Jak wspólnota powinna reagować na nieuczciwe praktyki zarządzających

Konieczność reagowania na wcale nierzadkie przejawy nieuczciwości firm zarządzających bierze się stąd, że większość wspólnot mieszkaniowych wynajmuje do prowadzenia swoich bieżących spraw profesjonalnych zarządców. Dzieje się tak zarówno w małych wspólnotach, czyli liczących nie więcej niż siedem mieszkań i lokali użytkowych, jak i we wspólnotach dużych. I nie ma w tej kwestii żadnego znaczenia, że pierwsze rządzą się przepisami kodeksów cywilnego i postępowania cywilnego o współwłasności, a drugie przede wszystkim regulacjami ustawy o własności lokali. Dla kontroli firm zarządzających ważniejsze jest, w jaki sposób została z nimi podpisana umowa. W praktyce oznacza to, że ważny jest zakres kompetencji zarządcy i metoda kontroli sprawowanej przez członków wspólnoty, czyli właścicieli lokali. Zawsze warto więc zawczasu rozważyć, jaki sposób zarządzania nieruchomością wspólną członkowie wspólnoty uważają za najbardziej przejrzysty.

Rządzący niepodzielnie

Zarówno w małych, jak i w dużych wspólnotach zdarza się, że zarząd nieruchomością wspólną - co w praktyce sprowadza się do zarządzania wszystkimi gospodarczymi sprawami wspólnoty - należy z mocy umowy niepodzielnie do zarządcy. Na przykład w dużych wspólnotach - co najczęściej niepokoi czytelników - dzieje się tak, gdy powstała ona w budynku, w którym mieszkania sprzedaje deweloper. Wówczas już w pierwszej umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokalu (zawieranej - co oczywiste - w formie aktu notarialnego) zarządzanie nieruchomością wspólną zostaje powierzone zarządcy deweloperowi. Ma on w takich sytuacjach w swojej strukturze licencjonowanego zarządcę i całą infrastrukturę księgową i remontową. Dzięki temu może - przynajmniej w teorii - sprawnie zarządzać sprawami budynku i związaną z nim ziemią, garażami itd. Tym bardziej, że na początku ów deweloper zarządca jest właścicielem większościowym i nie chce wypuszczać z rąk swoich de facto spraw na rzecz nielicznych jeszcze nowych właścicieli.

Wtedy właśnie najtrudniej jest właścicielom pozostałych lokali po pierwsze złapać za rękę zarządcę i bez dodatkowych nakładów, np. na audytora, sprawdzić księgi rachunkowe wspólnoty, a po drugie - po dobroci wymóc jakąkolwiek zmianę w sposobie zarządzania. Dotyczy to m.in. wykończenia budowanych garaży czy prowadzenia wszelkich innych inwestycji i remontów.

Właśnie dlatego w momencie, kiedy deweloper zarządca sprzeda tyle mieszkań i lokali użytkowych, że nowi właściciele zaczną dysponować większością głosów przy podejmowaniu uchwał, warto sprowadzić na doroczne zebranie wspólnoty notariusza. Potrzebny jest on bowiem do zaprotokółowania uchwały, w której właściciele zmienią sposób zarządzania nieruchomością wspólną na taki, który pozwoli im wybierać spośród siebie społeczny zarząd.

Nic nie stoi wtedy na przeszkodzie wynajęciu firmy, należącej do dowolnego profesjonalnego zarządcy, do zajmowania się codziennymi sprawami wspólnoty. Sytuacja będzie się jednak różnić od stanu, w którym zarządca decydował o wszystkim właściwie bez kontroli nad sobą. Bo chociaż zawsze - i w pierwszej, i w drugiej sytuacji - każdy właściciel nieruchomości ma ustawowo zapisane prawo, a nawet obowiązek współdziałania w zarządzaniu nieruchomością wspólną, to jednak czynności określane jako zwykły zarząd (związany z podejmowaniem decyzji i czynności w codziennych sprawach) zarząd podejmuje samodzielnie. Tym samym firma zarządzająca pełniąca rolę zarządu nie musi operacyjnie słuchać mniejszościowych właścicieli. Dlatego bardzo trudno jest jej w takich sytuacjach wykazać, że dba jedynie o własne, a nie o interesy wspólnoty, czy np. że zleca i przyjmuje niepotrzebne roboty, biorąc prezenty od wykonawców lub przepłacając zaprzyjaźnionych fachowców. [Przykład 1]

