Niektóre dokumenty muszą być przechowywane nawet przez 10 lat

Cała dokumentacja inwestycji, która jest współfinansowana ze środków unijnych, musi być odpowiednio zabezpieczona oraz przechowywana przez okres, który jest wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Ten zależy od tego, czy w danym projekcie występuje pomoc publiczna.

Jeśli taka pomoc występuje, to beneficjent jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat od dnia podpisania umowy. Natomiast w przypadku, gdy takiej pomocy nie ma, ten okres jest określony indywidualnie dla każdej umowy o dofinansowanie. Na przykład według wzoru umowy dla dużych projektów infrastrukturalnych, które uzyskały dofinansowanie z wielkopolskiego programu operacyjnego, dokumenty muszą być przechowywane do 31 grudnia 2020 roku.

Dodatkowo termin przechowywania dokumentów może zostać przedłużony przez instytucję zarządzającą danym programem. Wystarczy, że przed upływem pierwotnego terminu poinformuje beneficjenta o swoim zamiarze na piśmie.

Przechowywanie przez tak długi okres całej dokumentacji dotyczącej przedsięwzięcia, które uzyskało wsparcie ze środków unijnych, jest konieczne ze względu na kontrole prawidłowej realizacji projektu. Mogą one następować zarówno w trakcie jego realizacji, jak i długo po jego zakończeniu.

Lista instytucji, które mają dostęp do dokumentacji projektowej, jest bardzo długa. Są to nie tylko podmioty bezpośrednio zaangażowane w proces dystrybucji unijnego wsparcia, ale także np. Urząd Kontroli Skarbowej, Najwyższa Izby Kontroli, służby Komisji Europejskiej czy Europejskiego Trybunału Obrachunkowego.

Dodatkowo należy mieć na uwadze, że okres archiwizacji dokumentów jest dłuższy, niż tzw. okres trwałości projektu, wynoszący 3 lub 5 lat od momentu zakończenia jego realizacji (jest to okres, w którym mogą być kontrolowane rezultaty założone w projekcie). Z tego powodu należy się spodziewać również kontroli ze strony urzędów zaangażowanych w proces wdrażania funduszy unijnych, których jedynym celem będzie sprawdzenie, czy beneficjent spełnia wymogi dotyczące przechowywania dokumentów.

Nawet zaprzestanie lub likwidacja podmiotu, który uzyskał dotację, nie zwalnia byłego beneficjenta z obowiązku archiwizacji dokumentów. W takim przypadku należy wskazać instytucję, z którą podpisało się umowę o dofinansowanie miejsca, w którym będzie przechowywana dokumentacja związana z realizacją projektu. Dodatkowo urząd powinien być informowany o każdorazowej zmianie miejsca przechowywania dokumentacji. W grę wchodzi również przekazanie kompletnej dokumentacji projektowej do archiwum państwowego.

l oryginał wniosku o dofinansowanie wraz z kompletem załączników (oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem),

●oryginał umowy o dofinansowanie wraz z oryginałami wszystkich zawartych do niej aneksów,

l oryginały korespondencji dotyczącej projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do umowy oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań itp.,

l oryginały sprawozdań z realizacji projektu (wniosków o płatność pełniących funkcję sprawozdawczą),

●oryginały wniosków o płatność wraz z załącznikami, w tym oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktury, rachunki, listy płac, wyciągi z rachunku bankowego itp.),

l wydruki z ewidencji księgowej za okres realizacji projektu, z ewidencji środków trwałych oraz z ewidencji wartości niematerialnych i prawnych (jeżeli w ramach projektu dokonywano zakupu środków trwałych i/lub wartości niematerialnych i prawnych),

l wydruki z rejestrów VAT oraz deklaracje VAT za okres realizacji projektu oraz pięciu lat od jego zakończenia,

l oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej: protokoły odbioru, protokoły konieczności, dziennik budowy, kosztorysy inwestorskie, kosztorysy powykonawcze itp.,

l oryginały dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia: gwarancje, instrukcje obsługi, nośniki elektroniczne, protokoły odbioru,

l oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie projektu w kategorii wydatków kwalifikowalnych lub niekwalifikowalnych: analizy, certyfikaty, dedykowana dokumentacja, opinie, pozwolenia, kosztorysy, raporty z badań itp.,

