Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (obecnie prowadzona przez ministra gospodarki) zastąpiła z dniem 1 lipca 2011 r. ewidencje działalności gospodarczej prowadzone przez poszczególne gminy, miasta oraz miasta na prawach powiatu. Ma to być dalszy etap informatyzacji publicznych rejestrów gospodarczych (w tym Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego, elektronicznych ksiąg wieczystych czy też obwieszczeń o egzekucjach prowadzonych przez komorników). Wprowadzenie centralnej ewidencji nie likwiduje natomiast rejestru przedsiębiorców prowadzonego w ramach Krajowego Rejestru Sądowego.

Minister właściwy ds. gospodarki od 1 lipca 2011 r. ma kompetencje do prowadzenia działań ewidencyjnych, co oznacza, że nastąpiła centralizacja całego systemu. Kompetencje te utraciły natomiast organy gmin (wójtowie, burmistrzowie, prezydenci miast) właściwe ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy podlegającego rejestracji (jako zadanie zlecone administracji rządowej). Nie oznacza to, że organy gmin przestały się całkowicie zajmować sprawami ewidencji działalności gospodarczej - jednym z takich zadań jest przyjmowanie wniosków o wpis do centralnej ewidencji, ich weryfikacja formalna, wydawanie pokwitowań ich złożenia, jak również przekształcanie wniosków złożonych w formie pisemnej na wersję elektroniczną, aby przesyłać je do centralnej ewidencji (tak wynika z art. 26 ust. 2 ustawy).

● Organy gmin nadal są też jednak właściwe w sprawach osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą, które ją zakończyły do 1 lipca 2011 r. W gminach jest też archiwizowana dokumentacja związana z tymi sprawami (art. 66 ust. 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2009 r. nr 18, poz. 97). W poprzednim stanie prawnym istniała możliwość przeglądania przez każdego zainteresowanego akt ewidencyjnych przedsiębiorcy wpisanego do gminnej ewidencji. Także obecnie odpowiednie gminy powinny udostępniać taką dokumentację zainteresowanym osobom. Akta ewidencyjne powinny znajdować się w ostatnim właściwym organie gminy, dlatego warto pamiętać, żeby były one przekazywane np. w razie zmiany miejsca zamieszkania przedsiębiorcy albo reformy podziału terytorialnego kraju (likwidacji, powstania lub połączenia się jakichś gmin) zgodnie z nową właściwością.

● Ewidencja jest obecnie prowadzona w systemie teleinformatycznym. Powstała też strona internetowa www.firma.gov.pl, która ma ułatwiać dostęp do danych o osobach fizycznych w całym kraju prowadzących działalność gospodarczą.

W poprzednim stanie prawnym ewidencja prowadzona przez gminy w systemie informatycznym była jawna, dane dostępne dla każdego żądającego bez konieczności wykazywania interesu prawnego, ale dostęp do nich w praktyce nie był łatwy. Tylko niektóre gminy (np. Miasto Stołeczne Warszawa) decydowały się na ujawnianie ewidencji na swoich stronach internetowych dostępnych dla ogółu zainteresowanych. Pełny dostęp dotyczył tylko zajmujących się ewidencjonowaniem, czyli organów gmin.

● Art. 23 ust. 3 ustawy określa zadania, jakie ma spełniać nowa ewidencja. Chodzi głównie o gromadzenie, utrwalanie i przetwarzanie danych, informacji oraz przechowywanie dokumentów dostarczanych przez przedsiębiorców. Jednocześnie zadaniem ewidencji jest udostępnianie danych o przedsiębiorcach wszystkim zainteresowanym, a ponadto obowiązuje domniemanie, że informacje wpisane do CEIDG są prawdziwe (art. 33 ust. 1 ustawy). Ma to chronić bezpieczeństwo obrotu.

Jednym z zadań CEIDG jest umożliwienie wglądu do danych zgromadzonych i bezpłatnie udostępnianych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego. Jest ona tworzona przez ministra sprawiedliwości i ma swoje oddziały przy gospodarczych sądach rejonowych. Jej funkcjonowanie i zadania reguluje art. 4 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.). Centralna Informacja KRS udostępnia bezpłatnie niektóre dane w ogólnodostępnych sieciach teleinformatycznych, w tym przez stronę internetową ms.gov.pl. Bezpłatnie udostępniane są m.in. aktualne informacje o podmiotach wpisanych do Rejestru oraz lista dokumentów zawartych w katalogu dokumentów spółek (art. 4 ust. 4a ustawy o KRS). Inne dane udostępniane bezpłatnie to lista podmiotów, wobec których w rejestrze przedsiębiorców wpisano informację o ogłoszeniu upadłości. Lista taka zawiera następujące informacje: nazwę lub firmę, numer KRS, numer NIP, siedzibę przedsiębiorcy, datę wydania orzeczenia o ogłoszeniu upadłości wraz z określeniem sposobu prowadzenia postępowania upadłościowego, sygnaturę sprawy i określenie sądu ogłaszającego upadłość, jak również datę oraz sposób zakończenia postępowania upadłościowego (art. 4 ust. 4b ustawy o KRS).

Możliwe jest też ustalenie terminu i zakresu zmian wpisów w CEIDG oraz tego, który organ je wprowadził. Można więc ustalić, kto, kiedy - z urzędu, czy na wniosek - zmieniał dane w ewidencji.

● Art. 24 ust. 1 przewiduje ułatwienie w przekazywaniu danych oraz informacji do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz z powrotem (do urzędów gmin, urzędów statystycznych, skarbowych, ZUS oraz innych organów zajmujących się rejestracją przedsiębiorców lub prowadzących odrębne rejestry np. podmiotów uprawnionych do wykonywania określonej działalności). Cały proces ma się odbywać - co do zasady - za pośrednictwem platformy usług administracji publicznej. Ewentualnie uzupełniająco można stosować inne sposoby, ale muszą to być środki komunikacji elektronicznej (np. poczta elektroniczna).

Niezależnie od tego, czy przedsiębiorcy zdecydują się na formę elektroniczną, czy też wybiorą formę pisemną, obowiązują ich ujednolicone wzory wniosków zamieszczone na elektronicznej platformie usług administracji publicznej, albo na stronie www.firma.gov.pl. Można je otrzymać także bezpośrednio w urzędzie gminy. Ujednolicone wzory dokumentów gwarantują, że standardowe wnioski będą zawierały wszystkie wymagane przepisami informacje, dane i załączniki. Dane zawarte w formularzach trafiają nie tylko do organu rejestrowego, ale - zgodnie z zasadą jednego okienka - są przekazywane także innym podmiotom: podatkowym, ubezpieczeniowym, statystycznym, rejestrowym itp. Stąd potrzeba standaryzacji formularzy rejestrowych.

● Wzory wniosków są udostępniane wszystkim zainteresowanym bezpłatnie. Ma to ułatwić skorzystanie z nich nie tylko Polakom, ale także obywatelom innych państw, którzy chcą i mogą w Polsce założyć i prowadzić działalność gospodarczą. Pełną listę takich podmiotów (oraz członków ich rodzin, którzy mogą w niektórych przypadkach prowadzić w Polsce działalność gospodarczą) określa szczegółowo art. 5 pkt 2-4 oraz art. 13 ustawy z 2004 r. Wzory wniosków są zamieszczone na stronie internetowej CEIDG, w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Gospodarki oraz na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.

Wpisywanie do centralnej ewidencji polega na wprowadzaniu do systemu teleinformatycznego danych, które dokładnie wymienia art. 25 ust. 1 ustawy. Większość z nich podlega zgłoszeniu już przy złożeniu wniosku o wpis przedsiębiorcy do centralnej ewidencji. Inne mogą się pojawić w ewidencji, gdy zaistnieją odpowiednie okoliczności. Dobrymi przykładami w tym względzie są: ustanowienie pełnomocnika, założenie strony www i uruchomienie poczty elektronicznej, zawarcie umowy spółki cywilnej. Dane te i informacje można podzielić na dwie znaczące grupy - pierwsza z nich jest bardzo obszerna i stanowi katalog obowiązkowy. Brak tych danych i informacji uniemożliwia rejestrację. Druga grupa (znaczne mniejsza) to dane i informacje, które należy podać, ale tylko wtedy, gdy zainteresowany podmiot nimi dysponuje. Do nich zalicza się np. adres strony internetowej oraz poczty elektronicznej przedsiębiorcy.

● W porównaniu z poprzednim stanem prawnym zakres danych i informacji podlegających wpisowi uległ poszerzeniu. Obecnie konieczne jest podanie:

- numeru PESEL (obowiązek ten dotyczy tylko obywateli polskich, bo cudzoziemcy tego numeru nie posiadają);

- daty urodzenia. Datę tę trzeba podać niezależnie od numeru PESEL, choć dotychczas w przypadku rejestracji nowych przedsiębiorców jest ona w zasadzie jeszcze łatwa do odczytania z numeru PESEL;

- informacji o obywatelstwie polskim przedsiębiorcy, o ile takie posiada, i innych obywatelstwach przedsiębiorcy;

- daty rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej;

- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz numeru identyfikacyjnego REGON spółek cywilnych, jeżeli przedsiębiorca zawarł umowy takich spółek (dotychczas podawało się jedynie informacje o zawartych umowach spółek cywilnych);

- danych pełnomocnika upoważnionego do prowadzenia spraw przedsiębiorcy i zakresu spraw, które obejmuje dane pełnomocnictwo - jeśli przedsiębiorca udzielił ogólnego pełnomocnictwa i zgłosił to we wniosku o wpis do CEIDG;

- informacji o ustanowieniu opieki;

- informacji o przekształceniu przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową (z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjną). Wcześniej podawanie takich informacji nie było wymagane, bo dopiero od 1 lipca 2011 r. ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm. - dalej k.s.h. ) - art. 584¹ - 584¹³ k.s.h.) - dopuszcza możliwość bezpośredniego przekształcenia osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę z o.o. albo akcyjną;

- informacji o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej albo o zakazie wykonywania określonego zawodu, którego wykonywanie przez przedsiębiorcę podlega wpisowi do CEIDG;

- informacji o zakazie prowadzenia działalności związanej z wychowaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub z opieką nad nimi.

