy brać pod uwagę okoliczności, które wpłynęły lub mogły wpłynąć na jej powzięcie. Wspólnik musiałby zatem w ewentualnym powództwie wykazać, w jaki sposób spóźnione głosowanie wpłynęło na treść uchwały. Dlatego nie można tu mówić o automatycznej nieważności (wyrok SN z 8 grudnia 1998 r., I CKN 243/98).

Porządek dorocznych obrad w każdej spółce z o.o. powinien obejmować co najmniej:

● rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki za ubiegły rok obrotowy,

● rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego spółki za poprzedni rok obrotowy,

● powzięcie uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty (przy czym możliwe jest wyłączenie w umowie spółki tej kwestii spod kompetencji zgromadzenia wspólników i wówczas zgromadzenie się nią nie zajmuje),

● udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.

Warto przy tym pamiętać, że skwitowania udziela się wszystkim osobom, które pełniły funkcje w organach spółek w ostatnim roku obrotowym, czyli również tym, których mandaty wygasły przed datą dorocznych zgromadzeń (chodzi o członków zarządu, a także rady nadzorczej i komisji rewizyjnej, jeżeli jeden lub obydwa te organy ustanowiła umowa spółki).

Prócz tego przedmiotem zwyczajnych zgromadzeń wspólników może być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego grupy kapitałowej (w rozumieniu przepisów o rachunkowości), podobnie jak inne sprawy uznane za ważne dla spółki czy konieczne do rozpatrzenia w tym czasie przez właścicieli (art. 231 par. 5 k.s.h.). Przykładem może być umowa o nabycie dla spółki nieruchomości lub środków trwałych za cenę wyższą od jednej czwartej kapitału zakładowego, choć nie niższą niż 50 tys. zł, jeżeli ma być zawarta przed upływem dwóch lat od zarejestrowania spółki i nie była przewidziana w umowie spółki (art. 229 k.s.h.). Podobnie jest z rozporządzeniem prawem lub zaciąganiem zobowiązań polegających na świadczeniu, powiedzmy usług, o wartości dwukrotnie przewyższającej wysokość kapitału zakładowego, o ile oczywiście umowa spółki nie stanowi inaczej (art. 230 k.s.h.). Chodzi też o sprawy, które nie zostały objęte porządkiem obrad oznaczonym w zaproszeniu. Może to być np. zmiana umowy spółki w innym niż zaproponowany zakresie (art. 238 par. 2 zd. 2 k.s.h.). Niemniej w porządku obrad mieści się uchwała o treści różniącej się od zapowiedzianej, lecz dotycząca tej samej materii (np. gdy zapowiedziano postanowienie o powoływaniu zarządu przez radę nadzorczą, a przegłosowano, że będzie wyznaczał go określony wspólnik).

Ważne jest także, że wszystkich tych spraw wspólnicy nie rozstrzygają na nadzwyczajnych walnych zgromadzeniach. Tym samym, jeżeli nawet zarząd nie dotrzyma terminu zwołania zgromadzenia zwyczajnego, to również to, które odbędzie się później po to, by omówić sprawy m.in. sprawozdań, będzie zwyczajnym zgromadzeniem wspólników.

W sprawach, które de facto stanowią wyróżnik zwyczajnego zgromadzenia spośród innych spotkań wspólników, czyli związanych z rozpatrywaniem i zatwierdzaniem sprawozdań z działalności spółek i sprawozdań finansowych czy udzieleniem absolutorium władzom, czyli przede wszystkim zarządowi, wykluczone jest głosowanie pisemne (art. 231 par. 4). Oznacza to wzmocnienie transparentności działania spółki i podkreślenie, że w kwestiach newralgicznych nie mogą być powzięte uchwały bez odbycia zgromadzenia, nawet gdyby wszyscy wspólnicy wyrazili na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być podjęte w takich sprawach, albo dali placet na pisemne głosowanie. Na taką uproszczoną procedurę pozwala bowiem - co do zasady - w innych okolicznościach art. 227 par. 2 k.s.h. Niemniej warto pamiętać, że przy możliwości wyłączenia w umowie spółki decyzji o podziale zysku lub pokryciu strat spod uchwał wspólników sprawy te mogą być traktowane bardziej liberalnie - zgodnie zresztą z wolą właścicieli udziałów, choć i one - co do zasady powinny być rozpatrywane jawnie i ustnie na dorocznym zgromadzeniu wspólników.

Jeśli zaś chodzi o sprzeciw wobec uchwał, to można go wyrazić przez oświadczenie, że wspólnik nie będzie głosował. Należy go jednak zgłosić przed przystąpieniem do wyrażenia akceptacji lub dezaprobaty. Trzeba go również wpisać do protokołu (art. 248 par. 2 k.s.h.). Nie będzie bowiem sprzeciwem ani wstrzymanie się od głosowania, ani głosowanie przeciwko uchwale.

