Co ma zrobić podatnik, gdy w czasie powodzi stracił dokumenty

– Co zrobi organ podatkowy, gdy przyjdzie do podatnika, a ten stracił, np. w wyniku pożaru czy powodzi, dokumentację podatkową – pyta pani Alicja z Rzeszowa.

O rozwiązanie tego problemu poprosiliśmy Izbę Skarbową we Wrocławiu i Tomasza Siennickiego ze Spółki Doradztwa Podatkowego Ożóg i Wspólnicy.

W sytuacji gdy organ podatkowy stwierdzi, że podatnik nie posiada dokumentacji źródłowej (do prowadzenia której obliguje go prawo) i nie jest w stanie jej odtworzyć, a na podstawie innych dowodów zgromadzonych w toku postępowania brak jest możliwości ustalenia podstawy opodatkowania, organ podatkowy szacuje podstawę opodatkowania.

Podstawą dokonania rozliczeń w zakresie naliczonego VAT są wyłącznie dokumenty wymienione w art. 86 ust. 2 ustawy o VAT, dlatego też w sytuacji gdy podatnik utracił dokumentację związaną z prowadzoną działalnością gospodarczą (faktury), nie będzie miał możliwości rozliczenia podatku naliczonego, chyba że przed zakończeniem postępowania będzie dysponował duplikatami zagubionych faktur, otrzymanymi od sprzedawców. W interesie podatnika leży również odtworzenie dokumentacji odnoszącej się do sprzedaży, tak aby jej rozmiar odzwierciedlał stan rzeczywisty.

Należy bowiem pamiętać, że w przypadku utraty dokumentów to na podatniku ciąży obowiązek ich możliwie szybkiego odtworzenia.

doradca podatkowy w Spółce Doradztwa Podatkowego Ożóg i Wspólnicy

Ordynacja podatkowa zobowiązuje podatników prowadzących księgi podatkowe do ich przechowywania do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli w praktyce nawet siedem lat (np. zobowiązanie w podatku dochodowym za 2004 rok przedawni się generalnie dopiero z końcem 2010 roku, a więc ewidencje dotyczące tego podatku należy przechowywać od 2004 roku do co najmniej końca 2010 roku). Dotyczy to również związanych z tymi księgami dokumentów, czyli rachunków, faktur, dowodów wpłaty itp. Podobne regulacje zawierają także przepisy o VAT oraz ustawy o rachunkowości, jak też przepisy ustaw podatkowych dotyczących niektórych podatków.

Przykładowo art. 112 ustawy o VAT stwierdza, że podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowo par. 21 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, przewiduje, że podatnicy są zobowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Z kolei ustawa o rachunkowości wymaga trwałego przechowywania sprawozdań finansowych, a pozostałych dokumentów (z niewielkimi wyjątkami) przez okres co najmniej pięcioletni, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą.

Trzeba pamiętać, że problem przechowywania dokumentów podatkowych nie dotyczy tylko osób prowadzących działalność gospodarczą, ale de facto wszystkich rozliczających podatki, a więc przeciętnego Kowalskiego, który corocznie składał deklaracje PIT i korzystał z ulg podatkowych. Prawo do większości ulg (dzisiaj pozostało ich już niewiele) należało bowiem wykazać, posługując się odpowiednimi dokumentami, w tym np. fakturami VAT wystawionymi przez podatnika VAT (tak jest dzisiaj np. z ulgą internetową). Dla potrzeb kontroli należy więc takie dokumenty przechowywać do czasu, aż zobowiązanie podatkowe się przedawni.

Obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej to jej przetrzymywanie w stanie nienaruszonym, a więc w taki sposób, aby możliwe było ich odczytanie w okresie trwania wspomnianego obowiązku. Inaczej obowiązek ten byłby iluzoryczny. Niedopełnienie tego obowiązku (nieprzechowywanie ksiąg) stanowi przestępstwo skarbowe zagrożone wysoką karą grzywny. Sankcja taka może być jednak wymierzona wyłącznie w sytuacji, w której wspomniany czyn zabroniony zostanie popełniony z winy umyślnej, czyli gdy sprawca zamierza go popełnić albo przynajmniej przewiduje jego popełnienie i na to się godzi.

Zdarzenia, których przyczyną jest powódź, a więc siła wyższa, co do zasady wyłączają winę umyślną. Wyjątkiem będzie oczywiście sytuacja, w której podatnik, korzystając niejako z nadarzającej się okazji, umyślnie topi dokumenty podatkowe, sprawiając w konsekwencji, że stają się one nieczytelne, albo też przewidując zalanie wodą pomieszczeń, w których dokumenty się znajdują, w odpowiedni sposób dokumentów nie zabezpiecza. Takie sytuacje będą stanowiły jednak raczej margines.

Trzeba natomiast pamiętać, że za kilka lat, w przypadku ewentualnej kontroli dotyczącej przykładowo roku 2009, może być trudno wykazać, że dokumenty uległy zniszczeniu właśnie na skutek powodzi. Dlatego warto już dzisiaj postarać się o odpowiednie dokumenty, najlepiej urzędowe, które tę okoliczność by potwierdzały.

Pamiętać trzeba jednak o tym, że brak możliwości przedstawienia odpowiednich dokumentów podatkowych, nawet jeżeli wynika to z okoliczności niezawinionych przez podatnika, może wywołać negatywne skutki podatkowe.

Dotyczy to przede wszystkim podatników VAT. VAT jest bowiem podatkiem fakturowym, dla jego odliczenia konieczne jest posiadanie oryginału faktury dokumentującej nabycie towarów i usług. Co więcej, nie chodzi tylko o posiadanie w momencie dokonywania odliczenia. Podatnik musi taki dokument posiadać w trakcie kontroli i musi mieć możliwość okazania go kontrolującym. Posiadanie dokumentu, który jest jednak na skutek zalania w trakcie powodzi zniszczony, zostanie zapewne ocenione podobnie jak jego nieposiadanie w ogóle. Nie ma znaczenia bowiem, czy dokument taki zostanie zagubiony, czy też zniszczony w taki sposób, że odczytanie jego treści będzie niemożliwe.

Z tego powodu podatnicy, których oryginały faktur zakupowych zostały zniszczone na skutek powodzi, powinni wystąpić do kontrahentów o wystawienie ich duplikatów. Dokument taki jest bowiem równoważny oryginałowi faktury VAT. Oczywiście problemy techniczne z ustaleniem kontrahentów będą mieli ci podatnicy, którym powódź zniszczyła nie tylko same oryginały faktur, ale również ewidencje VAT w taki sposób, że ustalenie danych dotyczących kontrahentów za kilka lat wstecz będzie niemożliwe.

Podobnie również wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów powinny być należycie udokumentowane, choć w tym zakresie wymogi nie są tak rygorystyczne jak w przypadku VAT. Podatnik musi jednak mieć możliwość przynajmniej wykazania, że określony wydatek został faktycznie poniesiony.