● Obecnie wpisowi do centralnej ewidencji nie podlegają dane i informacje, które wcześniej były wpisywane. Chodzi o informacje dotyczące udzielenia, zmiany i cofnięcia koncesji, jak również stwierdzające jej wygaśnięcie. Wpis do centralnej ewidencji nie obejmuje też danych o wpisie do rejestru działalności regulowanej (bądź o wykreśleniu z tego rejestru, jak też o uzyskaniu zezwolenia, licencji albo ich cofnięciu). Nie oznacza to jednak, że centralna ewidencja nie będzie dysponować takimi danymi i informacjami. Do końca 2011 r. wszystkie organy koncesyjne i reglamentacyjne musiały bowiem przekazać odpowiednie dane i informacje o przedsiębiorcach do centralnej ewidencji. Podstawą prawną był art. 67 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2009 r. nr 18, poz. 97). Dane dotyczące koncesji, licencji oraz rejestrów działalności regulowanej, które obejmują poszczególnych przedsiębiorców, mogą też być udostępnianie przez centralną ewidencję. Tak wynika z art. 37 ust. 2 ustawy.

Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy wpisowi do centralnej ewidencji podlega firma przedsiębiorcy. Chodzi o nazwę, pod którą działa przedsiębiorca. Pozwala ona na identyfikację przedsiębiorcy. Firma pełni też funkcję nazwy handlowej, pod którą przedsiębiorstwo występuje w obrocie gospodarczym. Firmą osoby fizycznej (czyli takiej, która prowadząc działalność gospodarczą podlega wpisowi do centralnej ewidencji) jest jej imię i nazwisko, z tym że nie wyklucza to włączenia do niej pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych. Nie jest natomiast wystarczające, aby wskazać jako firmę przedsiębiorcy osoby fizycznej tylko jego nazwę handlową, bez imienia i nazwiska. Tak wynika z art. 43⁴ kodeksu cywilnego, który zawiera definicję firmy osoby fizycznej.

● Dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą istotne znaczenie ma rozróżnienie między firmą a podmiotem prowadzącym działalność. Potwierdza to wyrok WSA w Warszawie z 9 marca 2007 r. (sygn. VI SA/Wa 2305/06). Sędziowie stwierdzili w tym orzeczeniu, że "firma prowadzona przez osobę fizyczną nie może być stroną postępowania administracyjnego. Wynikająca z przepisów prawa okoliczność, iż osoba fizyczna działa pod określoną firmą, a firma ta stosownie do art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy (...) podlega wpisowi do ewidencji, stanowiąc wraz z innymi danymi o zakresie tego wpisu, nie może mieć wpływu na to, że stroną postępowania administracyjnego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą jest zawsze tylko przedsiębiorca, tzn. określona osoba fizyczna lub prawna prowadząca tę działalność". Podobna zasada obowiązuje przy zawieraniu umów. Stroną umowy jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą (np. Jan Kowalski), a nie firma, pod którą prowadzi biznes (np. Jan Kowalski Janko-Konsulting).

● Zasady nadawania numerów PESEL, REGON, NIP oraz obywatelstwa polskiego, które trzeba wskazać zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 1 - 4 ustawy, regulują odrębne przepisy:

- ustawa z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz.U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.),

- rozporządzenie Rady Ministrów z 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń, oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (Dz.U. z 1999 r. nr 69, poz. 763 ze zm.),

- ustawa z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. z 2004 r. nr 269, poz. 2681 ze zm.),

- ustawa z 15 lutego 1962 r. o obywatelstwie polskim (Dz.U. z 2000 r. nr 28, poz. 353 ze zm.).

Warto podkreślić, że często dochodzi do sytuacji, gdy osoba fizyczna, która zamierza podjąć działalność gospodarczą, posiada już co prawda PESEL i NIP, ale nie ma numeru REGON. Dlatego przepisy przewidują możliwość jednoczesnego wystąpienia o nadanie numeru REGON i wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Tak wynika z par. 4b rozporządzenia z 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej, w tym wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń, oraz szczegółowych warunków i trybu współdziałania służb statystyki publicznej z innymi organami prowadzącymi urzędowe rejestry i systemy informacyjne administracji publicznej (Dz.U. nr 69, poz. 763 ze zm.) oraz z art. 25 ust. 5 pkt 1 ustawy.

Od 1 lipca 2011 r. istnieje wymóg wpisywania do centralnej ewidencji daty urodzenia przedsiębiorcy (art. 25 ust. 1 pkt 1a ustawy). Nie zawsze można bowiem odczytać ją z numeru PESEL, a ponadto nie każdy przedsiębiorca musi ten numer posiadać (np. cudzoziemcy).

Art. 25 ust. 1 pkt 5 ustawy wymaga podania danych o miejscu zamieszkania i różnego rodzaju adresach używanych przez przedsiębiorcę. Miejsce zamieszkania znajduje się tam, gdzie osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą jest zameldowana na pobyt stały. Adres przedsiębiorcy nie musi natomiast być tożsamy z adresem miejsca zameldowania, bo przedsiębiorcy wolno wskazać inny adres, pod którym przebywa w związku z wykonywaniem przez siebie działalności gospodarczej bądź adres do korespondencji (nawet gdy jest to wirtualne biuro). Gdy przedsiębiorca posiada zakład główny, oddział lub wykonuje działalność gospodarczą jeszcze gdzie indziej, to także musi wskazać adresy tych miejsc.

Należy zwrócić uwagę na to, że obecnie wpisowi do ewidencji podlega adres strony internetowej oraz poczty elektronicznej przedsiębiorcy, ale tylko wtedy, gdy zainteresowany posiada taką stronę i e-maila oraz pragnie te dane zgłosić (art. 25 ust. 1 pkt 6 ustawy). Jednocześnie nie rodzi to obowiązku założenia strony internetowej i konta poczty elektronicznej przez każdego prowadzącego działalność gospodarczą. Oznacza to, że przedsiębiorcy posiadający e-mail lub stronę www sami decydują, czy informacje o nich ujawnić w ewidencji. Podanie strony www oraz adresu poczty elektronicznej we wniosku o wpis lub ak

tualizację danych w ewidencji rodzi jednak obowiązek ich aktualizacji w razie zmiany lub zaprzestania ich używania - tak wynika z art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy. Nakazuje on przedsiębiorcy w ciągu 7 dni od dnia zmiany danych złożyć wniosek o zmianę wpisu. Nakaz dotyczy jakichkolwiek danych i informacji zawartych w art. 25 ust. 1 i 5 ustawy, a więc również kontaktu e-mail oraz strony www, jeśli wcześniej przedsiębiorca zgłosił je do ewidencji. Przedsiębiorca może też oczywiście dobrowolnie uzupełnić wniosek (dokonać aktualizacji) o te właśnie informacje.

Art. 25 ust. 1 pkt 7 ustawy nakazuje podanie daty rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej (a w zasadzie daty, od której osoba fizyczna ma zamiar podjąć taką działalność). Należy też podać rodzaje działalności gospodarczej, którymi chce się zająć przedsiębiorca. Kody PKD muszą być zgodne z tymi zawartymi w rozporządzeniu Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (DzU. z 2007 r. nr 251, poz. 1885 ze zm.). Nie każdy rodzaj deklarowanej działalności gospodarczej trzeba podjąć, często przedsiębiorcy zgłaszają do ewidencji wiele różnorodnych rodzajów działalności niejako na zapas. Niedawno było to usprawiedliwione ewentualnymi kosztami. Zmiana wpisu (a było nią także rozszerzenie lub zmniejszenie rodzajów PKD w ewidencji) wymagała bowiem uiszczenia kwoty 50 zł. Obecnie problem ten już nie istnieje, bo zgodnie z art. 29 ustawy wpisy do ewidencji oraz ich zmiany są wolne od opłat.

Dla potencjalnych kontrahentów osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą duże znaczenie mają informacje o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej - decydują one o zakresie odpowiedzialności małżonków za ich biznesowe zobowiązania. Art. 25 ust. 1 pkt 9 ustawy przewiduje, że te informacje podlegają wpisowi do centralnej ewidencji. Warto pamiętać, że małżeńska wspólność majątkowa jest w Polsce ustawowym standardem. Tak wynika z art. 31 - 47 ustawy z 25 lutego 1964 r. - Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. nr 9, poz. 59 ze zm.).

Oznacza to, że małżonkowie co do zasady pozostają we wspólności majątkowej, chyba że ją ograniczą, rozszerzą albo całkowicie wyłączą. Mogą to zrobić umownie lub sądownie.

Wpisowi do ewidencji podlegają też informacje o numerze identyfikacji podatkowej (NIP) oraz numerze identyfikacyjnym REGON spółek cywilnych, jeżeli przedsiębiorca zawarł umowy takich spółek (art. 25 ust. 1 pkt 10 ustawy), z tym że sama treść umowy spółki nie musi być ujawniana. W poprzednim stanie prawnym (do 1 lipca 2011 r.) wpisowi do centralnej ewidencji podlegała jedynie informacja o tym, czy przedsiębiorca zawarł umowę spółki cywilnej (także bez ujawniania jej treści).

Zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 11 ustawy wpisowi do centralnej ewidencji podlegają dane pełnomocników przedsiębiorcy wraz z zakresem spraw, do których załatwiania są upoważnieni. Wpis tych danych jest obowiązkowy, jeśli tacy pełnomocnicy zostali przez przedsiębiorcę ustanowieni. Dotyczy on osób, które mają pełnomocnictwa ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorcy, będzie to więc z reguły kadra zarządcza przedsiębiorcy czy osoby upoważnione do zawierania wielu standardowych umów w imieniu przedsiębiorcy (np. przedstawiciele handlowi). Nie chodzi zaś o wpisywanie do ewidencji wszystkich osób, które mają pełnomocnictwa procesowe bądź szczególne (wystawione do poszczególnych czynności). Wpisowi jako pełnomocnik nie będzie podlegał np. radca prawny reprezentujący przedsiębiorcę w drobnej sprawie sądowej o zapłatę. Zmiana lub odwołanie pełnomocnika także wymagają zmiany wpisu w centralnej ewidencji. Dane o pełnomocniku obejmują jego imię i nazwisko, datę urodzenia, jak również jego numery NIP, PESEL (o ile ten numer posiada), informację o obywatelstwie polskim, a także oznaczenie miejsca zamieszkania oraz innych adresów, pod którymi pełnomocnik wykonuje swoją pracę lub chce, aby mu doręczać korespondencję.

