W cyfryzacji notariat widzi niebagatelny potencjał

Cyfryzacja wymiaru sprawiedliwości jest wyzwaniem, z którym nie potrafią sobie poradzić kolejne pokolenia urzędników. Myślę o informatyzacji rozumianej jako wykorzystanie nowoczesnych technologii do tworzenia, przechowania, udostępniania i przetwarzania danych w postaci cyfrowej.

Nie można powiedzieć, aby w tej sprawie nic nie było robione. Wręcz przeciwnie - każda instytucja, urząd czy ministerstwo ma w swoich strukturach departament informatyzacji i specjalistów, których zadaniem jest dostosowanie sposobu funkcjonowania instytucji do wymagań współczesności. Cóż jednak z tego, jeśli działania te nie są koordynowane na poziomie centralnym? Jeśli wdrażane systemy nie są kompatybilne i nie ma możliwości przekazywania oraz udostępniania zawartych w nich danych? Dla obywatela nic się nie zmienia.

Dziś jednak to notariat realizuje wiele działań, które w znaczący sposób przyczyniają się do zwiększenia bezpieczeństwa obrotu prawnego, ułatwiają odnalezienie aktów czy też pomagają w ustaleniu stanu faktycznego. Korzystając z doświadczeń bardziej zaawansowanych technologicznie notariatów europejskich, wdrożyliśmy dwie platformy wykorzystywane do gromadzenia i udostępniania informacji o aktach notarialnych.

Pierwszą z nich jest uruchomiony w 2009 r. Rejestr Aktów Poświadczenia Dziedziczenia (APD). Jego powstanie związane było z powierzeniem notariuszom dodatkowych kompetencji z zakresu prawa spadkowego. Notariusze uzyskali prawo dokonywania, alternatywnie wobec postępowań sądowych, poświadczeń dziedziczenia. Notarialny akt poświadczenia dziedziczenia zarejestrowany w APD ma skutki prawomocnego postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku. Notariusz rejestruje go natychmiast po sporządzeniu. Co ważne, rejestracja dokumentu nie jest możliwa, jeżeli uprzednio dokonano poświadczenia dziedziczenia po tej samej osobie.

W roku 2011 została uruchomiona druga platforma - Notarialny Rejestr Testamentów (NORT), który rok później połączono z Europejską Siecią Rejestrów Testamentów. Rejestr nie zawiera informacji o treści dokumentu, a jedynie potwierdza, że taki został sporządzony i wskazuje kancelarię, w której jest złożony. Rejestracja testamentu jest bezpłatna i dobrowolna. Ideą, która przyświecała samorządowi notarialnemu przy tworzeniu NORT, jest, z jednej strony, minimalizowanie ryzyka, że testament pozostanie nieznany lub będzie ujawniony z opóźnieniem, z drugiej zaś ułatwienie ujawnienia tegoż testamentu po śmierci testatora.

Dwa działające w Polsce rejestry notarialne różnią się w sposób zasadniczy. O ile APD ma charakter obligatoryjny, o tyle NORT jest rejestrem prywatnym, do którego wpis uwarunkowany jest wolą testatora. A to zdecydowanie umniejsza jego znaczenie. KRN wypracowała wiele koncepcji rozwoju tej formy usług, które w znaczący sposób mogą przyczynić się do wzmocnienia bezpieczeństwa obrotu prawnego. Wskazaliśmy m.in. potrzebę utworzenia publicznego rejestru pełnomocnictw, przynajmniej w zakresie obrotu nieruchomościami. Realizacja nadrzędnego celu istnienia takiego rejestru, czyli ochrony uczestników obrotu prawnego przed osobami posługującymi się fałszywymi pełnomocnictwami, wymaga nadania mu waloru obligatoryjności, a to pociąga za sobą konieczność zmian legislacyjnych. Warto jednak ten temat podjąć, ponieważ wykorzystywanie podrobionych czy przerobionych pełnomocnictw jest zjawiskiem, z którym spotykamy się stosunkowo często. Bez waloru obligatoryjności rejestr nie mógłby spełniać postawionych przed nim zadań, a jedynie stwarzałby pozory gwarancji i bezpieczeństwa w tym zakresie.

Cyfryzacja wymiaru sprawiedliwości jest jednym z najważniejszych wyzwań, jakie stoją przed instytucjami odpowiedzialnymi za stanowienie i egzekwowanie prawa w Polsce. W przekazanym do zaopiniowania organizacjom i samorządom prawniczym projekcie pt. "Strategia modernizacji przestrzeni sprawiedliwości w Polsce na lata 2014-2020" Ministerstwo Sprawiedliwości wskazało na potrzebę zwiększenia wykorzystania technologii informatycznych. W pełni popieramy to stanowisko. Niestety, w dokumencie tym całkowicie pominięto notariat. Jest to zupełnie niezrozumiałe, ponieważ w naszej ocenie notariat powinien być włączony do szeroko rozumianych organów wymiaru sprawiedliwości jako instytucja, której powierzono działania publiczne w imieniu i na rzecz państwa oraz obywatela, a których celem jest zagwarantowanie bezpieczeństwa obrotu prawnego, interesów stron i praw osób trzecich. Strategia nie uwzględnia także potencjału notariatu w obszarze cyfryzacji, a przecież jest on niebagatelny. Notariat ma odpowiednie kompetencje i możliwości, aby wesprzeć ten proces. Jednak, aby przebiegał on sprawnie, konieczna jest harmonijna współpraca wszystkich instytucji, które będą w nim uczestniczyć.

Wykorzystywanie podrobionych pełnomocnictw jest zjawiskiem stosunkowo częstym

@RY1@i02/2014/056/i02.2014.056.183000900.803.jpg@RY2@

Tomasz Janik prezes Krajowej Rady Notarialnej

Tomasz Janik

prezes Krajowej Rady Notarialnej