Jak zawrzeć umowę najmu lokalu użytkowego

Długoletnie umowy mogą być atrakcyjne dla przedsiębiorców, którzy wynajmują duże powierzchnie komercyjne (biurowe lub handlowe), a także gdy ponoszą znaczne nakłady na lokal czy najmowaną powierzchnię i chcą mieć pewność zwrotu poniesionych kosztów.

Tak. Kodeks cywilny dopuszcza wypowiedzenie takiej umowy w określonych przypadkach - zarówno przez wynajmującego, jak i przez najemcę. Wynajmujący może wypowiedzieć wcześniej umowę, gdy najemca zalega przez dwa pełne okresy płatności z zapłatą czynszu albo gdy korzysta z przedmiotu najmu w sposób sprzeczny z jego przeznaczeniem. Z kolei najemca może wypowiedzieć umowę, gdy przedmiot najmu zagraża bezpieczeństwu najemcy. Ponadto dopuszczalne jest wypowiedzenie umowy w innych przypadkach przewidzianych w umowie najmu. Oznacza to, że strony takiej umowy mogą ustalić, kiedy każda z nich będzie mogła ją wypowiedzieć. Częstym powodem wypowiedzenia jest naruszenie podstawowych obowiązków umownych, w tym zwłaszcza brak dostarczenia zabezpieczenia przez najemcę. Strony, określając przypadki wypowiedzenia umowy, mogą też wskazać terminy wypowiedzenia.

Wypowiedzenie powinno mieć formę pisemną, nawet jeśli umowa została zawarta w szczególnej formie, np. w formie aktu notarialnego. Natomiast nie ma przeszkód, aby strony w umowie zastrzegły inną szczególną formę wypowiedzenia umowy (np. z podpisem notarialnie poświadczonym).

Jak najdokładniej, tak by strony miały pewność, co jest przedmiotem ich umowy. Jeśli jest nim budynek albo lokal, należy wskazać jego adres, powierzchnię, numer księgi wieczystej dla niego prowadzonej, prawa innych osób (jeśli znajduje to zastosowanie). Także inne cechy, które są istotne z punktu widzenia najemcy, np. bezpośredni dostęp budynku do drogi publicznej w przypadku najmu budynku na cele magazynowe. Istotne jest też wskazanie, że wynajmujący dysponuje tytułem do zawarcia umowy, oraz określenie, jaki jest to tytuł (np. własność).

Jest to kwestia umowna - strony umowy mogą ustalić, która z nich i w jakim zakresie poniesie takie koszty. Wiele zależy od wartości umowy czy od wspominanego wyżej okresu najmu. Wynajmujący oczywiście chętniej pokryje większą część kosztów remontu, jeżeli umowa będzie obowiązywała przez np. 20 czy 30 lat.

Jeżeli najemca będzie uzyskiwał niezbędne pozwolenia, musi wykazać, że posiada prawo do dysponowania nieruchomością na cele budowlane. Aby nie ujawniać warunków umowy najmu przy uzyskiwaniu takich pozwoleń, należy uzyskać oddzielne oświadczenie wynajmującego uprawniające najemcę do takiego dysponowania.

Jeśli planowany jest remont lokalu - umowa najmu powinna zawierać zapisy dotyczące podziału planowanych kosztów, wysokości tych kosztów, ale także sposobu prowadzenia prac czy też określenie rodzaju używanych materiałów przez najemcę. Powinna też rozstrzygać, co ma się stać z ulepszeniami po upływie okresu najmu. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego to wynajmujący decyduje, czy zatrzyma ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości, czy też zażąda od najemcy przywrócenia stanu poprzedniego. Strony jednak mogą umownie podjąć inne decyzje co do ulepszeń.