Wpisowi do centralnej ewidencji podlegają również informacje o zawieszeniu lub wznowieniu działalności gospodarczej. Tak wynika z art. 25 ust. 1 pkt 12 ustawy. Dokładne zasady dokonywania wpisu o zawieszeniu lub wznowieniu oraz wymagane dane i oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników określa art. 32 ust. 2 ustawy, natomiast warunki zawieszania działalności gospodarczej określa art. 14a ustawy.

Wpisu do ewidencji wymagają też pewne informacje mające zabezpieczyć pewność obrotu gospodarczego (art. 25 ust. 1 pkt 13 - 15 i pkt 16 - 17 ustawy). Dla oceny ważności czynności prawnych podejmowanych przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą ma znaczenie, czy posiada ona pełną zdolność do czynności prawnej. Dlatego wpisowi do centralnej ewidencji podlega informacja o ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych oraz o ustanowieniu opieki lub kurateli. Dla kontrahentów przedsiębiorcy mają również istotne znaczenie o jego upadłości - dlatego wpisowi podlegają informacje o wszczęciu postępowania naprawczego, o ogłoszeniu upadłości z możliwością zawarcia układu bądź obejmującej likwidację majątku dłużnika. Wpisowi do ewidencji podlega też zmiana postanowienia o ogłoszeniu upadłości z możliwością zawarcia układu na upadłość likwidacyjną, jak również informacja o zakończeniu postępowania upadłościowego. Większość z tych informacji jest zresztą publikowana nie tylko w centralnej ewidencji, ale także w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz w prasie. Do centralnej ewidencji wpisywana jest też informacja o zakazie wykonywania określonego zawodu, który nie podlega wpisowi do innych rejestrów.

Od 1 lipca 2011 r. wpisowi do centralnej ewidencji podlega też informacja o przekształceniu przedsiębiorcy w jednoosobową spółkę kapitałową (art. 25 ust. 1 pkt 15a ustawy). Spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Spółka taka pozostaje co do zasady podmiotem m.in. zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem (chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej). Spółka nie przejmuje jednak ulg podatkowych przewidzianych w przepisach prawa podatkowego. Tak wynika z art. 551 par. 5 i 584² par. 1 - 2 k.s.h. Jednocześnie oznacza to przeniesienie bieżących danych o przedsiębiorcy z centralnej ewidencji do Krajowego Rejestru Sądowego, bo z dniem przekształcenia organ ewidencyjny musi z urzędu wykreślić przedsiębiorcę z ewidencji.

Pozostałe dane podlegające wpisowi do centralnej ewidencji to informacja o zakazie prowadzenia działalności związanej z wychowaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub z opieką nad nimi, jak też informacja o wykreśleniu wpisu w centralnej ewidencji. Takie obowiązki wprowadzono od 1 lipca 2011 r.

● Wpis jest dokonany z chwilą zamieszczenia wymaganych przez art. 25 ust. 1 danych w centralnej ewidencji (wprowadzenia ich do systemu teleinformatycznego). Musi to nastąpić bezzwłocznie, w zasadzie na bieżąco, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu wniosku o wpis, jego zmianę lub wykreślenie. Ten sam wymóg dotyczy też wniosków o zawieszenie albo wznowienie prowadzenia działalności gospodarczej. Termin na dokonanie wpisu liczy się od poprawnego jego złożenia przez przedsiębiorcę (art. 27 ust. 1 - 2 ustawy). W razie złożenia niepoprawnego wniosku nie wszczyna się postępowania administracyjnego o wpis do centralnej ewidencji, a przedsiębiorca otrzymuje jedynie powiadomienie o konieczności jego korekty.

● Ponieważ niektóre dane (określone art. 25 ust. 1 pkt 13 - 19) podlegają wpisowi nie na wniosek złożony przez przedsiębiorcę, ale po ich przekazaniu przez upoważnione organy (np. sądy, kuratorów), to termin na ich wpis liczy się od momentu tego przekazania. Chodzi o informacje, które dotyczą postępowań upadłościowych i naprawczych prowadzonych wobec przedsiębiorcy, informacji o ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych lub ustanowieniu opieki albo kurateli, jak również o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej. Podobnie jest też z informacją o przekształceniu przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w jednoosobową spółkę kapitałową (z ograniczoną odpowiedzialnością albo akcyjną), informacją o zakazie wykonywania określonego zawodu, którego wykonywanie przez przedsiębiorcę podlega wpisowi do centralnej ewidencji, a także z informacją o zakazie prowadzenia działalności związanej z wychowaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub z opieką nad nimi. Z urzędu wpisywana jest do ewidencji także informacja o wykreśleniu wpisu.

Za wpis do ewidencji uważa się także jego zmianę lub wykreślenie, dokonywane zarówno z urzędu, jak i na wniosek przedsiębiorcy. W tych przypadkach też obowiązują terminy rozpatrzenia sprawy określone w art. 25 ust. 3 ustawy (czyli najpóźniej następnego dnia roboczego).

● Artykuł 25 ust. 5 i 5a ustawy jest realizacją zasady jednego okienka (oficjalnie nazywanego wnioskiem zintegrowanym). Daje możliwość złożenia we wniosku o wpis do centralnej ewidencji jednocześnie innych żądań:

- wpisu albo zmiany wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON),

- zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacyjnego numeru NIP,

- zgłoszenia płatnika składek albo jego zmiany albo zgłoszenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników,

- oświadczenia o wyborze przez przedsiębiorcę formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych albo wniosku o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej.

W praktyce oznacza to, że wniosek o wpis do centralnej ewidencji został zintegrowany z innymi wnioskami dotyczącymi wpisów w urzędowych rejestrach podatkowych, statystycznych i ubezpieczeniowych. Doszło do technicznego połączenia sposobu składania tych wniosków przy zachowaniu ich odrębności prawnej.

● Zgodnie z art. 25 ust. 7 ustawy wraz z wnioskiem o wpis do centralnej ewidencji składa się oświadczenie o braku orzeczonych - wobec osoby, której wpis dotyczy - zakazów:

- prowadzenia działalności gospodarczej,

- wykonywania określonego zawodu, którego wykonywanie przez przedsiębiorcę podlega wpisowi do centralnej ewidencji,

- prowadzenia działalności związanej z wychowaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub z opieką nad nimi.

Choć tak samo jak wniosek o wpis są traktowane wnioski o jego zmianę bądź wykreślenie, to w takich sytuacjach - z założenia - nie będzie konieczne składanie wszystkich wymienionych w art. 25 ust. 7 oświadczeń. Decyduje charakter wniosku o zmianę wpisu lub o jego wykreślenie. Każde z oświadczeń składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia (art. 233 kodeksu karnego).

● Co do zasady zgodnie z art. 33 par. 1 - 3 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r., nr 98, poz. 1071 ze zm.) pełnomocnikiem strony w postępowaniu przed organem administracji publicznej może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnik ma obowiązek dołączyć do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa (adwokat lub radca prawny, rzecznik patentowy oraz doradca podatkowy mogą sami uwierzytelniać odpisy udzielonych im pełnomocnictw lub innych dokumentów wskazujących na ich umocowanie). Tylko wyjątkowo organy administracji mogą zażądać urzędowego potwierdzenia podpisu mocodawcy. Zasady te obowiązują również w postępowaniach prowadzonych w oparciu o przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Od tej zasady art. 25a ust. 1 - 2 ustawy przewiduje istotny wyjątek. Ustanowienie pełnomocnika i wpisanie go do centralnej ewidencji ma ułatwić jego występowanie przed organami administracji publicznej. Dotyczy to zwłaszcza osób fizycznych, które nie są adwokatami, radcami prawnymi lub rzecznikami patentowymi i nie mogą same uwierzytelniać udzielonych im pełnomocnictw. Pełnomocnik nie ma obowiązku dołączania do akt oryginału lub poświadczonego urzędowo odpisu swojego pełnomocnictwa. Jeśli do centralnej ewidencji wpisano informacje o pełnomocniku (nie tylko jego dane osobowe, ale również zakres spraw, który obejmuje jego pełnomocnictwo), to organ administracji publicznej sam - z urzędu - jest w stanie potwierdzić, że pełnomocnik posiada upoważnienie do prowadzenia sprawy w imieniu przedsiębiorcy. Organ ma wręcz obowiązek dokonać takiego potwierdzenia. Jest to o tyle proste, że informacje o pełnomocniku powinny się znajdować na stronie internetowej centralnej ewidencji (tak wynika z art. 37 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 38 ust. 2 ustawy). Pełnomocnictwa takiego nie można jednak domniemywać, jeśli dane o pełnomocniku nie są zamieszczone w centralnej ewidencji, choćby nie budziło żadnych wątpliwości, że występująca przed organem administracji osoba jest pracownikiem przedsiębiorcy. Tak wynika z wyroku NSA z 9 listopada 2011 r. (sygn. II GSK 1136/10) w sprawie kierownika apteki.

● W niektórych postępowaniach wobec przedsiębiorców kwestie pełnomocników zostały uregulowane odmiennie (art. 25a ust. 3 ustawy). Kwestię pełnomocnictwa w sprawach prowadzonych na podstawie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.) określa art. 137 tej ustawy. Pełnomocnikiem w sprawach prowadzonych na jej podstawie może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Ponadto pełnomocnikiem przed organami celnymi w sprawach podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego z tytułu importu towarów może być agent celny. Także w sprawach kontroli skarbowej pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, bo w tej kwestii stosuje się odpowiednio przepisy Ordynacji podatkowej. W tych wszystkich przypadkach art. 25a ust. 2 ustawy nie znajduje zastosowania, co oznacza, że organ nie może z urzędu dokonać potwierdzenia pełnomocnictwa występującej przed nim osoby.

