Jakie prawa mają właściciele lokali na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej

Wspólnoty mieszkaniowe obejmują zarówno właścicieli mieszkań, jak i lokali użytkowych. Ich prawa nie zależą od przeznaczenia lokalu. Wiążą się raczej z wielkością udziału w nieruchomości wspólnej. Uchwały, które są formą podejmowania najważniejszych decyzji, zapadają bowiem większością głosów właścicieli lokali liczoną według wielkości udziałów. Niemniej w umowie lub w uchwale właściciele mogą postanowić, że w określonej sprawie na każdego właściciela będzie przypadał jeden głos (art. 23 ust. 1 ustawy o własności lokali - u.o.w.l.). Poza tym wszyscy właściciele mają prawo i obowiązek uczestniczyć w zarządzaniu ich wspólnym majątkiem, nawet jeżeli nie wchodzą do zarządu, choć oczywiście to zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz, a także w stosunkach z poszczególnymi właścicielami lokali. I choć uprawnienia właściciele lokali mają niezmiennie przez cały rok takie same, to najłatwiej jest im wyrazić wolę na zebraniu wspólnoty.

W każdej dużej wspólnocie mieszkaniowej (gdy lokali w całej nieruchomości jest więcej niż siedem), bez względu na to, ile lokali zostało sprzedanych przez pierwotnego właściciela (np. dewelopera czy gminę), zarząd lub zarządca - w zależności od sposobu gospodarowania nieruchomością wspólną - musi zwołać doroczne zebranie ogółu właścicieli lokali. Należy to zrobić nie później niż do końca marca. Takiego obowiązku nie mają małe wspólnoty mieszkaniowe (nie więcej niż siedem lokali). Oczywiście roczne zebranie mogą zwołać, ale w ich przypadku do zarządzania nieruchomością stosuje się przepisy kodeksu cywilnego dotyczące współwłasności.

Na rocznym spotkaniu wspólnoty należy przede wszystkim uchwalić roczny plan gospodarczy. Niejako przy okazji ustala się opłaty, które właściciele lokali będą wnosili na poczet zarządzania ich wspólnym majątkiem. Na dorocznym zebraniu oceniana jest również praca zarządu, który składa sprawozdanie. Następnie członkowie wspólnoty podejmują uchwałę w sprawie udzielenia mu absolutorium.

Cała procedura zebrań służy temu, by wszyscy właściciele - zarówno mieszkań (w których przedsiębiorcy także nierzadko prowadzą działalność gospodarczą), jak i lokali użytkowych - sprawdzili, jak przez ostatni rok były prowadzone sprawy ich nieruchomości wspólnej. Powinni wówczas zdecydować o najważniejszych kwestiach określanych jako przekraczające zakres zwykłego zarządu (np. o zakupie upatrzonych nieruchomości potrzebnych wspólnocie czy o dużych remontach polegających ostatnio często na ociepleniu budynku). Na zebraniu właściciele mogą też udzielić zarządowi pełnomocnictw do zawierania niezbędnych umów. Poza tym na tego rodzaju spotkaniu wolno omówić każdą sprawę ważną dla wspólnoty.

Warto przy tym pamiętać, że jeśli zarząd lub zarządca nie zwoła w ciągu pierwszego kwartału każdego roku zebrania właścicieli, może je zwołać dowolny członek wspólnoty, czyli każdy właściciel mieszkania lub lokalu użytkowego. Taka sytuacja jest jednak złym sygnałem. Mówi bowiem, że osoby, które podjęły się zarządzania nieruchomością wspólną, a więc de facto prowadzenia spraw wspólnych, nie wykonują nawet podstawowych obowiązków. Warto się wówczas zastanowić nad zmianą sposobu zarządzania lub choćby tylko wymianą zarządu.

Decyzje podejmowane na zebraniach właścicieli są o tyle ważne, że wspólnota mieszkaniowa jest rodzajem przymusowego związku właścicieli wszystkich lokali w budynku. Każdemu, kto kupił mieszkanie, względnie biuro czy sklep przysługuje udział w nieruchomości wspólnej. Składa się na nią grunt, na którym stoi budynek oraz jego części i urządzenia, które służą właścicielom wszystkich lokali (m.in. klatki schodowe, zsypy, windy). Ta współwłasność jest prawem związanym z własnością lokalu i nie można żądać jej zniesienia, dopóki trwa odrębna własność lokali. Dlatego każdy ma prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną, a tym samym powinien przynajmniej raz w roku wziąć udział w zebraniu właścicieli. Gdyby natomiast nie udało się wszystkiego omówić na dorocznym spotkaniu, możliwe jest także odbycie zebrania nieobowiązkowego. Wolno je zwołać - w razie potrzeby - zarządowi lub zarządcy. Takie okazjonalne konwentykle zwoływane są na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej.

