Dokumenty oddaj specjalistom

W większości firm z biegiem lat gromadzi się mnóstwo różnych dokumentów. Tymczasem przedsiębiorcy - ze względu na koszty - starają się ograniczać zajmowaną powierzchnię i po pewnym czasie mają kłopoty z przechowywaniem we właściwych warunkach całej dokumentacji. Jak można temu zaradzić?

Warto rozważyć oddanie dokumentów na przechowanie wyspecjalizowanemu podmiotowi. Co prawda za taką usługę będzie trzeba zapłacić, ale jednocześnie uniknie się wydatków np. na wynajem dodatkowych pomieszczeń. Poza tym dokumentacja będzie przechowywana w odpowiednich warunkach i pod okiem specjalistów. Żeby jednak tak było, przedsiębiorca zainteresowany oddaniem swoich dokumentów zewnętrznemu podmiotowi powinien najpierw upewnić się, czy ten podmiot jest do tego uprawniony. Organem prowadzącym rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych - bo tak się ich nazywa - jest marszałek województwa. Zatem w urzędzie marszałkowskim można sprawdzić potencjalną firmę, która ma przejąć dokumentację.

Gdy przedsiębiorca już wybierze uprawnionego przechowawcę akt, to na co musi zwrócić szczególną uwagę w zawieranej umowie?

Należy w niej dokładnie określić zadania, jakie ma wykonać podmiot będący przechowawcą. Powinien on zobowiązać się do przyjęcia na przechowanie oraz do administrowania dokumentacją przedsiębiorcy składającego takie akta. Dokumentację tę warto wyszczególnić w osobnym załączniku do umowy, nadając mu określony numer - zazwyczaj pierwszy. Jednocześnie konieczne jest ustalenie, gdzie konkretnie przechowawca będzie składował i administrował powierzoną mu dokumentacją. W oddzielnym zapisie umowy warto również zobowiązać przechowawcę do tego, żeby powiadamiał składającego o ewentualnej zmianie miejsca administrowania dokumentacją. Trzeba przy tym ustalić formę oraz konkretny termin powiadamiania o takiej zmianie. Praktykowane jest rozwiązanie polegające na tym, że przechowawca zobowiązuje się powiadamiać pisemnie składającego na 14 dni przed planowaną zmianą. Jednocześnie należy zamieścić zapis przewidujący, że jeżeli firma składająca akta nie wyrazi zgody na proponowaną zmianę miejsca, w którym przechowawca zamierza administrować dokumentacją, to powinna mieć prawo wypowiedzieć umowę - i to ze skutkiem natychmiastowym.

Jak określić warunki, w jakich powinny być składowane dokumenty?

W umowie trzeba zobowiązać przechowawcę do składowania dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami archiwalnymi, a także do przestrzegania przepisów przeciwpożarowych, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zabezpieczania przechowywanej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem i kradzieżą. Zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych akt ma decydujące znaczenie. Poziom zabezpieczeń powinien być wprost proporcjonalny do ważności i poufności dokumentów. W rezultacie, jeśli zachodzi taka potrzeba, to strony powinny w umowie ustalić podwyższony standard bezpieczeństwa przeciwpożarowego, wymóg zastosowania szaf pancernych, całodobowego monitoringu i odpowiednich systemów alarmowych. Przynajmniej w zakresie ważniejszej dokumentacji należałoby zastrzec obowiązek tworzenia kopii zapasowych, jak również należałoby się upewnić, czy przechowawca posiada wystarczające ubezpieczenie OC. Obecnie coraz więcej dokumentów zapisywanych jest na nowoczesnych nośnikach danych związanych ze stosowaniem rozwiązań informatycznych. Jeżeli część dokumentów przekazywana jest na takich właśnie nośnikach danych, to warto szczegółowo określić dodatkowe wymogi ich przechowywania, m.in. odpowiednią temperaturę czy wilgotność powietrza.

Jak w umowie uregulować sprawy związane z zachowaniem poufności dokumentów, których administrowaniem ma zająć się podmiot zewnętrzny?

Zapisy dotyczące poufności muszą - ze względu na ochronę interesów przedsiębiorcy przekazującego akta - możliwie szeroko określać zakres dokumentów, które powinny zostać szczególnie zabezpieczone przed ujawnianiem ich treści. Celowe jest zamieszczenie zapisu przewidującego zachowanie w poufności wszelkich informacji pozyskanych w związku z wykonywaniem umowy i dotyczących dokumentacji lub składającego. To postanowienie powinno pozostać w mocy mimo ewentualnego wypowiedzenia lub rozwiązania umowy. Szczególną ochroną trzeba objąć dane osobowe. Administrator danych osobowych (a więc przedsiębiorca) może powierzyć ich przetwarzanie (czyli przechowywanie) innemu podmiotowi (tzw. procesorowi). W tym zakresie umowa powinna w miarę precyzyjnie określać środki zabezpieczające takie dane. Ponieważ są to wymogi szczegółowe, więc najlepiej wymienić je w osobnym załącznik do umowy (mającym kolejny numer).

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca oddający akta na przechowanie będzie musiał z nich skorzystać.

Dlatego przechowawca powinien zobowiązać się w umowie do administrowania aktami w sposób zapewniający składającemu wgląd w dokumentację w każdej chwili (jednak po wcześniejszym poinformowaniu przechowawcy). Ponadto umowa powinna też przewidywać, że przechowawca jest zobowiązany udostępnić - w miarę możliwości za uprzednim powiadomieniem składającego - dokumentację lub dane w niej zawarte uprawnionym organom administracji rządowej, organom wymiaru sprawiedliwości oraz wszelkim organom emerytalno-rentowym.

Jak uregulować sprawy wynagrodzenia za przechowywanie akt?

Najlepiej ustalić, że zapłata ustalonego wynagrodzenia zostanie dokonana przez składającego w określonym terminie - przykładowo 14 dni - od dnia otrzymania przez składającego prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na określony rachunek bankowy. W praktyce umowy przewidują, że za dzień zapłaty uważany jest dzień obciążenia rachunku składającego. W umowie warto też jednoznacznie rozstrzygnąć, że umówione wynagrodzenie wyczerpuje roszczenia finansowe przechowawcy. W przeciwnym wypadku przechowawca dokumentacji będzie miał możliwość - na podstawie przepisów kodeksu cywilnego - żądać zwrotu celowych wydatków wraz z ustawowymi odsetkami czy też domagać się zwolnienia od zobowiązań wziętych na siebie w związku z należytym przechowaniem dokumentacji.

@RY1@i02/2014/184/i02.2014.184.13000020b.802.jpg@RY2@

Przemysław Walasek, adwokat, partner w Kancelarii Taylor Wessing e|n|w|c w Warszawie

Rozmawiał Krzysztof Tomaszewski