● Artykuł 26 ust. 1 - 2 ustawy przewiduje dwie metody składania wniosków o wpis: elektroniczną i papierową. W praktyce większość wniosków o pierwszy wpis nadal składana jest osobiście w formie papierowej w urzędach gmin. Niemniej jednak kładzie się nacisk na rozwój formy elektronicznej, aby maksymalnie ułatwić przedsiębiorcom składanie wniosków o wpis (jak również jego zmianę i wykreślenie).

Osoba fizyczna, która wybierze elektroniczną metodę złożenia wniosku, może skorzystać z formularza dostępnego na stronie internetowej centralnej ewidencji (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/). Musi on być opatrzony albo bezpiecznym podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym. albo profilem zaufanym.

Bezpieczny podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym jest wydawany w oparciu o przepisy ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2001 r. nr 130, poz. 1450 ze zm.). Certyfikowany e-podpis można nabyć w jednej z firm świadczących usługi w tym zakresie (kwalifikowane podmioty świadczące usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego), które są wpisane do specjalnego rejestru prowadzonego przez ministra gospodarki. Obecnie na tej liście znajdują się: Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, Unizeto Technologies, MobiCert, Enigma S.O.I. Usługi certyfikacyjne i wydawanie bezpiecznego podpisu elektronicznego mają charakter komercyjny. Wysokość opłat określają podmioty świadczące takie usługi (w zależności od długości ważności certyfikatu i rodzaju urządzenia do składania podpisu elektronicznego).

Ponieważ bezpieczny podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym posiada z różnych względów (finansowych, technologicznych, technicznych, mentalnych) jeszcze niewiele osób fizycznych, istnieje druga możliwość weryfikacji tożsamości wnioskodawcy. Profil zaufany to bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości osoby fizycznej w systemach elektronicznej administracji. Jest odpowiednikiem bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym. Wykorzystując profil zaufany, osoba fizyczna może załatwiać sprawy administracyjne (np. wnoszenie podań, odwołań, skarg) drogą elektroniczną bez konieczności osobistego stawiennictwa przed organem. Osoba fizyczna uzyskuje profil zaufany przez zalogowanie się na platformie ePUAP (do czego wymagane jest posiadanie konta na ePUAP) oraz wypełnienie wniosku o założenie profilu. Następnie należy udać się do punktu potwierdzającego profil, aby potwierdzić tożsamość. Osoby posiadające certyfikowany podpis elektroniczny potwierdzają swoje dane bez wizyty w punkcie, a jedynie za pomocą kwalifikowanego certyfikatu.

System teleinformatyczny centralnej ewidencji przesyła wnioskodawcy na wskazany przez niego adres poczty elektronicznej potwierdzenie złożenia wniosku o wpis, zmianę wpisu lub jego wykreślenie. Nie jest to weryfikacja jego poprawności, a jedynie potwierdzenie, że wniosek został odebrany przez centralną ewidencję.

Wniosek o wpis, jego zmianę lub wykreślenie może być również złożony w formie papierowej. Wniosek składa się na formularzu dostępnym na stronie internetowej centralnej ewidencji lub w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw gospodarki. Wniosek w formie papierowej składa się w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy, nie musi więc być urząd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub prowadzenia działalności gospodarczej. Obecnie bowiem organem ewidencyjnym jest minister właściwy ds. gospodarki, a nie organ gminy miejsca zamieszkania przedsiębiorcy. Wniosek składa się albo osobiście, albo wysyła listem poleconym. W praktyce przedsiębiorca może też wypełnić wniosek online na stronie internetowej centralnej ewidencji - będzie on przesłany do wybranego urzędu gminy, w którym tylko zainteresowany dokona jego podpisania.

W razie złożenia wniosku osobiście organ gminy (wójt, burmistrz, prezydent miasta) potwierdza tożsamość wnioskodawcy, jak również wydaje wnioskodawcy pokwitowane potwierdzenie przyjęcia wniosku. Wniosek złożony osobiście musi mieć własnoręczny podpis wnioskodawcy, bo inaczej organ gminy może odmówić potwierdzenia przyjęcia wniosku.

● Zgodnie z art. 26 ust. 7 ustawy niektóre osoby fizyczne - które mogą wykonywać w Polsce działalność gospodarczą na tych samych zasadach jak obywatele polscy - muszą wraz z wnioskiem o wpis przedłożyć dokumenty potwierdzające ich status. Wymóg przedstawienia dodatkowych dokumentów nie dotyczy jednak osób zagranicznych z państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego (członkowie Unii Europejskiej oraz Szwajcaria, Norwegia, Islandia i Lichtenstein), jak również osób spoza tych państw, które jednak mogą korzystać ze swobody przedsiębiorczości na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi. Wszystkie te osoby mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą na takich samych zasadach jak obywatele polscy. Tak wynika z art. 13 ust. 1 ustawy. Zwolnienie z tego obowiązku nie dotyczy już jednak osób, które chcą założyć w Polsce działalność gospodarczą, a są członkami rodzin wyżej wymienionych osób dołączających do nich lub przebywających wraz z nimi.

Pierwszą grupą, która musi wraz z wnioskiem o wpis przedłożyć dokumenty potwierdzające swój status, są osoby, które posiadają w Rzeczypospolitej Polskiej:

- zezwolenie na osiedlenie się,

- zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Wspólnot Europejskich,

- zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony określone w art. 13 ust. 2 pkt 1 lit. c - d ustawy,

- status uchodźcy,

- ochronę uzupełniającą,

- zgodę na pobyt tolerowany,

- zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony i pozostają w związku małżeńskim, zawartym z obywatelem polskim zamieszkałym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

- korzystające w Rzeczypospolitej Polskiej z ochrony czasowej,

- posiadające ważną Kartę Polaka,

Druga grupa osób fizycznych, która musi wraz z wnioskiem o wpis przedłożyć dokumenty potwierdzające swój status, są posiadający zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony członkowie rodzin osób zagranicznych, które mają prawo do podejmowania i wykonywania działalności gospodarczej wyłącznie w formie spółki: komandytowej, komandytowo-akcyjnej, z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjnej, a także do przystępowania do takich spółek oraz obejmowania bądź nabywania ich udziałów lub akcji (o ile umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej). Członkowie rodzin tych osób też mogą jednak działać jedynie na takich samych zasadach jak tamte osoby.

Trzecią grupą cudzoziemców, którzy muszą przedkładać dokumenty wskazane w art. 26 ust. 7 ustawy, są osoby, które posiadają zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony, udzielone w związku z przybywaniem na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub przebywaniem na tym terytorium w celu połączenia z rodziną. Muszą jednak być członkami rodzin cudzoziemców, którzy już posiadają zezwolenie na zamieszkanie na czas oznaczony i wykonują działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej dokonanego na zasadzie wzajemności, może podejmować i wykonywać działalność gospodarczą w takim samym zakresie jak ci cudzoziemcy (art. 13 ust. 5 ustawy).

● Wniosek wysłany listem poleconym musi mieć podpis wnioskodawcy poświadczony notarialnie. Taki wymóg przewiduje art. 27 ust. 9 ustawy.

Po potwierdzeniu złożenia wniosku weryfikuje się, czy został on złożony przez osobę uprawnioną i czy jest poprawny. Tryb weryfikacji określa dokładnie art. 27 ustawy. Jeśli wniosek nie jest poprawny, to wzywa się składającego do dokonania korekty bądź uzupełnienia (w ciągu 7 dni roboczych pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania). Dopiero gdy zostanie stwierdzone, że wniosek złożyła uprawniona osoba oraz że jest on poprawny, organy gmin przekształcają go w formę elektroniczną i przesyłają do centralnej ewidencji. Artykuł 26 ust. 4 ustawy określa termin na dokonanie tych czynności - musi to nastąpić nie później niż następnego dnia roboczego od jego otrzymania, z tym że termin ten liczy się od momentu otrzymania wniosku poprawnego i złożonego przez uprawnioną do tego osobę.

Wnioski w wersji papierowej (wraz ze związaną z nimi dokumentacją) archiwizują organy gmin. Wnioski w wersji elektronicznej (wraz ze związaną z nimi dokumentacją) archiwizuje minister gospodarki. Okres archiwizacji wynosi 10 lat. Ponieważ wnioski i proces ich archiwizacji nie podlegają regulacjom ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.), to nie stosuje się określonych w tych przepisach np. zasad dotyczących ich przekazywania do archiwów państwowych i brakowania.

● Przedsiębiorcy, którzy chcą prowadzić działalność gospodarczą, podlegają rejestracji. Wpis do ewidencji nie tworzy jednak przedsiębiorcy, a jedynie potwierdza, że taki status istnieje (ma więc charakter deklaratoryjny, a nie konstytutywny). Oznacza to, że dopiero od dokonania wpisu można legalnie prowadzić działalność gospodarczą. Niemniej jednak aby wpis został dokonany, to wniosek musi złożyć uprawniona do tego osoba. Chodzi o osobę fizyczną zamierzającą podjąć działalność gospodarczą (gdy jest to pierwszy wpis) bądź przedsiębiorcę (gdy jest to zmiana już dokonanego wpisu albo jego wykreślenie). Ponadto wniosek musi być poprawny. Spełnienie obu tych warunków przez przedsiębiorcę zobowiązuje organ do dokonania wpisu, zaczynają też biec terminy ustawowe na jego dokonanie (m.in. określony w art. 26 ust. 4 ustawy). Ponadto przedsiębiorca, który nie posiada numeru PESEL (a do takich zalicza się głównie osoby zagraniczne określone w art. 13 ustawy), okazuje upoważnionemu pracownikowi urzędu gminy paszport albo inny dokument potwierdzający jego tożsamość i obywatelstwo. Przyjmujący wniosek weryfikuje też podpis składającego wniosek (elektroniczny albo własnoręczny, a w przypadku przesłania wniosku listem poleconym - także potwierdzenie własnoręczności podpisu przedsiębiorcy przez notariusza).

