Jak zorganizować coroczne zebranie we wspólnocie mieszkaniowej

Zarząd lub zarządca nieruchomości wspólnej w dużej wspólnocie mieszkaniowej, czyli liczącej więcej niż siedem lokali (nie ma znaczenia, czy obejmuje ona mieszkania, czy lokale użytkowe) obowiązany jest zwołać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku. Musi to uczynić nie później niż przed końcem I kwartału.

Gdyby zarząd lub zarządca nie zwołali dorocznego zebrania, to wolno je zorganizować każdemu właścicielowi lokalu. Wówczas oczywiście także konieczna jest współpraca takiego inicjatora z zarządem lub zarządcą, względnie z administratorem, ponieważ nawet to najważniejsze w roku zgromadzenie właścicieli zwołane przez osoby nieprowadzące na co dzień spraw wspólnoty powinno odbyć się według określonych w ustawie zasad.

Zawsze bowiem trzeba na takim spotkaniu uchwalić roczny plan gospodarczy i opłaty na ten cel oraz ocenić pracę zarządu lub zarządcy (w przypadku złego jego funkcjonowania, czego dowodem byłoby niezwołanie obowiązkowego zebrania prawdopodobne jest nieudzielanie absolutorium zarządowi, odwołanie go lub rozwiązanie umowy z zarządcą).

Trzeba jednak pamiętać, że ustawa mówi o zwołaniu, a nie o zorganizowaniu zebrania w I kwartale. Nie podaje przy tym żadnej granicznej daty, do której zebranie musi się odbyć. Dlatego wiele firm administrujących, wynajmowanych przez zarządy wspólnot do prowadzenia codziennych spraw zawiązanych z nieruchomościami wspólnymi, nie zdążając przygotować dokumentów koniecznych do omówienia na zebraniach przed końcem marca, stara się dotrzymywać jedynie terminu ich zwoływania. One bowiem często faktycznie przygotowują zebrania. Same spotkania odbywają się natomiast później. Ustawa nie podaje tu bowiem granicznego terminu.

Trzeba jednak założyć, że powinno się ono odbyć bez zbędnej zwłoki. Gdyby więc doroczne zebranie zostało nawet terminowo zwołane, ale na odległy termin, np. za kolejnych kilka miesięcy, to każdy z członków wspólnoty mógłby zwołać je ponownie, wyznaczając wcześniejszą datę. I mimo że nie jest to wskazówka ustawowa, a jedynie zdroworozsądkowa, to nie można pozwolić na odwlekanie zebrania, ponieważ wtedy zarząd lub zarządca działa bez planu zaakceptowanego przez członków wspólnoty, choć oczywiście powinien realizować wcześniej założone zadania i utrzymywać nieruchomość wspólną w możliwie najlepszym stanie, podobnie jak musi w sposób ciągły prowadzić rachunkowość.

Właściciele lokali zaś nie wiedzą - przynajmniej formalnie - co się dzieje w ich wspólnocie. Bo choć wszelkie uprawnienia z własnością lokalu członkowie wspólnoty mają takie same przez cały rok, to jednak najłatwiej jest im wyrazić wolę na zebraniu.

O każdym zebraniu zarząd lub zarządca powinien zawiadomić każdego właściciela lokalu na piśmie, przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. Informacja musi zawierać datę, godzinę i miejsce, w którym odbędzie się spotkanie oraz porządek obrad. W razie zamierzonej zmiany praw i obowiązków właścicieli konieczne jest przedstawienie takiej propozycji.

Właściciele mają bowiem prawo dowiedzieć się np. o planowanej podwyżce opłat z odpowiednim wyprzedzeniem. Chodzi o to, by mogli ją skalkulować, i żeby konieczność głosowania w ważnych sprawach ich nie zaskoczyła.

Poinformowanie członków wspólnoty na piśmie oznacza albo wysłanie do wszystkich listów, albo przekazanie im odpowiednich dokumentów przez członka zarządu, dozorcę, względnie pracownika firmy zarządzającej. Tam, gdzie nie trzeba się obawiać, że ktoś zakwestionuje prawidłowość doręczenia, bo tak się właściciele umówili, można wrzucić zaadresowane pisma do skrzynek na listy. Zawsze metoda zależy od wielkości wspólnoty, jej zamożności i sposobu zarządzania. Nie jest jednak prawidłowe zawiadamianie o zebraniu jedynie przez wywieszenie informacji na klatkach schodowych lub na drzwiach budynku, kiedy decyduje o tym np. sam zarząd.

Ustawa nie budzi w tej sprawie wątpliwości. Zawiadomienie o dorocznym zebraniu musi być skierowane wyraźnie do poszczególnych właścicieli, tak by nikt nie przeoczył tej informacji.

Do osób, które nie mieszkają w swoich mieszkaniach np. dlatego, że je wynajęły i zostawiły zarządowi lub zarządcy adres do doręczeń, należy wysłać list.

Jeżeli zaś nie ma innej możliwości, wystarczy przesyłka do mieszkania we wspólnocie (najemca, który nie ma pełnomocnictwa udzielonego przez właściciela, nie ma prawa uczestniczyć w zebraniu, ani tym bardziej głosować).