Uchwały wspólników zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że przepisy k.s.h. lub umowa spółki stanowią inaczej (art. 245 k.s.h.). Oznacza to konieczność uzyskania w każdej sprawie więcej niż połowy oddanych głosów.

Głosowanie jest najczęściej jawne. Głosowanie na zgromadzeniu wspólników zasadniczo jest jawne. Tajne zarządza się zawsze przy wyborach i nad wnioskami o odwołanie członków zarządu czy likwidatorów, a także w razie podejmowania decyzji o pociągnięciu ich do odpowiedzialności. Jednak, ile wspólnicy z dowolnego powodu nie chcą, żeby sposób ich głosowania był znany pozostałym zainteresowanym, to nawet jeden spośród nich może zażądać tajnego głosowania (art. 247 par. 2 k.s.h.). Zasady dotyczące tajności głosowania mają charakter bezwzględny i każda ich umowna modyfikacja jest nieważna (art. 58 k.c. w zw. z art. 2 k.s.h.).

W spółce jednoosobowej oczywiście nie stosuje się przepisów o tajnym głosowaniu.

Warto też pamiętać, że wspólnik zawsze może głosować za uchwałą, przeciw lub wstrzymać się od głosu (art. 4 par. 1 pkt 9 k.s.h.), także w głosowania tajnym, przy użyciu kart. Trzeba je więc przygotować tak, żeby nie ograniczać praw głosujących. Jeśli by bowiem nie zaznaczono którejkolwiek możliwości, chwały z ich użyciem były nieważne.

Jeżeli ustawa lub umowa spółki nie stanowią inaczej, zgromadzenie wspólników jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów (art. 241 k.s.h.). To od woli wspólnika zależy, czy skorzysta z prawa udziału w zgromadzeniu i będzie głosował. Każdy udziałowiec powinien się jednak na zgromadzeniu stawić na wypadek, gdyby zmienił zdanie i nie chciał być bierny. Zgodnie bowiem z ustawą brak wymagania dotyczącego kworum oznaczą, że uchwała na zgromadzeniu może zostać podjęta nawet przez jednego obecnego wspólnika. I to nawet, gdyby reprezentował najmniejszy udział w kapitale. Odstępstwa od reguły mogą wynikać z ustawy lub umowy stron, np. stuprocentowej obecności wymaga podjęcie nieprzewidzianej w porządku obrad uchwały albo uchwały zapobiegającej rozwiązaniu spółki (art. 273 k.s.h.). Co najmniej połowy kapitału i kwalifikowanej większości 3/4 głosów wymaga natomiast decyzja o połączeniu spółek (art. 506 par. 1 k.s.h.). Wymagania te stanowią przepisy bezwzględnie obowiązujące.

Jeżeli wspólnicy nie akceptują poczynań władz swojej korporacji (w niewielkich spółkach jest to najczęściej tylko zarząd), mogą odmówić im udzielenia absolutorium. Może to poprzedzać dalsze działania, a więc przede wszystkim odwołanie, ale nie musi. Członkom organów zaś przysługuje prawo wytoczenia powództwa o uchylenie takiej uchwały lub o stwierdzenie jej nieważności. Jeśli natomiast zgromadzenie nie podejmie żadnej uchwały w sprawie skwitowania, to zainteresowani mają roszczenie o ustalenie, że spółce nie przysługują żadne wierzytelności z tytułu wykonywania przez nich obowiązków w konkretnym roku (art. 189 k.p.c.). Niemniej nawet udzielenie absolutorium nie zwalnia od odpowiedzialności za szkody wyrządzone spółce. A dzieje się tak przeważnie w razie ogłoszenia jej upadłości. Niewykluczone jest też powództwo o naprawienie szkody (art. 295 par. 1 k.s.h.). Absolutorium nie zwalnia też od obowiązku wyrównania spółce brakujących kwot w razie zawyżenia wartości aportów albo w wypadku bezprawnych wypłat.

W spółkach jednoosobowych natomiast wspólnik sam sobie absolutorium nie udziela. To analogiczna sytuacja jak w wypadku głosowania we własnej sprawie.

Wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu i głosować przez pełnomocników, jeżeli w szczególnych przypadkach nie sprzeciwia się temu ustawa ani umowa (art. 243 k.s.h.). Pełnomocnictwo powinno być udzielone pod rygorem nieważności na piśmie. Musi być dołączone do księgi protokołów. Pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników nie mogą być członkowie zarządu i pracownicy spółki. Wolno im występować tylko w imieniu własnym, więc gdyby nawet głosowali w czyimś imieniu, ich głos byłby nieważny. Dopuszczalna jest natomiast reprezentacja jednego wspólnika przez drugiego. W spółce z o.o. niedopuszczalne jest dzielenie głosów, tzn. ani sam wspólnik, ani jego pełnomocnik nie może jedną częścią udziałów głosować za uchwałą, a inną przeciw lub wstrzymać się od głosowania. Niemniej jeśli ktoś jest pełnomocnikiem kilku osób, to może w imieniu jednej głosować za, a innej - przeciw. Kiedy zaś wspólnik jest osobą prawną, to może uczestniczyć w zgromadzeniu przez swoje organy, czyli osobiście (art. 38 kodeksu cywilnego). Organ osoby prawnej nie jest bowiem jej pełnomocnikiem. Dla udokumentowania sytuacji przedkłada się wówczas odpis z Krajowego Rejestru. Wolno też takiej spółce w spółce, czyli jej zarządowi, wyznaczyć pełnomocnika. Ten zaś musi w takiej sytuacji okazać nie tylko pełnomocnictwo, ale też odpis z rejestru przedsiębiorców, żeby wykazać, że mocodawca lub mocodawcy mają prawo reprezentować spółkę-wspólnika.

Na każdy udział o równej wartości nominalnej przypada w zasadzie jeden głos (art. 242 par. 1 k.s.h.), choć umowa spółki może przyznawać uprawnionemu nawet trzy głosy na udział (art. 174 par. 4 k.s.h.). W przypadku zaś udziałów o nierównej wartości nominalnej jeden głos należy się z każdych 10 zł (art. 242 par. 2 k.s.h.). Nie jest przy tym dopuszczalne zrzeczenie się przez wspólnika wykonywania prawa głosu, podobnie jak zobowiązanie do oddania głosu określonej treści. Ograniczałoby to bowiem jego uprawnienia z posiadanych udziałów i prowadziło do obejścia prawa, ponieważ byłoby to rozporządzenie prawem głosu bez rozporządzenia udziałem. Wyjątkiem jest niemożność głosowania. Nie jest zatem prawnie skuteczne (wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 5 stycznia 2006 r., I ACa 630/2005).

Wspólnikowi nie wolno decydować ani osobiście, ani przez pełnomocnika, ani w roli pełnomocnika innego udziałowca podejmować uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki, także w sprawie absolutorium dla siebie czy zwolnienia z zobowiązania. To samo dotyczy sporu wspólnika ze spółką (art. 244 k.s.h.). Wspólnik będący członkiem władz spółki może jednak głosować nad zatwierdzeniem bilansu czy przyjęciem sprawozdania za ubiegły rok. Żaden zakaz nie obejmuje przy tym udziału w obradach. Wspólnikowi zawsze bowiem wolno przedstawić własne racje.

Jeżeli podjęta przez wspólników uchwała jest sprzeczna z umową spółki lub dobrymi obyczajami i godzi w interesy spółki, względnie ma na celu pokrzywdzenie wspólnika, może być zaskarżona w drodze powództwa przeciwko spółce o jej uchylenie (art. 249 par. 1 k.s.h.). Zaskarżenie wprawdzie nie wstrzymuje postępowania rejestrowego, ale sąd może zawiesić postępowanie po przeprowadzeniu rozprawy. Prawo do wytoczenia powództwa przysługuje wspólnikowi, który głosował przeciwko uchwale, a po jej powzięciu zażądał zaprotokołowania sprzeciwu, a także wspólnikowi bezzasadnie niedopuszczonemu do udziału w zgromadzeniu. Temu zaś, kto był nieobecny, prawo pozwu przysługuje jedynie w przypadku wadliwego zwołania zgromadzenia wspólników lub w razie powzięcia uchwały w sprawie nieobjętej porządkiem obrad (art. 250 k.s.h.). Pozew mogą złożyć również zarząd, rada nadzorcza, komisja rewizyjna oraz poszczególni członkowie tych władz. W przypadku pisemnego głosowania - uprawnienie przysługuje wspólnikowi, którego pominięto lub który nie zgodził się na głosowanie pisemne albo głosował przeciwko uchwale i po otrzymaniu wiadomości o niej,w terminie dwóch tygodni zgłosił sprzeciw.

Jeśli uchwała jest sprzeczna z ustawą, to tym samym uprawnionym przysługuje prawo do wytoczenia przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie jej nieważności. Legitymację do zaskarżenia uchwały traci jednak członek zarządu z chwilą odwołania go z funkcji. Tu powodów obowiązuje termin sześciomiesięczny, liczony od powzięcia wiadomości o uchwale. Mija on z upływem trzech lat od tej daty (art. 252 k.s.h.). Powództwo nie jest jednak przedwczesne, jeżeli zostało wniesione bezpośrednio po podjęciu kwestionowanej uchwały.

@RY1@i02/2010/105/i02.2010.105.087.0004.001.jpg@RY2@

Wzór pozwu o uchylenie uchwały

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.)