● Artykuł 27 ust. 2 ustawy określa warunki, w jakich przypadkach uznaje się wniosek za niepoprawny. Warto pamiętać, że za poprawny jest oczywiście uznawany wniosek o zmianę wpisu lub jego wykreślenie złożony przez przedsiębiorcę już wpisanego do ewidencji (art. 27 ust. 2 pkt 5 w zw. z art. 30 ust. 2 ustawy).

Niektóre dokumenty są integralną częścią wniosku i ich brak powoduje, że jest on niepoprawny. Dlatego do wniosku należy dołączyć żądania:

- wpisu albo zmiany wpisu do rejestru REGON,

- zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacyjnego NIP,

- zgłoszenia płatnika składek do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych albo zmiany tego zgłoszenia bądź zgłoszenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników,

- przyjęcia oświadczenia o wyborze przez przedsiębiorcę formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych albo wniosku o zastosowanie opodatkowania w formie karty podatkowej.

W obecnym stanie prawnym nie uznaje się za niepoprawny wniosku, który zawiera błędne dane (skreślony art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy z dniem 1 lipca 2011 r.). W początkowej fazie jego rozpatrywania może być bowiem trudno zweryfikować wszystkie podane przez przedsiębiorcę informacje. Dogłębna weryfikacja mogłaby też znacznie przedłużyć postępowanie. Ponadto istnieją instytucje prawne do weryfikacji danych już po dokonaniu wpisu do centralnej ewidencji:

- wykreślenie wpisu z urzędu (w drodze decyzji administracyjnej ministra gospodarki) w razie jego dokonania z naruszeniem prawa (art. 34 ust. 2 pkt 5 ustawy),

- wykreślenie lub sprostowanie z urzędu wpisu zawierającego dane niezgodne z rzeczywistym stanem rzeczy (art. 35 ust. 1 ustawy),

- sprostowanie z urzędu wpisu zawierającego oczywiste błędy, niezgodności z treścią wniosku przedsiębiorcy lub stanem faktycznym wynikającym z innych rejestrów, gdyż można korzystać z informacji zawartych w rejestrach publicznych dostępnych w formie elektronicznej w celu weryfikacji danych już wpisanych do centralnej ewidencji (art. 27 ust. 5 w zw. z art. 35 ust. 5 ustawy).

- w przypadku koncesji, licencji, a także zezwoleń i umieszczeniu przedsiębiorców w rejestrach działalności regulowanej każdy, kto dostrzeże niezgodność, ma obowiązek poinformowania o tym odpowiednich organów, które wszczynają procedurę ich skorygowania (art. 37 ust. 1 pkt 2, ust. 5 i 7 ustawy).

Zgodnie z art. 27 ust. 2 pkt 3 ustawy za niepoprawny uznaje się wniosek dotyczący działalności nieobjętej przepisami ustawy. Chodzi o działalność określoną w art. 3 ustawy, czyli:

- wytwórstwo w rolnictwie w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego,

- wynajmowanie przez rolników pokoi,

- sprzedaż posiłków domowych i świadczenia w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów,

- wyrób wina przez producentów będących rolnikami, którzy wyłącznie wyrabiają i rozlewają wino uzyskane z winogron pochodzących z upraw własnych, a jednocześnie wyrabiają mniej niż 100 hektolitrów wina w ciągu roku gospodarczego.

Skorygowanie lub uzupełnienie takiego wniosku w tej kwestii powinno więc polegać na wskazaniu takich kategorii działalności gospodarczej, które podlegają przepisom ustawy z 2004 r.

Metoda wstępnej weryfikacji wniosku zależy od tego, w jaki sposób został on złożony. System teleinformatyczny niezwłocznie informuje składającego o niepoprawności wniosku złożonego w formie elektronicznej. Wniosek składany w formie papierowej jest sprawdzany przez organ gminy. Składający wniosek - w razie jego niepoprawności - jest niezwłocznie wzywany do skorygowania lub uzupełnienia wniosku, wskazując uchybienia, w terminie 7 dni roboczych. Po upływie tego terminu pozostawia się wniosek bez rozpoznania.

● Art. 28 ustawy realizuje w praktyce zasadę tzw. jednego okienka. Nakazuje on centralnej ewidencji, zgłosić płatnika składek do ZUS lub KRUS oraz przesłać wybór formy opodatkowania do urzędu skarbowego.

W pierwszej kolejności - jeśli przedsiębiorca nie ma jeszcze numeru NIP - centralna ewidencja przesyła żądanie nadania tego numeru do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Gdy centralna ewidencja dowie się od naczelnika urzędu skarbowego o nadaniu numeru NIP (albo przedsiębiorca już go posiada), to przesyła go do GUS i ZUS. Jeśli przedsiębiorca zadeklarował podleganie rolniczym ubezpieczeniom społecznym, to informację przesyła się do KRUS (zamiast do ZUS). Oprócz tego przesyła się informacje o dokonaniu wpisu do centralnej ewidencji.

● Zwolnienie z opłat skarbowych wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej wiąże się ściśle z jej centralizacją dokonaną od 1 lipca 2011 r. W poprzednim stanie prawnym dokonywanie wpisów było - co do zasady - obciążone opłatą skarbową (100 zł za pierwszy wpis, 50 zł - za zmianę wpisu, w tym za rozszerzenie obszarów działalności zgodne z PKD). Zwolniony z opłaty był tylko wniosek o wykreślenie wpisu do ewidencji, dokonywany zarówno z urzędu, jak i z inicjatywy samego zainteresowanego, jak również wpisy urzędowe dokonywane w 2009 r. w związku z rozszerzeniem ilości danych ewidencyjnych. Rady gmin miały jednak kompetencje do częściowego albo całkowitego zwolnienia przedsiębiorców z obowiązkowych opłat skarbowych, bo stanowiły one dochód budżetu gminnego. Choć w ostatnich latach gminy w praktyce bardzo często zwalniały przedsiębiorców z tych opłat, to zasadą była odpłatność przy składaniu tych wniosków.

● Wolne od opłat są nie tylko wpisy, ale też zmiany i wykreślenia z centralnej ewidencji (art. 25 ust. 4 ustawy).

● Centralna ewidencja powinna być na bieżąco aktualizowana w miarę zmiany wpisanych do niej danych przedsiębiorcy, jego spółki cywilnej oraz pełnomocników. Przedsiębiorca ma obowiązek złożyć wniosek o zmianę wpisu w razie zmiany jakichkolwiek danych przekazanych do centralnej ewidencji we wniosku o wpis. Z literalnego brzmienia art. 30 ust. 1 pkt 1 wynika, że przedsiębiorca ma obowiązek zgłaszania zmiany także tych danych, które są zmieniane z urzędu (art. 31 ust. 1 w zw. z art. 25 ust. 1 pkt 13 - 18 ustawy). Warto więc podkreślić, że wniosek przedsiębiorcy o zmianę wpisu może zostać złożony szybciej, niż wpłyną informacje od organów lub sądów. Przedsiębiorca powinien bowiem wystąpić z wnioskiem o zmianę w terminie siedmiu dni, natomiast sądy i organy - w przypadkach określonych w art. 25 ust. 1 pkt 13 - 15a ustawy - mają na to siedem dni roboczych od dnia uprawomocnienia się wyroku albo decyzji o zakazie wykonywania określonej działalności (art. 31 ust. 3 ustawy).

● Termin na złożenie wniosku o zmianę wpisu albo jego wykreślenie to siedem dni. W przeciwieństwie do wielu innych przepisów ustawy z 2004 r. nie chodzi jednak o dni robocze. Oznacza to, że terminy, w których należy wykonać obowiązki aktualizacyjne, liczy się według zasad określonych w art. 57 par. 1 i 4 - 5 kodeksu postępowania administracyjnego, jeśli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, to przy jego obliczaniu nie uwzględnia się dnia, w którym ono nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu. Gdy koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, to za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni. Warto więc pamiętać, że zgodnie z najnowszym orzecznictwem sądowym dniem równoważnym z ustawowo wolnym od pracy (w rozumieniu k.p.a.) jest sobota. Tak wynika z uchwały składu 7 sędziów NSA z dnia 15 czerwca 2011 r. (sygn. I OPS 1/11).

● Obowiązek zmiany wpisu dotyczy również zmiany miejsca wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę, które zostało wcześniej zgłoszone do ewidencji (por. wyrok WSA w Warszawie z 31 lipca 2007 r., sygn. II SA/Wa 613/07). Konsekwentnie należy uznać, że obowiązek zmiany wpisu dotyczy również danych o stronie internetowej przedsiębiorcy oraz adresie jego poczty elektronicznej, o ile trafiły one do ewidencji. Zgłoszenie tych danych przez przedsiębiorcę (nawet jeśli posiada stronę www oraz adres e-mail) nie jest bowiem obowiązkowe, zależy jedynie od decyzji przedsiębiorcy. Tak wynika z art. 25 ust. 1 pkt 6 ustawy. Niemniej jednak ich umieszczenie we wniosku o wpis, a następnie w centralnej ewidencji rodzi obowiązek czuwania przedsiębiorcy nad ich prawidłowością oraz ich aktualizacji w razie jakichkolwiek zmian.

● W terminie 7 dni od dokonania wpisu nowej spółki do KRS powstałej z przekształcenia spółki cywilnej wspólnicy przekształconej spółki cywilnej mają obowiązek wystąpić o wykreślenie ich z CEIDG.

● Do wniosków przedsiębiorców o zmianę bądź wykreślenie wpisów stosuje się te same zasady jak do pierwszego wniosku o dokonanie wpisu.

Z trwałym zaprzestaniem wykonywania działalności gospodarczej mamy do czynienia w razie podjęcia czynności faktycznych i prawnych, których zamiarem jest wstrzymanie produkcji, sprzedaży i innej aktywności biznesowej oraz likwidacja przedsiębiorstwa. Przepisy nie zawierają jednak ustawowej definicji tego pojęcia.