Członkowie wspólnoty mogą się też umówić, że możliwe jest rozsyłanie im wszelkiej korespondencji pocztą elektroniczną.

Co więcej, wolno im nawet postanowić (w uchwale), że tą metodą można nawet głosować, np. do określonej daty. Pozwala na to przepis kodeksu cywilnego, który mówi, że zasadą jest, iż osoba dokonująca czynności prawnej (a więc także głosujący członek wspólnoty) może wyrazić wolę przez każde zachowanie, które pokazuje ją w sposób dostateczny, również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej.

Sposób prowadzenia zebrania nie został uregulowany w ustawie. Zawsze jest jednak potrzebny przewodniczący.

Może nim być dowolna osoba - ktoś z zarządu, jeden z właścicieli niezaangażowanych w prowadzenie spraw wspólnoty albo pracownik firmy zarządzającej. Zebranie powinno być protokołowane. Zazwyczaj może to czynić dowolna osoba, ale kiedy zaplanowano zmianę sposobu zarządzania nieruchomością wspólną, ustanowionego pierwotnie w akcie notarialnym, to przynajmniej uchwałę w tej sprawie musi zaprotokołować notariusz (taki dokument będzie podstawą wpisu do księgi wieczystej).

Na dorocznym zebraniu należy przede wszystkim uchwalić roczny plan gospodarczy. Ustala się też opłaty na poczet kosztów zarządzania nieruchomością wspólną. Oceniana jest również praca zarządu, który składa sprawozdanie, po czym członkowie wspólnoty podejmują uchwałę w sprawie udzielenia mu absolutorium.

Poza tym członkowie wspólnoty powinni w czasie takiego spotkania zdecydować o najważniejszych kwestiach, określanych jako przekraczające zakres zwykłego zarządu, czyli np. o zakupie nieruchomości czy o dużych remontach. Warto przy tym udzielić zarządowi pełnomocnictw koniecznych przy zawierania niezbędnych umów.

A gdyby nawet nie udało się wszystkiego omówić na dorocznym spotkaniu, możliwe jest odbycie kolejnego zebrania, nieobowiązkowego. Wolno je zwołać - w razie potrzeby - zarządowi lub zarządcy zawsze. Takie okazjonalne konwentykle zwoływane są na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej.

Jeżeli właściciel lokalu nie może przyjść na zebranie, to powinien udzielić pisemnego pełnomocnictwa do głosowania w swoim imieniu. Może wybrać do tego innego członka wspólnoty lub dowolną osobę z zewnątrz, choć z oczywistych powodów pełnomocnik powinien orientować się w sprawach wspólnoty. Obecność członków spólnoty nie wpływa wprawdzie na ważność zebrania, czyli nie trzeba go powtarzać, jeżeli zostało prawidłowo zwołane, nawet gdyby przybyła na nie znikoma liczba osób (jeżeli oczywiście wewnętrzne uregulowania wspólnoty, np. regulamin lub umowa, nie stanowią inaczej).

Niemniej przybycie na zebranie wspólnoty mieszkniowej możliwie największej liczby zainteresowanych ułatwia podejmowanie uchwał. Zapadają one bowiem - co do zasady - większością głosów, którą liczy się albo według wielkości udziałów, albo metodą jeden właściciel - jeden głos, o ile wcześniej w umowie lub w uchwale tak postanowiono. I choć niemal zawsze, tzn. nawet gdyby na zebraniu stawił się jeden właściciel, można je przeprowadzić i podjąć próbę rozstrzygnięć we wszystkich sprawach należących do porządku dziennego, to kłopot polega na tym, że uchwały częściowo przyjęte lub odrzucone trzeba wówczas poddać dodatkowemu głosowaniu.

Dopuszczalna jest bowiem forma indywidualnego zbierania podpisów. Wówczas wyznaczona przez zarząd lub zarządcę osoba roznosi nieobecnym na spotkaniu treść uchwały i uzyskuje ich parafę w jednej z trzech rubryk: za, przeciw lub wstrzymał się od głosu. I wówczas dopiero po zsumowaniu preferencji wyrażonych w dwóch formach głosowania uzyskuje się ostateczny wynik. Można też dodać do tego głosowanie mailem, jeżeli i taką dodatkową formę porozumiewania wprowadzili we wcześniejszej uchwale członkowie wspólnoty. Trzeba przy tym pamiętać, że o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie (może to być również list elektroniczny).

O każdym zebraniu zarząd lub zarządca powinien zawiadomić pisemnie każdego właściciela lokalu przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem

Jeżeli członek wspólnoty nie zgadza się z uchwałą podjętą na zebraniu, wolno mu ją zaskarżyć do sądu. Musi jednak w pozwie wykazać, że takie postanowienie większości jest niezgodne z prawem lub umową właścicieli. Dobrym argumentem jest także, że uchwała narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną. Wolno również dowodzić, że w inny sposób zagraża ona interesom właściciela lokalu.

Takie powództwo przeciw wspólnocie musi być wytoczone w ciągu sześciu tygodni od podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli albo od powiadomienia zainteresowanego o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Zaskarżona uchwała jest jednak wykonywana do czasu zakończenia sprawy, chyba że sąd postanowi inaczej.

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl