Jak rozliczyć kwiaty dla pracownic na Dzień Kobiet

vat

Podatek naliczony...

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (zob. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). W analizowanej sprawie kwotę podatku naliczonego stanowi kwota 6,40 zł wynikająca z otrzymanej faktury dokumentującej zakup kwiatów. W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 in principio ustawy o VAT). Zatem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki. Odliczenia tego dokonuje podatnik VAT wtedy, gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ponadto odliczeniu nie może sprzeciwić się art. 88 ustawy o VAT, który zawiera katalog włączeń prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Nabycie kwiatów z zamiarem ich nieodpłatnego przekazania pracownicom z okazji Dnia Kobiet jest przedmiotem rozbieżnej praktyki organów podatkowych. Występuje pogląd, zgodnie z którym pracodawcy nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabycia kwiatów, które mają być przekazane pracownicom z okazji Dnia Kobiet (sfinansowanych ze środków obrotowych). Tu warto wskazać interpretację indywidualną dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 sierpnia 2015 r., nr IPPP1/4512-449/15-2/JL. Jest też pogląd przeciwny, zgodnie z którym w sytuacji wykonywania czynności opodatkowanych VAT (jak to ma miejsce w przypadku przedsiębiorcy) będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwot podatku należnego o kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktury dokumentującej zakup kwiatów dla pracownic z okazji Dnia Kobiet. Jako przykład można podać interpretację indywidualną dyrektora IS w Katowicach z 18 września 2009 r., nr IBPP2/443-488/09/RSz.

Na potrzeby schematu rozliczenia przyjmę stanowisko, że przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabycia tych kwiatów (w wysokości 6,40 zł). Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o PIT). Ten zaś powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1 in principio ustawy o VAT). W analizowanej sprawie dostawa kwiatów ma mieć miejsce 8 marca 2019 r. i tego dnia powstanie obowiązek podatkowy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z otrzymanej faktury dokumentującej nabycie towarów (np. kwiatów), stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. W analizowanej sprawie przedsiębiorca otrzyma fakturę 8 marca 2019 r., a zatem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT nie sprzeciwia się odliczeniu podatku naliczonego od zakupu tych kwiatów w deklaracji VAT-7 za marzec 2019 r.

Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że przedsiębiorca nie skorzysta z możliwości, jaką daje art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, i nie odliczy przedmiotowego podatku naliczonego w deklaracji VAT-7 za kwiecień lub maj 2019 r.

Podsumowując, w deklaracji VAT-7 za marzec 2019 r. spółka z tytułu nabycia przedmiotowych kwiatów odliczy podatek naliczony w wysokości 6,40 zł.

...i należny

Przez dostawę towarów, stosownie do art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, rozumie się również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny ‒ jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Na potrzeby schematu rozliczenia przyjąłem, że przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabytych kwiatów, które zostały przekazanie nieodpłatnie pracownicom z okazji Dnia Kobiet. Spełniony będzie zatem warunek przysługiwania prawa do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towaru, który został nieodpłatnie przekazany. Za spełniony należy uznać także warunek, że przekazanie nastąpuje na potrzeby osobiste pracowników. Nie oznacza to jednak, że w analizowanym stanie faktycznym należało będzie nieodpłatne przekazanie kwiatów opodatkować VAT na podstawie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Przepisu tego nie stosuje się do przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika (art. 7 ust. 3 ustawy o VAT). Przez prezenty o małej wartości, w myśl art. 7 ust. 4 ustawy o VAT, rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1) o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób;

2) których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 10 zł.

Jak wynika z przedstawionego stanu faktycznego, każda z pracownic otrzyma kwiat o wartości 8,64 zł. Oznacza to, że każda z pracownic otrzymała prezent o małej wartości, którego przekazanie nie rodzi obowiązku naliczonego podatku należnego z tytułu niepodatnej dostawy towarów. Przedsiębiorca nie ma także obowiązku prowadzenia ewidencji pozwalającej na ustalenie tożsamości obdarowanych kwiatami pracownic. Zatem w związku z nieodpłatnym przekazaniem pracownicom tych kwiatów z okazji Dnia Kobiet nie powstanie po stronie przedsiębiorcy obowiązek wykazania podatku należnego.

Uwaga! Obowiązek naliczenia podatku należnego od nieodpłatnego przekazania tych kwiatów pracowniom nie powstałby także w sytuacji, gdyby zgodnie z poglądem części organów podatkowych przyjąć, że przedsiębiorcy nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.

©℗

Pit

Koszty uzyskania przychodów

Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT), są kosztami uzyskania przychodów. Aby wydatek poniesiony przez podatnika był dla niego kosztem uzyskania przychodu, musi więc spełniać następujące warunki:

• zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• zostać właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Organy podatkowe akceptują, że wręczanie kwiatów z tytułu różnych okazji (np. dla pracownic z okazji Dnia Kobiet) jest wyrazem szacunku pracodawcy dla pracownika, pamięci, podziękowania za pracę, zaangażowanie i włożony wkład w tworzenie zakładu i uzyskiwane przychody, a w konsekwencji wzmacnia więzi pomiędzy pracownikami, ma określone działanie motywacyjne dla pracowników, a tym samym pośrednio wpływa na poziom osiąganych przychodów. Poniesione na zakup takich kwiatów wydatki (ze środków obrotowych pracodawcy) mogą być zatem uznane za koszt uzyskania przychodów (zob. interpretacja indywidualna dyrektora IS w Warszawie z 1 czerwca 2015 r., nr IPPB6/4510-52/15-2/AK).

Zakup kwiatów dla pracownic z okazji Dnia Kobiet nie powinien być postrzegany jako koszt reprezentacji. Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W analizowanej sprawie zakup kwiatów nastąpił ze środków obrotnych pracodawcy, a zatem nie znajdzie zastosowania art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT wyłączający z kosztów uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną. Na potrzeby schematu rozliczenia przyjąłem, że przedsiębiorcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabytych kwiatów, które zostały przekazanie nieodpłatnie pracownicom. A zatem podatek naliczony od nabycia tych kwiatów w wysokości 6,40 zł nie stanowi kosztu uzyskania przychodów stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o VAT. Kosztem uzyskania przychodów w analizowanym przypadku będzie zatem wartość netto nabytych kwiatów, tj. 80 zł.

Uwaga! W sytuacji, gdyby zgodnie poglądem części organów podatkowych przyjąć, że przedsiębiorcy nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, to podatek naliczony od ich nabycia powiększyłby u przedsiębiorcy koszty uzyskania przychodów.

Z uwagi na wartość transakcji (tj. 86,40 zł) fakt zapłaty za kwiaty gotówką nie wyłącza, w świetle art. 22p ustawy o PIT, możliwości zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Przedmiotowe wydatki na zakup kwiatów (80 zł) przedsiębiorca powinien zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w marcu 2019 r., kiedy zostaną poniesione. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, a zatem, stosownie do reguły zwartej w art. 22 ust. 4 ustawy o PIT, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Z kolei za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku tych podatników, stosownie do art. 22 ust. 6b ustawy o PIT, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Przedmiotowe wydatki nie stanowią dla pracowników przychodu ze stosunku pracy, a zatem nie znajdzie zastosowania art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT.

Obowiązki płatnika

Zakłady pracy są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy (art. 31 ustawy o PIT). Przychodami pracownika są otrzymane przez niego lub postawione do jego dyspozycji w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT). Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT). Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).

Ustawa o PIT nie definiuje „nieodpłatnego świadczenia”. W praktyce przyjmuje się, że jest to każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, którego następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków). Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13) uznał m.in., że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:

• zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W świetle tego wyroku obiektywne kryterium wystąpienia po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści) nie jest spełnione, gdy pracodawca wręcza pracownicom kwiaty z okazji Dnia Kobiet. Nawet jeśli kwiaty te będą przekazywane za zgodą obdarowanego, to po jego stronie nie pojawia się korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku. Nie sposób bowiem zakładać, że gdyby nie uhonorowanie obdarowanych i przekazanie kwiatów przez pracodawcę, pracownik sam wydałby pieniądze na ich zakup (por. interpretacja indywidualna dyrektora IS w Poznaniu w z 28 września 2016 r., nr ILPB1-1/4511-1-121/16-2/AMN).

Jak wskazał dyrektor IS w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 30 września 2008 r., nr IPPB1/415-855/08-2/AM, „otrzymanie prezentu okolicznościowego, jakim jest bukiet kwiatów, nie może rodzić powstania obowiązku podatkowego u obdarowanego. Tego rodzaju czynność nie ma charakteru przekazania towarów o konkretnej wartości użytkowej. Nie można też przyjąć, że jest to przychód będący nieodpłatnym świadczeniem (…). Wręczenie kwiatów ma wymiar jedynie symboliczny i nie można uznać, iż pracownik z tego tytułu osiągnął jakiś wymierny przychód”.

Należy zatem uznać, że wręczenie pracownicom kwiatów z okazji Dnia Kobiet nie stanowi dla nich przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, a na pracodawcy nie ciążą obowiązki płatnika w zakresie poboru zaliczki na PIT. ©℗

Schemat rozliczenia zakupu i nieodpłatnego przekazania kwiatów* ©℗

1. Jaki podatek

PIT

Przychody: nie wystąpią

Koszty uzyskania przychodu: 80 zł

Zaliczka na PIT: nie wystąpi

Obowiązki płatnika: nie ma

VAT

Podatek należny: nie wystąpi

Podatek naliczony: 6,40 zł

2. W jakiej deklaracji wykazać podatek

VAT

W deklaracji VAT-7 wykazujemy w części dotyczącej pozostałych nabyć: wartość nabycia netto (tj. 80 zł) oraz podatek należny (tj. 6,40 zł)

PIT

Nie ma obowiązku składania deklaracji zaliczkowej, przedsiębiorca powinien jednak uwzględnić koszty uzyskania przychodów z tytułu zakupów kwiatów (tj. 80 zł) przy obliczeniu zaliczki na podatek PIT za marzec 2019 r., a po zakończeniu roku podatkowego uwzględnić je w PIT-36L.

3. Termin złożenia deklaracji

PIT-36L: do 30 kwietnia 2020 r.

VAT-7 i JPK_VAT: do 25 kwietnia 2019 r.

* W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności.

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).