l oryginały dokumentów dotyczących zorganizowanych w ramach projektu szkoleń, konferencji, wystaw, innych działań o charakterze promocyjnym: np. zaproszenia, potwierdzenia uczestnictwa, listy uczestników, materiały szkoleniowe, konferencyjne, promocyjne, zdjęcia, nagrania itp. (w przypadku materiałów szkoleniowych i konferencyjnych dopuszcza się ich przechowywanie na nośniku elektronicznym, bez konieczności dokonywania wydruków),

l oryginały umów zawartych w związku z realizowanym projektem oraz aneksów do tych umów (w tym umowy o dzieło, umowy-zlecenia), a także aktów notarialnych związanych z realizowanym projektem,

l akta osobowe pracowników finansowanych w ramach projektu (w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń),

l karty czasu pracy - jeżeli były stosowane,

l oryginały dokumentów dotyczących udzielonych zamówień publicznych: ogłoszenia o zamówieniu i o udzieleniu zamówienia, dokument potwierdzający przekazanie ogłoszeń do dzienników/biuletynów publikacyjnych, korespondencja z wykonawcami, specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami, wszystkie złożone oferty, protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami, dokumentacja dotycząca protestów itp.,

l dokumenty o charakterze organizacyjnym: powołanie kierownika projektu, polityka rachunkowości, zakładowy plan kont, instrukcje obiegu i przechowywania dokumentów, instrukcje kasowe, regulaminy wynagradzania pracowników (w przypadku kwalifikowalnych kosztów wynagrodzeń), instrukcje kancelaryjne, zarządzenia w sprawie archiwizacji itp.,

l oryginały materiałów promocyjnych: ulotka, plakat, notes, długopis, kalendarz itp., również oryginały gazet i czasopism, w których zamieszczano ogłoszenia i inne informacje dotyczące projektu oraz nagrania radiowe i telewizyjne (jeżeli tą drogą informowano o realizowanym projekcie),

l oryginały informacji z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, wystąpienia pokontrolne, zalecenia pokontrolne itp.) wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości.

Art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210/25 z 31.07.2006 z późn. zm.)

Zapisy umowy o dofinansowanie precyzują postępowanie w przypadku, gdy dokumentacja uległa zniszczeniu, np. w wyniku powodzi (przykład z umowy o dofinansowanie do działania w programie Innowacyjna Gospodarka Działanie 1.4.).

"W związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem przez beneficjenta obowiązków wynikających z umowy w zakresie, w jakim takie niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest wynikiem działania siły wyższej, beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania instytucji wdrażającej/instytucji pośredniczącej II stopnia o wystąpieniu siły wyższej, udowodnienia wystąpienia siły wyższej poprzez przedstawienie dokumentacji potwierdzającej wystąpienie zdarzenia (lub zdarzeń) mającego cechy siły wyższej oraz wskazania wpływu, jaki zdarzenie miało na przebieg realizacji projektu".

Dodatkowo instytucje wdrażające/pośredniczące II stopnia w przypadku masowych trudnych sytuacji, w których można mówić o występowaniu siły wyższej, formułują specjalne komunikaty do beneficjentów. W komunikatach tych sprecyzowana jest ścieżka postępowania: pisemna informacja o zdarzeniu, przedstawienie dokumentacji potwierdzającej wpływ zdarzenia na projekt (zdjęcia, protokoły strat, opinie rzeczoznawcy, zaświadczenia lokalnych władz itp.).

Podsumowując, w przypadku sytuacji kryzysowej, przykładowo zniszczenia dokumentacji w wyniku powodzi, należy niezwłocznie skontaktować się z instytucją wdrażającą/instytucją pośredniczącą II stopnia i powiadomić o wynikłej sytuacji. Następnie przedstawić dokumentację potwierdzającą zaistniałe zdarzenie wraz z oświadczeniem potwierdzającym, że przedstawione w zgłoszeniu informacje i dowody są prawdziwe i rzetelne oraz odzwierciedlają stan faktyczny. Dalsze postępowanie jest już kwestią indywidualną. W zależności od ustaleń będą przedstawiane zalecenia co do rozwiązania powstałej sytuacji.

@RY1@i02/2011/116/i02.2011.116.130.0006.001.jpg@RY2@

Maria Wyra | konsultant i analityk finansowy