● Art. 31 ustawy przewiduje wyjątki od ogólnej zasady, że wpisy danych i informacji do centralnej ewidencji dokonywane są na wniosek przedsiębiorcy. Wpisowi z urzędu podlegają informacje:

- o numerze NIP,

- o ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych oraz ustanowieniu kurateli lub opieki,

- o ogłoszeniu upadłości z możliwością zawarcia układu albo obejmującej likwidację majątku dłużnika, zmianie postanowienia o ogłoszeniu upadłości z układowej na likwidacyjną i zakończeniu tego postępowania,

- o wszczęciu postępowania naprawczego,

- o przekształceniu przedsiębiorcy w jednoosobową spółkę kapitałową,

- o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej,

- o zakazie wykonywania określonego zawodu, którego wykonywanie przez przedsiębiorcę podlega wpisowi do centralnej ewidencji,

- o zakazie prowadzenia działalności związanej z wychowaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub z opieką nad nimi,

- o wykreśleniu wpisu w centralnej ewidencji.

Szczegółowy katalog osób, organów i sądów zobowiązanych do przekazywania z urzędu informacji do centralnej ewidencji, sposób przekazania oraz terminy na dokonanie tych czynności określa art. 31 ust. 2 - 5 ustawy. Przekazania informacji z urzędu dokonuje się za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie internetowej centralnej ewidencji.

● Zawieszenie działalności gospodarczej (czyli czasowe zaprzestanie przez przedsiębiorcę jej wykonywania) możliwe jest od 20 września 2008 r. Polega ono na tym, że w tym okresie przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej ani osiągać z niej bieżących przychodów. Przedsiębiorca nadal istnieje, podobnie jak obowiązują wszystkie umowy cywilnoprawne, umowa spółki cywilnej, zachowane są prawa i obowiązki publicznoprawne (chodzi np. o wydane koncesje, otrzymane zezwolenia i licencje, wpis do rejestru działalności regulowanej). Ale przedsiębiorcy wolno jedynie wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Może też przyjmować należności lub regulować zobowiązania,

powstałe przed datą zawieszenia biznesu, ma on też uprawnienie, aby zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, jak również osiągać przychody finansowe. Przedsiębiorca ma także prawo i obowiązek uczestniczyć w różnych postępowaniach (sądowych, podatkowych i administracyjnych) związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem. Zawieszenie nie zwalnia też od obowiązku wykonywania wszelkich nakazów prawnych, jak również od podlegania kontroli. Jedną z głównych korzyści zawieszenia działalności gospodarczej jest natomiast zmniejszenie obciążeń podatkowych i składkowych przedsiębiorcy.

Zgodnie z art. 14a ust. 7 ustawy w stosunku do zobowiązań o charakterze publicznoprawnym zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej wywiera skutki prawne od dnia, w którym rozpoczyna się zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej i trwa do dnia poprzedzającego dzień wznowienia wykonywania działalności gospodarczej. Chodzi głównie o różnego rodzaju podatki oraz składki na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne. Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej nie ma jednak wpływu na preferencyjną wysokość składek. Ich opłacanie jest możliwe jedynie w pierwszych dwóch latach od dokonania wpisu do ewidencji działalności gospodarczej. Nie ma więc znaczenia, czy działalność została w okresie tych pierwszych 24 miesięcy zawieszona.

● Możliwość zawieszenia działalności gospodarczej (oraz późniejszego jej wznowienia) dotyczy wszystkich przedsiębiorców, również tych wpisanych do ewidencji przed 20 września 2008 r. Przedsiębiorca nie musi wskazywać przyczyn, z powodu których decyduje się na zawieszenie działalności gospodarczej - decyzja w tej mierze zależy wyłącznie od niego. Zasady zawieszania działalności gospodarczej oraz jej wznawiania określa art. 14a ustawy (zostały one szczegółowo omówione w części pierwszej komentarza).

● Co do zasady przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników, może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Minimalny okres zawieszenia działalności gospodarczej to jeden miesiąc. Okres zawieszenia może być natomiast określony zarówno w dniach, jak i w miesiącach bądź nawet w miesiącach i w dniach (np. jeden miesiąc i 15 dni).

Przekroczenie maksymalnego terminu zawieszenia działalności gospodarczej (bez złożenia wniosku o wznowienie jej wykonywania) powoduje wszczęcie procedury wykreślenia przedsiębiorcy z ewidencji. Brak zgłoszenia wznowienia wykonywania działalności gospodarczej traktuje się bowiem jako trwałe zaprzestanie (w przeciwieństwie do czasowego) jej prowadzenia. Skutkuje to wykreśleniem z ewidencji lub rejestru przedsiębiorców. Można natomiast kilkakrotnie zawieszać działalność gospodarczą na okresy, które po zsumowaniu przekroczą 24 miesiące. Tylko jednorazowa przerwa w wykonywaniu działalności gospodarczej nie może przekraczać okresu 24 miesięcy. Dopuszczalne jest więc np. zawieszanie prowadzenia działalności gospodarczej na 24 miesiące, a następnie wznowienie jej na krótki okres, aby potem znowu zawiesić jej wykonywanie na kolejne 24 miesiące.

● Do zawieszenia działalności gospodarczej niezbędny jest wniosek przedsiębiorcy, bo nigdy nie odbywa się ono z urzędu. Ponadto zawieszenie działalności gospodarczej oraz jej wznowienie wymagają dokonania wpisu do ewidencji. Jeśli przedsiębiorca wykonuje działalność w formie spółki cywilnej, to zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest skuteczne tylko pod warunkiem jej zawieszenia przez wszystkich wspólników. Natomiast przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą jako wspólnik w więcej niż jednej spółce cywilnej może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej w jednej lub kilku takich spółkach. Podobnie jest z przedsiębiorcą, który wykonuje działalność gospodarczą w różnych formach prawnych - może on zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej tylko w jednej z tych form albo we wszystkich.

● Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis takiej informacji - ma więc to miejsce nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku. W obecnym stanie prawnym nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby przedsiębiorca wskazał inny - późniejszy niż data złożenia wniosku dzień zawieszenia swojej działalności gospodarczej (inaczej było poprzednio, gdy zawieszenie zaczynało się z dniem złożenia wniosku, podobnie jak wznowienie działalności gospodarczej, por. wyrok WSA w Gliwicach z 30 września 2009 r., sygn. III SA/Gl 563/09). Okres zawieszenia trwa do dnia złożenia wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej lub do dnia wskazanego w tym wniosku, który nie może być wcześniejszy niż dzień złożenia wniosku. Podobnie więc jak przy zawieszaniu, przedsiębiorca ma swobodę we wskazaniu daty wznowienia działalności gospodarczej. Jedyne ograniczenie to zakaz wskazywania daty wcześniejszej od dnia złożenia wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej.

● Wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej (jak i późniejszy wniosek o wznowienie) składa się do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Sposób zawieszania i wznawiania działalności gospodarczej określony w art. 32 nie dotyczy jednak wszystkich przedsiębiorców, a jedynie tych, których podlegają wpisom do centralnej ewidencji. Zgodnie z art. 14a ust. 8 ustawy zgłaszanie informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej oraz o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorców podlegających obowiązkowi wpisu do KRS następuje na podstawie ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2007 r., nr 168, poz. 1186 ze zm.).

Zgodnie z art. 32 ust. 2 ustawy we wniosku o wpis zawieszenia lub wznowienia działalności gospodarczej trzeba podać następujące dane:

- firmę przedsiębiorcy oraz jego numer PESEL, numer identyfikacyjny REGON, numer identyfikacji podatkowej NIP (o ile takie numery przedsiębiorca w ogóle posiada),

- oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu, adres do doręczeń przedsiębiorcy oraz adres, pod którym jest wykonywana działalność gospodarcza,

- gdy przedsiębiorca wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania, to należy też podać adres głównego miejsca wykonywania tej działalności i oddziału (jeśli w ogóle został utworzony). W dodatku dane te muszą być zgodne z oznaczeniami kodowymi przyjętymi w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju,

- informację o umowie spółki cywilnej (jeśli taka w ogóle została zawarta).

Art. 32 ust. 2 ustawy wymaga również, aby przedsiębiorca wraz z wnioskiem o zawieszenie prowadzenia działalności gospodarczej złożył jednocześnie oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników. Zawiesić działalności gospodarczej nie może bowiem przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników. Celem tego zakazu jest ochrona przed nadużyciami (np. przed pozbywaniem się pracowników zaliczanych do grup szczególnie chronionych w prawie pracy albo wymiany personelu w wieku przedemerytalnym na osoby młodsze). Kontrowersje budzi zagadnienie, czy chodzi tylko o osoby zatrudnione na umowę o pracę (lub będące w stosunku pracy na podstawie innych tytułów, np. mianowania), czy także osoby zatrudnione na umowach niepracowniczych (zlecenie, umowa o dzieło). W piśmie z 22 września 2008 r. (bez sygnatury, dostępne na stronie internetowej resortu) Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej stwierdza, że "przez przedsiębiorcę niezatrudniającego pracowników należy rozumieć przedsiębiorcę, który nie nawiązał stosunku pracy z pracownikami, w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. (...) Osoby wykonujące pracę w ramach innego stosunku prawnego niż stosunek pracy (np. na podstawie umowy-zlecenia) nie są pracownikami". Argumentem przeciwko pozwoleniu na zawieszenie działalności przez podmioty, które mają zleceniobiorców lub pracowników z umowami o dzieło, to zastrzeżenie, co zatrudnieni w ten sposób mieliby robić podczas wygaszenia działalności zatrudniającego. Zatrudnianie tych osób w okresie zawieszenia może bowiem świadczyć o tym, że przedsiębiorca jednak nadal faktycznie prowadzi działalność gospodarczą.