Od 24 stycznia 2009 r. po wejściu w życie zmiany do kodeksu cywilnego strony mogą określać swoje zobowiązania także w walucie obcej. Tym samym czynsz może zostać określony zarówno w złotych, jak i np. w euro. Strony mogą też, tak jak to jest najczęściej w praktyce, określić wysokość stawki lub kwoty czynszu jako równowartość w złotych określonej kwoty euro według danego kursu (najczęściej z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury). Co do waloryzacji - wybór wskaźnika zależy od wyboru waluty czynszu. Czynsze w złotych są waloryzowane (najczęściej) wskaźnikami GUS-u, natomiast czynsze denominowane w euro - wskaźnikami unijnymi (zwłaszcza MUICP albo HUICP). Wskaźników jest zresztą wiele i należy się zastanowić, który z nich jest wybierany, a następnie dokładnie opisać zarówno wskaźnik, jak i sam mechanizm waloryzacji (w tym jej terminy, uwzględniając terminy publikacji wskaźników).

Co do zasady - jeżeli strony nie określą mechanizmów waloryzacyjnych w samej umowie, podwyższanie czynszu w czasie jej obowiązywania nie wydaje się być dopuszczalne. Pewne zamieszanie interpretacyjne wprowadziło dodanie do przepisów o najmie art. 685¹ k.c., który wprowadził możliwość podniesienia czynszu poprzez zmianę warunków umowy. Jednak wysoce wątpliwe jest stosowanie tego przepisu do najmu zawieranego na czas oznaczony.

W przypadku spółek kapitałowych oprócz oświadczenia osób reprezentujących spółkę najlepiej posiłkować się odpisem z KRS, w którym ujawniony jest sposób reprezentacji spółki. Należy jednak upewnić się, czy na zawarcie danej umowy (np. wobec jej znacznej wartości lub szczególnego znaczenia) zarząd albo prokurent nie powinien był uzyskać zgody zgromadzenia wspólników. Ponadto spółkę może reprezentować też pełnomocnik, np. na podstawie pełnomocnictwa szczególnego udzielonego mu przez zarząd do zawarcia danej umowy najmu.

W przypadku spółek osobowych co do zasady każdy ze wspólników może prowadzić sprawy spółki w zakresie nieprzekraczającym zwykłych czynności spółki. Gdyby do takiego przekroczenia (np. wobec dużej wartości umowy) doszło wtedy do zawarcia umowy potrzebna będzie uchwała wspólników.

Gdy przedsiębiorca jest spółka - należy wskazać jej firmę, adres, numer NIP, wysokość kapitału zakładowego oraz skład zarządu (w przypadku spółek kapitałowych).

Wszystko zależy od rodzaju przedmiotu najmu, celu najmu czy też długości okresu najmu. Najważniejsze wydają się postanowienia dotyczące wzajemnych obowiązków stron, rodzajów opłat jakie ma ponosić najemca (czynsz, opłaty serwisowe, inne), sposobu zabezpieczenia roszczeń wynajmującego, ewentualnego podnajmu, ale także sposobu rozstrzygania ewentualnych sporów (arbitraż - sąd powszechny) czy też zasad odpowiedzialności.

Najczęstszym sposobem zabezpieczenia roszczeń wynajmującego jest obowiązek przedstawienia przez najemcę gwarancji bankowej albo kaucji w wysokości kilkukrotności czynszu (często sumy czynszu i opłat serwisowych). Roszczenia najemcy rzadko są zabezpieczane, gdyż główne roszczenie najemcy o wydanie przedmiotu najmu powinno się zrealizować zaraz na początku okresu najmu. Choć oczywiście nie można wykluczyć zabezpieczenia roszczenia najemcy o wydanie np. lokalu (w postaci dobrowolnego poddania się egzekucji przez wynajmującego albo przez przedstawienie gwarancji na zabezpieczenie ewentualnej kary umownej na wypadek braku wydania lokalu), w sytuacji gdy wydanie ma nastąpić dopiero parę miesięcy po zawarciu umowy wobec przykładowo konieczności przeprowadzenia adaptacji lokalu.

@RY1@i02/2010/189/i02.2010.189.087.003a.001.jpg@RY2@

Fot. Archiwum

Monika Sitowicz

adwokat, counsel, Zespół Prawa Nieruchomości w kancelarii Salans

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.).