Paragonu fiskalnego nie można wysłać e-mailem

Firma świadczy usługi poprzez internet dla osób fizycznych nieprowadzących działalności. Sprzedaż rejestruje na kasie fiskalnej. Czy paragony firma może przekazać w formie elektronicznej (pocztą e-mail), czy też powinna je wysłać nabywcom w formie papierowej?

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych muszą prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących (art. 111 ust. 1 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas muszą dokonywać wydruku paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Szczegółowo sposób prowadzenia ewidencji i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas określa rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. W myśl par. 6 ust. 1 tego rozporządzenia podatnicy prowadzący ewidencję wydają nabywcy (bez jego żądania) paragon fiskalny.

Z analizy przepisów wynika, że na podatniku prowadzącym ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas ciąży nie tylko obowiązek ewidencjonowania na kasie każdej transakcji sprzedaży, wydrukowania paragonu fiskalnego potwierdzającego tę sprzedaż, ale także wydania tego wydrukowanego paragonu nabywcy. W przedstawionym stanie faktycznym podatnik powinien więc przesłać wydrukowany paragon fiskalny nabywcy, np. pocztą lub firmą kurierską.

Obowiązujące przepisy nie zezwalają na wysyłanie paragonów drogą elektroniczną, np. e-mailem (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 września 2012 r., nr IPPP2/443-520/12-2/IŻ).

Należy jednak pamiętać, że nie zawsze przepisy nakazują przesyłanie paragonu fiskalnego nabywcy. Sprzedawca nie ma takiego obowiązku, jeśli sprzedaż udokumentowana tym paragonem jest potwierdzona fakturą (interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 15 lipca 2011 r., nr IBPP4/443-813/11/EJ).

W przypadku sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności, jak w przedstawionym stanie faktycznym, obowiązek wystawienia faktury powstaje nie z mocy prawa, lecz wskutek zgłoszonego przez nabywcę żądania otrzymania faktury. Żądanie to powinno być zgłoszone w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. W takim przypadku paragon nie zostaje wydany nabywcy, lecz pozostaje w dokumentacji sprzedawcy.

Jeśli zaś faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej na kasie, do egzemplarza faktury pozostającego u sprzedawcy dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. W tym przypadku na podatniku ciąży obowiązek wysłania faktury (papierowej) nabywcy, np. za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej.

Z kolei gdyby nabywca zażądał wystawienia faktury, a jednocześnie wyraził zgodę na jej elektroniczną formę, sprzedawca (w naszym przypadku firma) przesyłałby nabywcom faktury elektroniczne (np. e-mailem), a paragony fiskalne pozostawiał w swojej dokumentacji.

W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę (art. 106h ust. 3 ustawy o VAT).

Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury (art. 106n ust. 1 ustawy o VAT). Akceptacja może być pisemna lub w formie elektronicznej, ustna, telefoniczna.

Definicje

- wydrukowany przez kasę dla nabywcy w momencie sprzedaży dokument potwierdzający dokonaną transakcję sprzedaży (par. 2 pkt 12 rozporządzenia w sprawie kas).

- dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).

- faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).

Marcin Szymankiewicz

doradca podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. z 2013 r. poz. 363).