Zakaz zawieszania działalności gospodarczej w razie zatrudniania pracowników na umowy o pracę może niekiedy prowadzić do praktycznego zablokowania takiej możliwości. Tak będzie, jeśli pracodawca zamierzający zawiesić działalność zatrudnia osoby, z którymi nie można w prosty sposób rozwiązać umowy o pracę albo jej wypowiedzieć. Chodzi np. o pracowników, którym brakuje jedynie 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, o pracowników urlopowanych lub nieobecnych w pracy, ale usprawiedliwionych, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Pracownicy szczególnie chronieni tracą te przywileje jedynie w razie upadłości pracodawcy lub jego likwidacji. Zawieszenie działalności gospodarczej (zgodnie z art. 41 1 kodeksu pracy) nie kwalifikuje się do żadnego z tych przypadków.

Składanie oświadczenia o niezatrudnianiu pracowników nie jest wymagane przy składaniu wniosku o wznowienie działalności gospodarczej, bo gdy zawieszenie minie, przedsiębiorca może ponownie zatrudnić pracowników.

● W doktrynie podkreśla się, że jawność danych zawartych we wpisie ma znaczenie prawne. Inne podmioty, które wywodzą skutki prawne z faktu zgodności treści wpisu z rzeczywistym stanem prawnym, są zwolnione z obowiązku przeprowadzania dowodu w tej kwestii. Korzystają w tym zakresie z domniemania zawartego w art. 6 kodeksu cywilnego. Na drugą stronę (najczęściej jest nią przedsiębiorca wpisany do ewidencji) przechodzi więc ciężar dowodu na okoliczność niezgodności treści wpisu z rzeczywistością. Jest to jednocześnie sankcja za bezczynność przedsiębiorcy, a zwłaszcza niedopełnienie obowiązków określonych w art. 30 i 32 ustawy.

● Z domniemania prawdziwości danych wpisanych do centralnej ewidencji mogą też korzystać organy administracji. Zgodnie z art. 76 par. 1 k.p.a. dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w zakresie ich działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone. Domniemanie to może być jednak obalone przez przedsiębiorcę, choć nie wystarczy tylko zaprzeczanie zapisom korzystającym z domniemania prawdziwości.

● Wpis do ewidencji może być dowodem na prowadzenie działalności gospodarczej i brak jej trwałego zaprzestania (por. wyrok NSA z 1 grudnia 2010 r., sygn. II OSK 1825/10; wyrok NSA z 9 marca 2011 r., sygn. II OSK 2240/10). Wpis taki może być też dowodem, że przedsiębiorca prowadzi określony w nim według PKD rodzaj działalności gospodarczej (por. wyrok WSA w Kielcach z 13 stycznia 2010 r., sygn. II SA/Ke 713/09).

● Art. 34 ust. 2 ustawy określa przypadki, w których minister gospodarki jest zobowiązany z urzędu dokonać wykreślenia wpisów przedsiębiorców z centralnej ewidencji. Wykreślenie może dotyczyć całości albo tylko części wpisu. Ta ostatnia możliwość jest o tyle zasadna, że drobne braki (np. dokonanie wpisu z pominięciem niektórych danych lub niezgodnie z wnioskiem) nie powinny powodować tak poważnych sankcji jak całkowite wykreślenie wpisu przedsiębiorcy do centralnej ewidencji, co jest równoważne ze zmuszeniem go do trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej.

● Różne kategorie osób zagranicznych mogą w Polsce prowadzić działalność gospodarczą jako przedsiębiorcy wpisani do centralnej ewidencji. Możliwość prowadzenia działalności gospodarczej jest z reguły uzależniona od posiadania dodatkowych uprawnień (np. statusu uchodźcy). Dokładny katalog tych osób zawiera art. 13 ust. 1 - 2 ustawy. Utrata przez cudzoziemców uprawnień stwarzających możliwość prowadzenia w Polsce działalności gospodarczej zobowiązuje odpowiednie organy administracji do zgłoszenia tego organowi prowadzącemu centralną ewidencję. Przekazanie tych informacji odbywa się za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej centralnej ewidencji. Skutkiem utraty uprawnień jest bowiem dokonanie z urzędu wykreślenia wpisu cudzoziemca do ewidencji w drodze decyzji administracyjnej.

● Artykuł 35 określa sposób postępowania, gdy organ ewidencyjny (minister gospodarki) podejmie wątpliwość, czy wpis zawiera dane zgodne z rzeczywistym stanem rzeczy. Przedsiębiorca otrzyma wtedy wezwanie do dokonania zmiany wpisu w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Bezczynność przedsiębiorcy jest usankcjonowana możliwością wydania przez ministra gospodarki decyzji administracyjnej o wykreśleniu przedsiębiorcy z centralnej ewidencji. Jest to więc ostateczny instrument nacisku na bezczynnego przedsiębiorcę, aby złożył wniosek o zmianę wpisu, który może być zastosowany przez organ ewidencyjny tylko wtedy, gdy nie ma innej możliwości poprawienia wpisu.

● Inną metodę aktualizacji i korekty wpisów przez organ ewidencyjny określa art. 35 ust. 3 ustawy. Chodzi o sprostowanie wpisu zawierające oczywiste błędy, niezgodności z treścią wniosku przedsiębiorcy lub stanem faktycznym wynikającym z innych rejestrów publicznych. Ta metoda pozwala uniknąć najbardziej drastycznej sankcji dla przedsiębiorcy, czyli dokonania wykreślenia z centralnej ewidencji. Sprostowanie ma formę postanowienia.

● Artykuł 36 jest jednym z przepisów dotyczących instytucji jednego okienka. Pozwala to przedsiębiorcy składać zintegrowane wnioski o wpis do centralnej ewidencji, jego zmianę bądź wykreślenie. Konsekwencją tego są obowiązki nakładane na organ ewidencyjny (ministra gospodarki), do którego wpłynie wniosek o sprostowanie wpisu lub jego wykreślenie.

Oprócz właściwego (ze względu na miejsce zamieszkania przedsiębiorcy) naczelnika urzędu skarbowego, GUS, ZUS (ewentualnie KRUS-u) minister gospodarki ma też obowiązek zawiadomić organy koncesyjne, organy prowadzące rejestry działalności regulowanej oraz organy właściwe do spraw zezwoleń i licencji. Przekazanie informacji następuje drogą elektroniczną i powinno być dokonane niezwłocznie (nie później niż następnego dnia roboczego).

● Udostępnieniu podlegają prawie wszystkie dane i informacje zgromadzone w centralnej ewidencji. Wyjątki od tej zasady to numer PESEL przedsiębiorcy, jego data urodzenia oraz adres zamieszkania (jeśli jest inny od adresu, pod którym prowadzi on działalność gospodarczą). To samo ograniczenie dotyczy pełnomocnika przedsiębiorcy upoważnionego do prowadzenia jego spraw, jeśli został ustanowiony i wpisany do centralnej ewidencji (art. 25 ust. 1 pkt 11 i art. 25 ust. 2 ustawy). Oprócz zakresu przekazywanych danych istotny jest też czas ich przekazania potencjalnym zainteresowanym. Wszystkie dane z centralnej ewidencji wymienione w art. 25 ust. 1 ustawy (oprócz wskazanych wyżej wyjątków) udostępnia się niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia dokonania do niej wpisu. To samo dotyczy informacji o zakończeniu wykonywania działalności gospodarczej.

Udostępnieniu podlegają też - weryfikowane przez centralną ewidencję przy pomocy Centralnej Informacji KRS - następujące dane:

- o uzyskaniu, cofnięciu, utracie i wygaśnięciu uprawnień wynikających z koncesji, zezwoleń i licencji,

- o wpisie do rejestru działalności regulowanej, zakazie wykonywania działalności określonej we wpisie oraz o wykreśleniu z tego rejestru.

● Centralna ewidencja udostępnia te informacje niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu ich otrzymania od organów koncesyjnych, organów prowadzących rejestry działalności regulowanej oraz organów właściwych do spraw zezwoleń i licencji. Wszystkie te organy mają obowiązek przekształcenia wniosków i decyzji będących podstawą zmian na formę dokumentów elektronicznych, opatrzenia ich podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu (ewentualnie podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP) albo w inny sposób akceptowany przez system centralnej ewidencji umożliwiający jednoznaczną identyfikację osoby przesyłającej. Do centralnej ewidencji powinny też trafić dane osobowe (imiona i nazwiska) pracowników tych organów upoważnionych do przesyłania informacji. Powinny to zrobić niezwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po zaistnieniu odpowiedniego faktu (dokładne wytyczne zawiera art. 37 ust. 5 ustawy).

● Artykuł 37 ust. 7 ustawy ustanawia domniemanie o prawdziwości udostępnianych przez centralną ewidencję danych i informacji o uzyskaniu, cofnięciu, utracie i wygaśnięciu uprawnień wynikających z koncesji, zezwoleń i licencji. Domniemanie to dotyczy też danych i informacji o wpisie do rejestru działalności regulowanej, zakazie wykonywania działalności określonej we wpisie oraz o wykreśleniu z tego rejestru. Konsekwencją tego jest nałożenie prawnego obowiązku na wszystkich (w tym na samego przedsiębiorcę), aby niezwłocznie poinformować właściwe organy koncesyjne, licencyjne oraz wydające zezwolenia lub prowadzące rejestry działalności regulowanej. Organy te - po poprawieniu tych danych - prześlą drogą elektroniczną odpowiednie informacje do centralnej ewidencji.

● Zasada, że adres zamieszkania przedsiębiorcy nie jest ujawniany, powoduje praktyczne trudności w postępowaniach wobec tej osoby. W pismach procesowych (zwłaszcza różnego rodzaju pozwach) należy bowiem podawać adres zamieszkania przedsiębiorcy (lub wspólników spółki cywilnej), a nie adres prowadzenia działalności gospodarczej (tak wynika z art. 126 par. 2 kodeksu postępowania cywilnego). Od podania prawidłowego adresu zamieszkania przedsiębiorcy zależy również skuteczność dokonania doręczeń w postępowaniu cywilnym. Niejednokrotnie zdarza się, że te adresy miejsca zamieszkania przedsiębiorcy i prowadzenia przez niego działalności gospodarczej nie są tożsame. Sądy w praktyce często uznają - mimo dokonania doręczenia na adres prowadzenia działalności gospodarczej, który jest jawny i dostępny na stronie internetowej centralnej ewidencji, że doszło do skutecznego doręczenia na podstawie art. 135 par. 1 k.p.c., bo:

- doręczenie nastąpiło w miejscu, w którym adresata zastano albo,

- doręczenie nastąpiło w miejscu pracy, nawet gdy pisma procesowego nie odebrał przedsiębiorca, ale np. jego pracownik.