O każdym zebraniu zarząd lub zarządca ma obowiązek zawiadomić każdego właściciela lokalu na piśmie, przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem. Informacja ta musi zawierać datę, godzinę i miejsce, w którym odbędzie się spotkanie, a także porządek obrad. W razie zamierzonej zmiany praw i obowiązków właścicieli konieczne jest też przedstawienie jej treści. Oznacza to, że prawem właścicieli jest dowiedzenie się np. o planowanej podwyżce opłat z odpowiednim wyprzedzeniem tak, by mogli rzecz przemyśleć i skalkulować po to, by konieczność głosowania w tej sprawie ich nie zaskoczyła.

Poinformowanie na piśmie oznacza albo wysłanie do wszystkich członków wspólnoty listów, albo np. przekazanie im odpowiednich dokumentów przez członka zarządu, dozorcę, względnie pracownika firmy zarządzającej. Tam, gdzie nie ma obaw, że ktoś będzie kwestionował prawidłowość doręczenia, można wrzucić zaadresowane pisma do skrzynek na listy. W praktyce metoda zależy od wielkości wspólnoty, jej zamożności i sposobu zarządzania (wysyłanie listów pocztą jest relatywnie drogie). Nie jest natomiast prawidłowe zawiadamianie o zebraniu przez wywieszenie informacji na klatkach schodowych czy na drzwiach budynku, bez względu na to, jak w konkretnych sprawach orzekły niezawisłe sądy. Nie taka była bowiem intencja ustawodawcy. Zawiadomienie o dorocznym zebraniu musi bowiem być skierowane wyraźnie do poszczególnych właścicieli po to, by nikt nie przeoczył tej informacji (art. 32 ustawy o własności lokali). Do osób, które nie mieszkają w swoich mieszkaniach, a zostawiły zarządowi lub zarządcy adres do doręczeń, należy wysłać list. A kiedy nie ma innej możliwości, wystarczy przesyłka do mieszkania we wspólnocie.

Sposób i staranność zawiadamiania o zebraniach jest ważny również dlatego, że każdemu właścicielowi lokalu, który nie został prawidłowo zawiadomiony (na piśmie, w zindywidualizowany sposób), wolno zaskarżyć - z przyczyn formalnych - wszystkie uchwały podjęte na zebraniu, w którym nie uczestniczył. Trzeba jednak pamiętać, że w razie braku innych argumentów związanych choćby z naruszeniem interesów skarżącego, musi on wygrać sprawę w sądzie.

W wielu nowych wspólnotach pojawił się problem trudności zawiadamiania o zebraniach i wszelkich innych kwestiach, które wymagają uchwał właścicieli. Niektórzy bowiem wynajęli swoje lokale i nie kontaktują się z resztą zainteresowaną zarządzaniem nieruchomością wspólną. Tymczasem najemca bez pełnomocnictwa nie ma prawa o niczym decydować we wspólnocie. Powstaje więc pat decyzyjny, jeżeli nieobecni i nieuchwytni reprezentują większość udziałów. I choć wysłanie do mieszkania lub biura zawiadomienia o zebraniu właściwie wystarcza, żeby można było uznać powiadomienie za skuteczne, to jednak chodzi i o to, by właściciel wziął udział w głosowaniu. Dlatego warto się umówić z takimi osobami, że będą mogły otrzymywać korespondencję (w tym również zawiadomienia o dorocznych zebraniach i projekty uchwał) pocztą elektroniczną. Możliwe jest również ustalenie, że do określonej daty będą oni mieli prawo głosować e-mailem. Taka ewentualność wynika z przepisu kodeksu cywilnego, który mówi, że zasadą jest, iż osoba dokonująca czynności prawnej (a więc także głosujący członek wspólnoty) może wyrazić wolę przez każde zachowanie, które pokazuje ją w sposób dostateczny, również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (art. 60 k.c.). Tyle prawo. Życie jednak pokazuje, że zarówno zainteresowani decyzjami dotyczącymi wspólnoty właściciele, jak i osoby postronne kwestionują niekiedy nawet rzeczy oczywiste. Dlatego po to, by podkreślić możliwość głosowania przez internet, warto zapisać to w regulaminie wspólnoty. Oczywiście taki dokument w ogóle nie jest konieczny, a jeśli już został wprowadzony w drodze uchwały, to jego postanowienia nie mogą być sprzeczne z powszechnie obowiązującym prawem, czyli m.in. z kodeksem cywilnym i ustawą o własności lokali.

