W jakich przypadkach można stosować mieszany system wystawiania faktur

Spółka z o.o. stosuje zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne. Te ostatnie są dla spółki wygodniejsze, ale nie wszyscy kontrahenci wyrazili zgodę na przesyłanie faktur elektronicznych. W związku z tym spółka przechowuje kopie faktur papierowe i elektroniczne. Zdarza się również, że trzeba wystawić korekty faktur i wtedy nie ma reguły: czasem faktury papierowe koryguje elektronicznymi (gdy uzyska akceptację), a czasem faktury elektroniczne koryguje papierowymi. Czy taki system mieszany przechowywania faktur i e-faktur oraz ich korygowania jest prawidłowy?

O odpowiedzi poprosiliśmy Małopolski Urząd Skarbowy oraz Ernesta Frankowskiego, doradcę podatkowego i starszego menedżera w Deloitte.

 

Należy podkreślić, że rok 2011 przyniósł istotne zmiany w zakresie form przesyłania, jak i przechowywania faktur. Najistotniejsze wynikają z wydanego rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661). Akt ten zastąpił poprzednie rozporządzenie z 2005 roku.

W przeciwieństwie do przepisów obowiązujących do 31 grudnia 2010 r. obecny stan prawny dopuszcza przesyłanie skanów faktur za pośrednictwem poczty elektronicznej, pod warunkiem zapewnienia tzw. autentyczności pochodzenia, czyli zapewnienia pewności co do tożsamości nadawcy faktury oraz integralności, czyli zapewnienia braku możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w treści i formie faktury. Możliwość przesyłania w tej formie faktur wymaga uprzedniej akceptacji tego sposobu przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Oprócz wyżej wymienionego przepisu regulującego obieg faktur elektronicznych obowiązuje także inne rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360). Ten akt prawny także reguluje kwestię przechowywania faktur. Obejmuje on swoim zakresem wszystkie formy wystawianych faktur.

Powyższy stan prawny oznacza, że w obiegu mogą funkcjonować dwie formy faktur:

● wystawiane tradycyjnie w formie papierowej. W tej formie faktury mogą być doręczane nabywcy, a także przechowywane (jako kopie) u sprzedawcy;

● wystawiane i przechowywane w formie elektronicznej.

Jeżeli chodzi o kwestię przechowywania faktur, przepisy podatkowe nie wprowadzają tu ograniczeń co do formy. Istnieje zatem możliwość przechowywania kopii faktur w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Dopuszczalne jest również przechowywanie w formacie elektronicznym faktur wystawionych w formie papierowej czy też elektronicznej. Działania takie są równoważne w skutkach podatkowych z przechowywaniem faktur w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur.

Z wyżej wymienionych przepisów nie wynika wymóg, aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane dokładnie w tej formie. Oznacza to, że faktura korygująca do faktury wystawionej i doręczonej w formie papierowej może być wystawiona i doręczona w formie elektronicznej. Dopuszczalna jest także sytuacja odwrotna - skorygowanie faktury wystawionej i doręczonej w formie elektronicznej fakturą korygującą wystawioną tradycyjnie - w formie papierowej. Stosując jednak tę mieszaną formę korekt należy pamiętać o dopełnieniu obowiązku przechowywania dokumentów i każdorazowej możliwości udostępnienia ich np. kontrolującym, reprezentującym organy podatkowe czy organy kontroli skarbowej.

Wykładnię przepisów z powyższego zakresu potwierdzają stanowiska zajęte przez ministra finansów w wydanych interpretacjach (m.in. interpretacji z 15 lutego 2011 r., nr IBPP3/443-918/10/PK, czy z 2 lipca 2011, nr IBPP2/443 491/11/ASz).