Wniosek z tego płynie taki, że właściciele lokali, którzy zawarli notarialną umowę o zarządzanie z firmą zarządzającą, mają niezwykle ograniczone możliwości kontroli i reagowania nawet na ewidentnie nieprawidłowe działanie zarządcy. Nie wyklucza to oczywiście pozwania nierzetelnej firmy (choćby należała do dewelopera mającego większość głosów we wspólnocie) w wypadku stwierdzenia ewidentnych naruszeń interesów pozostałych właścicieli. Jest to jednak droga kosztowna i żmudna. Tym bardziej że skarżący zarządcę właściciele lokali muszą zebrać i przedstawić już w pozwie dowody świadczące o słuszności swego żądania.

Równie trudne jest uzasadnienie doniesienia o popełnieniu przestępstwa oszustwa, a więc wykazanie organom ścigania, że zarządca doprowadził właścicieli lokali do niekorzystnego rozporządzenia ich majątkiem, np. wprowadzając ich w błąd lub wykorzystując ich niezdolność do należytego pojmowania działania, na jakie zostali namówienie. Konieczne jest przy tym wykazanie, że zarządca dopuścił się nieuczciwości po to, żeby dla siebie osiągnąć materialną korzyść. [Przykład 2]

Z zarządem społecznym

Chociażby po to, żeby mieć łatwiejszą kontrolę nad wynajętą firmą, warto przejść na ogólne zasady zarządzania zapisane w ustawie o własności lokali. Wygląda to przeważnie tak, że właściciele mieszkań i lokali (niezwiązani już notarialną umową o zarząd ich nieruchomością wspólną) podejmują większością głosów uchwałę o wyborze zarządu społecznego. Mogą w ten sposób powołać jedną lub kilka osób spośród swego grona czy nawet kogoś niebędącego właścicielem. Oczywiście z praktycznych względów lepiej, by był to mieszkaniec budynku wspólnoty lub ktoś spokrewniony z właścicielem.

Taki zarząd, jeżeli nawet sam nie prowadzi wszystkich codziennych spraw wspólnoty, to de facto pełni rolę organu kontrolnego, mimo że nie zostało to tak określone w ustawie. Powstaje jednak sytuacja, w której członkowie zarządu - podpisując umowę z licencjonowanym zarządcą - mogą i powinni zostawić dla siebie prawo podpisywania kolejnych umów. Nie zmieni to oczywiście tego, że przeważnie nie są oni w stanie od razu sprawdzić wszystkiego, co robi firma zarządzająca (np. wybierając zaprzyjaźnionych fachowców do robienia dużych remontów w budynku wspólnoty, kupując niezbędną w takich sytuacjach dokumentację czy przyjmując wykonanie robót, które nie zostały idealnie wykonane). Nie zawsze bowiem mieszkają we wspólnocie i chcą się angażować jako członkowie zarządu profesjonaliści: architekci, budowlańcy, księgowi czy prawnicy. Jest natomiast pierwszym dowodem złego zarządzania potrzeba wynajmowania dodatkowych specjalistów do kontrolowania poczynań zarządcy. Bywa to jednak konieczne w sytuacji, w której wspólnota musi pozwać zarządcę z powodu dopuszczenia się przez niego oszustwa lub choćby tylko zaniedbania, które naraziło właścicieli lokali na poważne straty. [Przykład 3]

Czasem trzeba pozwać

Jeżeli wspólnota ma już rozsądny, społeczny zarząd i dobrze podpisaną umowę z firmą zarządzającą, warto przejrzeć wszystkie podpisane wcześniej umowy - o wywóz śmieci, o sprzątanie, o naprawy, remonty i konserwacje czy o dzierżawę lub najem pomieszczeń, ścian i dachów na usługi, reklamy, względnie anteny telefonii komórkowych. Jeśli okaże się, że którykolwiek z tych kontraktów nie spełnia warunków, jakie powinna mieć zapewniona wspólnota, to należy go wypowiedzieć. W nowych umowach warto zapisać zabezpieczenia, takie jak kary umowne w relacjach z wykonawcami remontów, albo odsetki, gdy chodzi o zobowiązania pieniężne wobec wspólnoty (np. kiedy reklamodawcy mają zapłacić za wywieszenie billboardów), czy prawo odstąpienia.