Jeśli jednak członkowie jakiejś wspólnoty zechcą dla powszechnej wygody wprowadzić, czy raczej potwierdzić możliwość stosowania internetu jako sposobu porozumiewania się, to warto to zapisać albo w aneksie do obowiązującego już regulaminu, albo w nowym tego rodzaju dokumencie. - Ta z pozoru nadmierna staranność spowoduje, że nikt nie będzie mógł podważyć uchwał przegłosowanych choćby częściowo w postaci elektronicznej - podkreśla mec. Tomasz Kurek, partner kierujący Departamentem Nieruchomości i Budownictwa w warszawskiej kancelarii CMS Cameron McKenna.

Wspólnota mieszkaniowa powstaje z mocy samego prawa. Nie jest do tego potrzebna ani wola jej zawiązania, jak to ma miejsce np. w przypadku spółdzielni, spółki czy stowarzyszenia, ani jakiekolwiek działanie ukierunkowane wyłącznie na jej utworzenie. Zawsze mamy z nią do czynienia tam, gdzie pojawia się co najmniej dwóch właścicieli lokali w budynku składającym się z więcej niż jednej takiej wydzielonej nieruchomości. I nie ma znaczenia, czy są to mieszkania, czy lokale użytkowe. Wspólnota mieszkaniowa powstaje więc na skutek wyodrębniania własności lokali, czyli dzielenia jednej nieruchomości budynkowej na wiele nieruchomości lokalowych.

Czym innym jest zarząd wspólnoty, rozumiany jako gremium zarządzające nieruchomością wspólną czy de facto sprawami wspólnoty, a czym innym zarządca. Właściciele lokali mogą bowiem w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później, w formie aktu notarialnego, określić sposób zarządzania nieruchomością wspólną. W szczególności wolno im powierzyć zarząd osobie fizycznej lub prawnej. I w razie sukcesywnego wyodrębniania lokali przyjęty przez dotychczasowych współwłaścicieli sposób zarządu nieruchomością wspólną odnosi skutek także wobec każdego kolejnego nabywcy lokalu. Zmiana ustalonego w ten sposób sposobu zarządzania nieruchomością wspólną może nastąpić w uchwale właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza. Wówczas stanowi ona podstawę wpisu do księgi wieczystej. Gdyby zaś sposobu zarządu nie określono w umowie notarialnej ani w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza, we wspólnocie obowiązują zasady określone w ustawie o własności lokali (art. 18 u.o w.l.).

Dobrą praktyką jest, że jeśli ktoś nie zamierza przyjść na zebranie, to powinien udzielić pisemnego pełnomocnictwa do głosowania w swoim imieniu. Może wybrać do tego właściciela lokalu lub kogokolwiek innego, choć z oczywistych względów osoba taka powinna się orientować w sprawach wspólnoty.

Obecność właściciela lub jego pełnomocnika nie wpływa wprawdzie na ważność zebrania (nie trzeba go powtarzać, jeżeli zostało prawidłowo zwołane, nawet gdyby przybyła na nie znikoma liczba osób), ale ułatwia podejmowanie uchwał. Zapadają one bowiem większością głosów, którą liczy się albo według ilości udziałów, albo metodą jeden właściciel - jeden głos, jeśli wcześniej w umowie lub w uchwale tak postanowiono.

I choć niemal zawsze, tzn. nawet gdyby na zebraniu stawił się jeden właściciel, można je przeprowadzić i podjąć próbę rozstrzygnięć we wszystkich sprawach należących do porządku dziennego, to kłopot polega na tym, że uchwały częściowo przyjęte lub odrzucone trzeba wówczas poddać dodatkowemu głosowaniu. Dopuszczalna jest bowiem forma indywidualnego zbierania podpisów. Wówczas wyznaczona przez zarząd lub zarządcę osoba roznosi nieobecnym na spotkaniu treść uchwały i uzyskuje ich parafę w jednej z trzech rubryk: za, przeciw lub wstrzymał się od głosu. Dopiero po zsumowaniu preferencji wyrażonych w dwóch formach głosowania uzyskuje się ostateczny wynik. Trzeba przy tym pamiętać, że o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie. Jest to jego niepodważalne prawo.