Niemniej w razie awizowania przesyłki może nie dojść do domniemania doręczenia pisma nieodebranego (art. 139 k.p.c.). Pozostaje wystąpienie do dawnego centralnego biura adresowego (centrum personalizacji danych Ministerstwa Spraw Wewnętrznych). Część sądów nie chce też doręczać pism procesowych na wskazywane w centralnej ewidencji (i udostępniane na jej stronie internetowej) adresy do doręczeń. Znajdują one bowiem zastosowanie w postępowaniach administracyjnych, w których strona jest przedsiębiorcą.

W postępowaniu cywilnym możliwe jest co prawda doręczenie pism procesowych na adres do doręczeń wskazany przez stronę. Problem w tym, że wskazanie adresu do doręczeń przez stronę na jej wniosek jest możliwe dopiero po wszczęciu postępowania. Nie można więc tego rozwiązania zastosować przy doręczaniu pierwszego pisma w danej sprawie. Może być ono skuteczne tylko wówczas, gdy strona sama osobiście odbierze to pismo.

● Choć dane i informacje udostępniane przez centralną ewidencję są jawne, to nie wszystkie z nich są dostępne przez stronę internetową. Katalog danych udostępnianych w internecie zawiera art. 37 ust. 1 - 2 ustawy. Zasada jawności danych i informacji zebranych w centralnej ewidencji powoduje uproszczenie systemu wydawania zaświadczeń o wpisie (również jego zmianie lub wykreśleniu). Po pierwsze - zaświadczenia te, w zakresie jawnych danych, mają formę dokumentu elektronicznego albo wydruku ze strony internetowej centralnej ewidencji. Po drugie - organy administracji publicznej nie mogą domagać się od przedsiębiorców okazywania, przekazywania lub załączania do wniosków zaświadczeń o wpisie w centralnej ewidencji. Skoro dane są jawne, to organy mogą je swobodnie sprawdzić same, bo mają dostęp do centralnej ewidencji.

Podstawowym sposobem nieodpłatnego udostępniania danych z centralnej ewidencji jest ich publikacja na stronie internetowej. Ponadto dane i informacje o przedsiębiorcach są też nieodpłatnie udostępniane na inne sposoby organom administracji. Wymaga to jednak wcześniejszego ustalenia z ministrem gospodarki (czyli obecnym organem ewidencyjnym) warunków technicznych takiego udostępnienia.

Inne podmioty mogą korzystać z danych centralnej ewidencji pod dwoma warunkami: muszą posiadać odpowiednie warunki techniczne i wnieść odpowiednią opłatę (stanowiącą dochód budżetu państwa). Nie ma znaczenia, czy celem jest komercyjne wykorzystanie tych danych. Sposobem przekazania danych jest teletransmisja, a podstawą prawną umowa z ministrem gospodarki (art. 39 ust. 2 i 4 - 5 ustawy), która może - ale nie musi - dopuścić przekazywanie danych lub ich fragmentów innym podmiotom. Brak takiego zezwolenia w umowie oznacza zakaz przekazywania osobom trzecim danych uzyskanych odpłatnie przez podmioty inne niż organy administracji. Ponieważ przekazywanie danych osobom trzecim jest możliwe jedynie na podstawie umowy z ministrem gospodarki, którą mogą zawrzeć jedynie podmioty korzystające odpłatnie z udostępnionych zasobów centralnej ewidencji, to prowadzi to do wniosku, że z tej opcji nie mogą korzystać organy administracji. Ich dostęp do danych jest bowiem nieodpłatny, a w dodatku bezumowny.

Dotychczas nie zostało wydane rozporządzenie dotyczące obliczania i sposobu uiszczania opłat za udostępnianie danych z centralnej ewidencji. Należy więc uznać, że w tej mierze znajdą zastosowanie przepisy ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2001 r.

nr 112, poz. 1198 ze zm.), które stosuje się odpowiednio do ponownego wykorzystania danych z centralnej ewidencji w razie braku odmiennych regulacji w ustawie z 2004 r.

Z dniem 1 stycznia 2012 r. utracił moc art. 7a ust. 2 ustawy z 1999 r. - Prawo działalności gospodarczej (Dz.U. z 1999 r. nr 101, poz. 1178 ze zm.). Przepis ten przewidywał, że dane osobowe osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą nie są objęte regulacjami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Interpretację w tej sprawie wydał generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO), bo objęcie danych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą przepisami ustawy o ochronie danych osobowych wiąże się z wieloma poważnymi konsekwencjami. Najważniejsza kwestia to konieczność zgłaszania zbiorów danych osobowych takich podmiotów do rejestracji w GIODO. Nie w każdym przypadku będzie konieczne zgłoszenie zbioru danych przedsiębiorców - osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą do rejestracji GIODO - czytamy w interpretacji. Ochronie przewidzianej w ustawie z 1997 r. podlegają obecnie dane osób fizycznych bez względu na to, czy osoby te prowadzą działalność gospodarczą, czy też nie. Administrator danych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą zobowiązany jest więc do spełnienia obowiązków wynikających z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, w tym obowiązku zgłoszenia zbioru do rejestracji, określonego w art. 40 tej ustawy. Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji w GIODO jest regułą, od której wyjątki zostały wymienione w art. 43 ust. 1 pkt 1 - 11 ustawy 1997 r. Wyjątki te nie mogą być interpretowane rozszerzająco.

"odnośnie przetwarzania w zbiorze danych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą podkreślić należy, że fakt pozyskiwania danych do takiego zbioru ze źródła publicznego lub jawnego rejestru nie umożliwia administratorowi powołania się na przewidzianą w art. 43 ust. 1 pkt 9 ustawy przesłankę zwolnienia z obowiązku rejestracji, dotyczącą administratorów danych powszechnie dostępnych. Zwolnienie to miałoby zastosowanie tylko w przypadku, gdyby wszystkie dane przetwarzane w danym zbiorze były powszechnie dostępne u danego administratora danych tj. upubliczniane przez tego administratora. Nie jest więc w tym względzie wystarczające, że dane i informacje o przedsiębiorcach udostępniane przez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej są jawne i każdy ma prawo dostępu do tych danych i informacji, jeżeli nie są powszechnie dostępne dane przetwarzane w danym, prowadzonym przez administratora zbiorze.

Nie można wykluczyć, że do zbioru danych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą znajdzie zastosowanie inna przesłanka zwolnienia z obowiązku zgłoszenia zbioru do rejestracji. Przykładowo - jeżeli w zbiorze danych przetwarzane są dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w związku ze świadczeniem administratorowi danych przez te osoby usług na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy-zlecenia, umowy o dzieło), zastosowanie ma przesłanka zwolnienia z obowiązku zgłoszenia zbioru do rejestracji przewidziana w art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy. Jeżeli natomiast administrator przetwarza takie dane wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej, wówczas będzie on zwolniony z obowiązku zgłoszenia zbioru do rejestracji na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 8 ustawy.

Jednak administrator danych osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą nie zawsze będzie zobowiązany do zgłoszenia do rejestracji nowego zbioru danych tych osób, w związku z uchyleniem art. 7a ust. 2 ustawy - Prawo działalności gospodarczej. Może mieć bowiem miejsce sytuacja, że administrator danych, który przed 1 stycznia 2012 r. przetwarzał dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (w zakresie nie wykraczającym poza zakres zawarty w ewidencji działalności gospodarczej), prowadził również zbiór dotyczący danych osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, który to zbiór został przez niego zgłoszony do rejestracji GIODO. W takim przypadku dane osobowe przedsiębiorców mogą, ale nie muszą tworzyć nowego, odrębnego zbioru danych osobowych. Dane te mogą być bowiem włączone do istniejącego już zbioru.

Podsumowując, zaznaczyć należy, że z punktu widzenia dopełnienia obowiązku zgłoszenia do rejestracji zbioru, w którym przetwarzane są dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, możliwe są następujące działania administratora danych:

1) jeżeli dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą stanowią odrębny zbiór, a nie ma zastosowania żadna z przesłanek zwolnienia zbioru z obowiązku rejestracji określonych w art. 43 ust. 1 ustawy, administrator zgłasza ten zbiór do rejestracji GIODO,

2) jeżeli dane te zostały włączone do zgłoszonego wcześniej zbioru, wówczas możliwe są dwa warianty:

a) włączenie tych danych powoduje, że w zbiorze zachodzą zmiany (np. zmienia się zakres przetwarzanych danych), administrator dokonuje wówczas aktualizacji zgłoszonego zbioru,

b) po włączeniu tych danych nie zaszły żadne zmiany w zbiorze, w związku z czym nie powstaje obowiązek zgłoszenia zmian w zbiorze".

Pełen tekst interpretacji (tekst nie ma daty ani sygnatury, ale został opublikowany po 1 stycznia 2012 r.) można znaleźć na stronie internetowej GIODO pod adresem: www.giodo.gov.pl.

Przepisy te regulowały m.in. elektroniczną formę składania wniosku o wpis lub jego zmianę, powstanie centralnej ewidencji, zasady wydawania zaświadczeń z ewidencji oraz zasady działania tzw. jednego okienka. Regulacje te zostały uchylone z dniem 7 marca 2009 r. ustawą z 19 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (DzU. z z 2009 r. nr 18, poz. 97) i przeniesione do innych artykułów ustawy z 2004 r.

Autorzy komentarza:

Michał Kosiarski

właściciel firmy doradczej Kos-Consulting

Jan Paweł Mazurek

prawnik w kancelarii Sikora & Sikora

Andrzej Tadeusz Prelicz

doradca podatkowy w kancelarii Prelicz-Szymańska S.C.