Gdyby jednak w którejkolwiek sytuacji - czy to zarządu na podstawie umowy notarialnej, czy nawet na podstawie umowy-zlecenia - okazało się, że firma zarządzająca naraziła wspólnotę na straty swoim działaniem lub zaniechaniem, to trzeba ją pozwać.

Ważne

Licencjonowany zarządca musi wykupić obowiązkowe ubezpieczenie z tytułu prowadzonej działalności zawodowej. W razie bowiem spowodowania swoją pracą szkód może być pociągnięty do odpowiedzialności materialnej przez wspólnotę mieszkaniową. I tylko dzięki ubezpieczeniu klient może bez obaw o skuteczność swych starań dochodzić naprawienia szkody w pełnej lub zbliżonej do tej kwoty wysokości. Może bowiem żądać należności również od ubezpieczyciela, który sprzedał zarządcy polisę

PRZYKŁADY

1 Kiedy najłatwiej jest sprawdzić działania zarządcy we wspólnocie

Członkowie wspólnot mogą w każdej chwili sprawdzić wszystkie dokumenty podpisywane w imieniu wspólnoty, także księgi rachunkowe. Inną dobrą okazją do kontroli zarządu i firmy zarządzającej jest obowiązkowe doroczne zebranie właścicieli. Musi być na nim dokonana ocena pracy zarządu lub zarządcy, jeżeli zarządza on sprawami wspólnoty na podstawie umowy notarialnej. Również uchwalanie planu gospodarczego na kolejny rok powinno wiązać się z relacją na temat wykonania planu za poprzedni rok. Tym bardziej, że do zawiadomienia o takim zebraniu powinny być dołączone dokumenty mówiące o sposobie wykorzystania funduszy wspólnoty. Właściciele mieszkań, jeżeli nawet nie umieją udowodnić, że zarządca używa pieniędzy niegospodarnie, powinni rozwiązać z nim umowę. Tyle że jeśli nie potrafią wykazać sprzeniewierzenia, nie mogą żądać zwrotu pieniędzy.

2 Czy we wspólnocie może działać zarządca powołany notarialnie i społeczny zarząd

Jest to niemożliwe. Wypowiedział się w tej sprawie nawet Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach (sygn. akt II SA/Gl 545/10). Dopuszczalna jest natomiast zmiana takiego sposobu zarządu w uchwale właścicieli zaprotokołowanej przez notariusza. Wolno ją podjąć na dorocznym zebraniu lub na innym specjalnie zwołanym. Jedyny problem polega na tym, że potrzebna jest większość głosów liczona udziałami w nieruchomości wspólnej. Tym samym ma to związek z wielkością posiadanych lokali przez właścicieli niezadowolonych z dotychczasowego zarządzania. Trzeba przy tym pamiętać, że zebranie, które nie zostanie zwołane przez zarządcę, może być zorganizowane na wniosek grupy osób dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej.

3 Czy zarządca może nie wykonywać potrzebnych remontów budynku wspólnoty

Niestety zarządca może mieć rację. Trzeba jednak sprawdzić dane księgowe, które powinny wynikać z dokumentów dołączonych do zaproszenia na doroczne zebranie właścicieli. Czytelnik może też zażądać informacji na własną rękę. Wyjściem z sytuacji byłoby uchwalenie wyższych wpłat na fundusz remontowy. To pozwoliłoby na zaciągnięcie kolejnego kredytu, ponieważ banki domagają się wkładu własnego.

Co się zaś tyczy wynagrodzenia zarządcy, to jego wysokość zależy od woli wspólnoty i określana jest zazwyczaj jako iloraz umówionej kwoty (typowej w danej miejscowości, w podobnych do siebie budynkach) i powierzchni użytkowej domu, nie licząc części wspólnych. Jeśli jednak członkowie chcieliby zmienić to postanowienie kontraktu, mogą to zrobić w każdej chwili. Jeśli natomiast firma zarządzająca nie zgodzi się, można ją zwolnić. Gdyby chodziło o zarządcę powołanego w akcie notarialnym, do uchwały w sprawie zmiany sposobu zarządu trzeba wezwać notariusza.

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.)

Ustawa z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 80, poz. 903).

Ustawa z 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 261, poz. 2603 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 12 października 2010 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zarządcy nieruchomości (Dz.U. nr 205, poz. 1359).