Odpłatność pracowników za korzystanie z aut to pozostały przychód operacyjny

Od 1 kwietnia 2014 r. zmieniły się zasady związane z odliczaniem VAT naliczonego od nakładów eksploatacyjnych w przypadku aut o ładowności poniżej 3,5 tony.

W myśl art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.), w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi 50 proc. kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika. Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zalicza się wydatki dotyczące (art. 86a ust. 2 ustawy o VAT):

1. Nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;

2. Używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;

3. Nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.

Przy czym ograniczenie to nie ma zastosowania w przypadku, gdy pojazdy samochodowe są wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (art. 86a ust. 4 ustawy), jeżeli:

1. Sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony jest prowadzoną przez podatnika ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, lub

2. Konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

Przepisy ustawy nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego posiadanych pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że jest on wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów. Użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych. Pracownik może bowiem powierzonym samochodem dojechać z domu do pracy czy udać się na zakupy. Brak prowadzonej ewidencji zawierającej informacje o przebiegu pojazdu uniemożliwia takie potencjalne korzystanie z auta.

Jeśli samochód służbowy ma ładowność poniżej 3,5 tony, to aby uznać, iż jest on użytkowany wyłącznie do celów służbowych, musi być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Obciążanie pracowników częścią kosztów eksploatacji nie jest dowodem na to, iż są to samochody wynajmowane.

Nawet jeśli kwota za używanie samochodów dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą zawarta w umowie wyliczona jest według stawek rynkowych i potwierdzona wystawioną pracownikowi fakturą VAT za używanie samochodu dla celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą, pracodawca nie ma prawa odliczać 100 proc. VAT od napraw i konserwacji tego pojazdu.

Taki samochód jest zatem wykorzystywany zarówno do celów związanych z działalnością gospodarczą, jak i do celów prywatnych pracowników dysponujących samochodem. Oznacza to, iż spółce nie przysługuje prawo do odliczenia 100 proc. VAT z faktur za naprawę i konserwację. Prawo do pełnego odliczenia przysługuje w przypadku pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą. Tu przysługuje ograniczone do 50 proc. prawo odliczenia VAT związanego z wydatkami na naprawę i konserwację tego pojazdu. Podobnie wypowiedział się dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 23 września 2014 r. nr IPTPP4/443-447/14-4/MK.

W księgach rachunkowych koszty związane z eksploatacją należy ująć jako koszty działalności podatkowej operacyjnej, a następnie ich część podlegającą zwrotowi od pracowników ująć jako koszty obrotów wewnętrznych. Odpłatność pracowników za korzystanie z aut stanowi zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości pozostały przychód operacyjny.

PRZYKŁAD

Rozliczenie

AWS sp. z o.o. poniosła we wrześniu 2014 r. następujące koszty: paliwo do samochodu osobowego użytkowanego przez pracownika w wysokości 600 zł + 138 zł VAT, naprawy w wysokości 450 zł + 103,50 zł VAT. Na koniec miesiąca wystawiono fakturę pracownikowi na kwotę 220 zł + 50,60 zł VAT. Księgowania związane z rozliczeniem powyższych operacji przy założeniu, że spółka prowadzi ewidencję kosztów w zespole 4 i 5, a VAT niepodlegający odliczeniu ujmuje na koncie Podatki i opłaty, będą następujące:

@RY1@i02/2014/208/i02.2014.208.00800020b.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za koszty paliwa w kwocie 738 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami;

2. Ujęcie kosztów paliwa:

a) 600 zł strona Wn konta Zużycie materiałów, paliw i energii;

b) 138 zł strona Wn konta Podatki i opłaty;

c) 738 zł strona Ma konta Rozliczenie zakupu;

3. Ujęcie kosztów w układzie kalkulacyjnym w kwocie 738 zł: strona Wn konta Koszty zarządu, strona Ma konta Rozliczenie kosztów;

4. Ujęcie faktury za naprawy w kwocie 553,50 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami;

5. Rozliczenie faktury za koszty napraw:

a) 450 zł strona Wn konta Usługi obce;

b) 51,75 zł strona Wn konta Podatki i opłaty;

c) 51,75 zł strona Wn konta VAT naliczony;

d) 553,50 zł strona Ma konta Rozliczenie zakupu;

6. Ujęcie kosztów naprawy w układzie kalkulacyjnym kosztów w kwocie 501,75 zł: strona Wn konta Koszty zarządu, strona Ma konta Rozliczenie kosztów;

7. Obciążenie pracownika częścią kosztów eksploatacji auta:

a) 270,60 zł strona Wn konta Inne rozrachunki z pracownikami;

b) 220 zł strona Ma konta Pozostałe przychody operacyjne;

c) 50,60 zł strona Ma konta VAT należny;

8. Przeksięgowanie części kosztów (refakturowanych na pracownika), jako pozostałe koszty operacyjne w kwocie 220 zł: strona Wn konta Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta Obroty wewnętrzne.

dr Katarzyna Trzpioła Katedra Rachunkowości UW

dr Katarzyna Trzpioła

 Katedra Rachunkowości UW

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).