Kiedy spółka może odliczyć VAT od wydatków na benefity pracownicze?

Sprawa dotyczyła spółki działającej w branży informatycznej. Podejmuje ona liczne działania w celu zmotywowania pracowników oraz umacniania ich więzi z firmą. Zapewnia im liczne benefity, takie jak przekąski w biurze, webinaria o tematyce zdrowotnej, gry i sprzęt muzyczny w strefach relaksu, upominki świąteczne, nagrody w konkursach, prezenty dla dzieci pracowników, a także pakiety powitalne dla nowozatrudnionych osób.

Spółka uważała, że może odliczać VAT przy takich zakupach, ponieważ – jak uzasadniała – mają one wpływ na efektywność pracy, a w konsekwencji na generowanie obrotu podlegającego opodatkowaniu.

Benefity zaspokajają prywatne potrzeby pracowników

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał jednak, że zdecydowana większość wymienionych przez spółkę wydatków nie ma związku z działalnością opodatkowaną, lecz zaspokaja prywatne potrzeby pracowników. Chodziło o: przekąski, webinaria zdrowotne, gry i sprzęt muzyczny, prezenty świąteczne, nagrody w konkursach oraz upominki dla dzieci. Dyrektor KIS stwierdził, że nie są one niezbędne ani wymagane prawem, a ich wpływ na efektywność pracy jest zbyt ogólny i nieweryfikowalny. Dlatego – stwierdził – spółka przy tych zakupach nie może odliczać podatku naliczonego.

Uznał, że prawo do odliczenia VAT dają jedynie wydatki na pakiety startowe z logo firmy. Tylko one pozostają w związku z działalnością gospodarczą spółki – stwierdził dyrektor KIS.

Brak związku benefitów z działalnością gospodarczą

Sądy podzieliły stanowisko fiskusa. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie (sygn. akt I SA/Rz 441/24) zgodził się z nim, że większość wydatków nie spełnia kluczowego kryterium odliczenia, jakim jest związek z czynnościami opodatkowanymi. Benefity zaspokajają przede wszystkim osobiste potrzeby pracowników, nie mogą być więc uznane za wykorzystywane do działalności opodatkowanej, nawet jeśli pośrednio mogą wpływać na atmosferę w pracy – orzekł WSA.

Dla zobrazowania tego sąd posłużył się przykładem mchu w doniczce - upominku dla personelu. Trudno byłoby wykazać, że zakup mchu chrobotka ma wpływ na zwiększenie obrotów firmy czy wzrost wydajności pracowników – stwierdził sąd.

Bez prawa do odliczenia VAT

Tak samo orzekł sąd kasacyjny. Podkreślił, że w odniesieniu do zdecydowanej większości benefitów przyznawanych pracownikom spółka nie wykazała, że ich nabycie pozostaje w związku z jej działalnością gospodarczą. Nie ma zatem prawa do odliczenia VAT w tym zakresie.

- Niewykluczone, że gdyby spółka wystąpiła z wnioskiem o wydanie interpretacji w odniesieniu do jednego konkretnego wydatku i wyjaśniła, w jaki sposób to konkretne nabycie wpływa na zwiększenie efektywności pracy, to mogłaby uzyskać aprobatę nie tylko organu, ale też sądu – dodał sędzia Dominik Mączyński.

Wyrok NSA z 27 listopada 2025 r., sygn. akt I FSK 358/25