Członkowie wspólnoty muszą móc ocenić na dorocznym zebraniu działalność zarządu i zarządcy. Dlatego wcześniej powinni się zapoznać ze sprawozdaniem za ostatni rok. Jeżeli zarządca nie został ustanowiony w akcie notarialnym (tak, jak to przewiduje art. 18 u.o.w.l.), to firmuje je zarząd niezależnie od tego, że przygotowuje je przeważnie wynajęta firma zarządzająca. Niepodpisane sprawozdanie stanowi jedynie projekt dokumentu. Z tego powodu nie może być podstawą skwitowania, którego udziela się zarządowi. Sprawozdanie zazwyczaj zawiera część opisową mówiącą, co zrobił zarząd i zarządca, a także finansową, czyli analizę wykonania planu gospodarczego zarządzania nieruchomością wspólną. Czasem dołączane są kopie faktur wystawianych przez dostawców mediów. I jeśli wspólnota zamiast zysków zanotowała straty, przyjęte sprawozdanie jest podstawą żądania ich pokrycia przez właścicieli lokali. Oczywiście w praktyce zarówno zarządy, jak i zarządcy niekiedy nie przestrzegają obowiązku tak starannego informowania właścicieli lokali, niemniej ci ostatni mają takie prawo. I jeśli są niezadowoleni z postępowania zarządzających osób, powinni je wymienić, ustanawiając nowy zarząd lub zarządcę czy rozwiązując umowę z firmą administrującą.

Sposób prowadzenia zebrania nie został uregulowany w ustawie. Zawsze jest jednak potrzebny przewodniczący. Może nim być dowolna osoba - ktoś z zarządu, jeden z właścicieli niezaangażowanych w prowadzenie spraw wspólnoty albo pracownik firmy zarządzającej. Zebranie powinno być protokołowane. Zazwyczaj może to czynić dowolna osoba, ale kiedy zaplanowano zmianę sposobu zarządzania nieruchomością wspólną, ustanowionego pierwotnie w akcie notarialnym, to przynajmniej uchwałę w tej sprawie musi zaprotokołować notariusz (taki dokument będzie podstawą wpisu do księgi wieczystej).

Zebranie udziela zarządowi absolutorium. Jest to wyraz akceptacji dla finansowej działalności gremium prowadzącego sprawy wspólnoty. Wiąże się z zatwierdzeniem bądź odmową zatwierdzenia rocznego sprawozdania. Niemniej nawet przyjęcie sprawozdania nie musi skutkować udzieleniem absolutorium. Tyle że samo nieudzielenie skwitowania nie powoduje automatycznie odwołania członków zarządu z pełnionej funkcji. Żeby wymienić cały zarząd lub poszczególnych jego członków, właściciele lokali muszą podjąć stosowne uchwały (odwołującą i powołującą nowe osoby). Poza tym, bez względu na to, czy zarząd uzyskał absolutorium, czy nie, jego członkowie odpowiadają na zasadach zapisanych w kodeksie cywilnym, jeżeli wyrządzili wspólnocie szkodę. Może to być zarówno odpowiedzialność kontraktowa (dłużnik jest obowiązany do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że nie ponosi za to odpowiedzialności), jak i wynikająca z czynu niedozwolonego (kto z winy swej wyrządził szkodę, obowiązany jest do jej naprawienia).

Trzeba również pamiętać, ż nie ma obowiązku wybierania co roku zarządu. Wymiana całego tego ciała lub poszczególnych jego członków jest tylko uprawnieniem właścicieli. W dodatku nie musi się odbywać na dorocznym zebraniu, choć wówczas jest najwygodniej przegłosować taką operację.

A do zarządu wolno powołać nawet jedną osobę. Gdyby natomiast żaden zarząd we wspólnocie nie został powołany (np. dlatego, że jej członkowie nie chcą ze sobą współpracować lub pomimo powołania zarząd nie wypełniał swoich obowiązków, względnie naruszał zasady prawidłowej gospodarki), to każdy właściciel może żądać ustanowienia przez sąd zarządcy przymusowego.

Jeżeli członek wspólnoty nie zgadza się z uchwałą podjętą na zebraniu, wolno mu zaskarżyć ją do sądu. Musi jednak wówczas wykazać, że takie postanowienie większości jest niezgodne z prawem lub umową właścicieli. Dobrym argumentem jest także, że uchwała narusza zasady prawidłowego zarządzania nieruchomością wspólną. Wolno również dowodzić, że w inny sposób zagraża interesom właściciela lokalu.

Takie powództwo przeciw wspólnocie musi być wytoczone w ciągu sześciu tygodni od podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli albo od powiadomienia zainteresowanego o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów. Jednocześnie warto pamiętać, że zaskarżona uchwała jest wykonywana do czasu zakończenia sprawy, chyba że sąd postanowi inaczej.

@RY1@i02/2010/027/i02.2010.027.087.0004.001.jpg@RY2@

Wzór

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 ze zm.).

Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zm.).