@RY1@i02/2011/215/i02.2011.215.07100150b.802.jpg@RY2@

Ernest Frankowski, doradca podatkowy, starszy menedżer w Deloitte Doradztwo Podatkowe

Opisana sytuacja jest wbrew pozorom jedną z częściej występujących w praktyce. Nie zdarza się bowiem (albo zdarza się rzadko), że wszyscy odbiorcy danego podmiotu zgadzają się na fakturowanie elektroniczne. Dlatego podatnicy są bardzo często zmuszeni zmierzyć się z sytuacją jednoczesnego realizowania fakturowania papierowego i elektronicznego.

Na szczęście od 1 stycznia 2011 r. sytuacja taka nie jest już dotkliwa z punktu widzenia przepisów o VAT. Mianowicie główne utrudnienie związane z taką sytuacją to, potencjalnie, konieczność przechowywania faktur w dwóch formach technicznych: papierowej i elektronicznej. Na szczęście przepisy podatkowe przewidują taką komplikację i umożliwiają ujednolicenie formy przechowywania wszystkich faktur (zarówno papierowych, jak i elektronicznych). Rozporządzenie z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie), wskazuje, że podatnicy są zobowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upłynięcia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (par. 21 ust. 1 w zw. z par 21 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia). Ze wskazanego przepisu wynika, że ustawodawca, w zakresie przechowywania, zrównał obie formy fakturowania (papierową i elektroniczną) i ustalił możliwość jednolitego sposobu ich archiwizowania. Wydaje się nawet, że ustawodawca założył, że preferowaną przez podatników formą przechowywania faktur będzie forma elektroniczna, ponieważ ustalił także katalog warunków, jakie powinno spełniać takie archiwum. Warunki te są w sposób oczywisty powtórzeniem warunków stawianych e-fakturowaniu i e-archiwizowaniu jako takiemu (autentyczność pochodzenia i integralność treści). Z całokształtu powyższych uregulowań wynika, że podatnik może przechowywać faktury (papierowe i elektroniczne) w dowolny sposób (taki sam dla obu form albo też różny dla każdej z nich), pod warunkiem że każde archiwum faktur spełnia wymagania określone w przywołanym rozporządzeniu. W praktyce forma elektroniczna archiwum z biegiem czasu będzie coraz popularniejsza, ponieważ spełnienie warunków autentyczności i integralności wydaje się być łatwiejsze i bardziej naturalne dla środowiska elektronicznego. Pozostaje pytanie, jak w praktyce spełniać wymienione wymagania tworząc archiwum faktur. Niestety, na to pytanie nie można odpowiedzieć w sposób uniwersalny. Odpowiedź na nie zależy każdorazowo od indywidualnej sytuacji danego podatnika, w tym np. możliwości oraz zasobów IT, jakie posiada oraz procedur, jakie dla fakturowania stosuje.

Kolejne popularne zagadnienie związane z fakturowaniem papierowym i elektronicznym dotyczy łączenia tych dwóch form w ramach jednej transakcji biznesowej, dokumentowanej fakturą. W praktyce zdarzają się bowiem sytuacje, kiedy faktura elektroniczna (lub papierowa) musi być korygowana dokumentem o formie odwrotnej (odpowiednio papierowej albo elektronicznej). Podstawą dla takiej sytuacji są, najczęściej, kwestie techniczne albo też, następujące w międzyczasie, wycofanie zgody na fakturowanie elektroniczne. Powstaje pytanie, czy taka praktyka łączenia różnych form fakturowania jest zgodna z przepisami. Wydaje się, że można udzielić odpowiedzi twierdzącej na takie pytanie. Wynika to z faktu, że przepisy rozporządzenia z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (dalej: rozporządzenie o e-fakturach) nie zawierają przepisów zabraniających takiej praktyki. Ponadto przepisy ograniczające łączenie form fakturowania w ramach jednej transakcji były obecne w poprzednim rozporządzeniu o e-fakturach, a nie znalazły się w obecnie obowiązującym. Ten ostatni fakt należy rozumieć zgodnie z zasadą racjonalności ustawodawcy, a więc, że brak powtórzenia tych zapisów w nowym rozporządzeniu o e-fakturach oznacza akceptację takiego podejścia.

Rozporządzenie ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661). Rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360).

Oprac. Łukasz Zalewski