Jak rozliczyć świadczenia urlopowe dla pracowników

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych odpisy i zwiększenia, o których mowa w art. 3-5 i 6a tej ustawy, oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, obciążają koszty działalności pracodawcy.

Stosownie do art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

● zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

● być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

● pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

● zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może wpływać na wielkość osiągniętych przychodów,

● zostać właściwie udokumentowany,

● nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty, o których mowa w art. 15 ust. 1za pkt 2 ustawy o CIT.

Zatem kosztami uzyskania przychodów mogą być wypłacane pracownikom świadczenia urlopowe, o ile są wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 marca 2010 r., nr IBPBI/2/423-1482/09/BG).

Zasady wypłaty świadczeń urlopowych reguluje zaś ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800, dalej: ustawa o ZFŚS). Zgodnie z nią fundusz tworzą, z zastrzeżeniem art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS, pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, z zastrzeżeniem art. 3 ust. 2 ustawy o ZFŚS, mogą tworzyć fundusz (zakładowy fundusz świadczeń socjalnych) do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w art. 3 ust. 4-6 ustawy o ZFŚS (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS).

Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 ustawy o ZFŚS odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2 i 3 ustawy o ZFŚS, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że pracownikowi wypłacono świadczenie urlopowe w wysokości 1000 zł, nie przekracza ono zatem wysokości odpisu podstawowego.

Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (zob. art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS).

Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego (zob. art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS).

W przypadku spółki ABC wypłacone pracownikowi zatrudnionemu na pełny etat w normalnych warunkach świadczenie urlopowe stanowić będzie koszt uzyskania przychodów, gdyż łącznie zostały spełnione następujące warunki:

● pracodawca (spółka ABC) zatrudnia według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

● wysokość świadczenia urlopowego nie przekracza wysokości odpisu podstawowego, tj. kwoty 1093,93 zł odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika,

● pracodawca wypłaca je raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych,

● świadczenie zostało wypłacone raz w roku pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (urlop od 12 do 28 lipca 2016 r.),

● wypłata świadczenia urlopowego nastąpiła nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, tj. 11 lipca 2016 r.

Zatem w lipcu 2016 r. spółka ABC ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wypłacone pracownikowi 11 lipca 2016 r. świadczenie urlopowe w wysokości 1000 zł.

VAT

Wypłata świadczenia urlopowego nie jest objęta VAT. Przekazane zatem temu pracownikowi świadczenie urlopowe w wysokości 1000 zł nie podlega VAT.

PIT

Opodatkowaniu PIT podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT), oraz dochody, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku (zob. art. 9 ust. 1 ustawy o PIT).

Jako odrębne źródło przychodów ustawa o PIT wymienia w art. 10 ust. 1 pkt 1 m.in. stosunek pracy. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychodem ze stosunku pracy są zatem wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u pracownika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy. Istotne jest więc to, czy istnieje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia ze stosunkiem pracy.

Za pracownika w rozumieniu ustawy o PIT uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).

Dla pracownika świadczenie urlopowe stanowi przychód ze stosunku pracy. Jest ono bowiem przyznawane w związku z istniejącym stosunkiem pracy. W rozpatrywanym przypadku u pracownika powstanie przychód w wysokości 1000 zł.

Moment powstania przychodu ze stosunku pracy i pokrewnych ustala się zgodnie z regułą ogólną zawartą w art. 11 ust. 1 ustawy o PIT. Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (zob. art. 11 ust. 1 ustawy o PIT).

W przedstawionym stanie faktycznym przychód powstał 11 lipca 2016 r., kiedy zostało przekazane pracownikowi świadczenie urlopowe.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Działalność socjalna to usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (zob. art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Świadczenie urlopowe, choć regulowane przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, nie mieści się w pojęciu działalności socjalnej i nie korzysta ze zwolnienia z PIT.

Od kwoty wypłaconego świadczenia urlopowego pracodawca jako płatnik powinien pobrać zaliczkę na podatek PIT od przychodów ze stosunku pracy (zob. art. 31 i art. 32 ustawy o PIT).

Zakładam, że dochód pracownika otrzymującego świadczenie urlopowe za miesiące od początku 2016 r. do lipca 2016 r. włącznie w tym zakładzie pracy nie przekroczył kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, tj. 85 528 zł. Spółka pobiera zatem zaliczkę na PIT od tego świadczenia według 18-proc. stawki PIT. Zakładam również, że koszty uzyskania przychodów pracownika oraz ewentualne rozliczenie kwoty wolnej mają miejsce przy wypłacie wynagrodzenia - kwestie te zostaną zatem pominięte.

Zaliczka na PIT od tego świadczenia wyniesie 180 zł (1000 zł x 18 proc.).

Zaliczka powinna zostać pobrana przez spółkę ABC i wpłacona na rachunek urzędu skarbowego właściwego według siedziby płatnika w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, tj. do 22 sierpnia 2016 r. (20 sierpnia 2016 r. to sobota), stosownie do art. 38 ust. 1 ustawy o PIT.

Zakładam, że pracownik samodzielnie złoży zeznanie podatkowe. Spółka nie będzie zobowiązana do dokonania za pracownika rocznego obliczenia podatku od dochodu uzyskanego przez podatnika (formularz PIT-40 - zob. art. 37 ustawy o PIT).

Świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników (art. 3 ust. 6 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

W 2016 r. ustawowa (zarazem maksymalna) wysokość świadczenia urlopowego wypłacanego pracownikowi zatrudnionemu w normalnych warunkach na pełny etat wynosi 1093,93 zł.

SCHEMAT

Rozliczenia świadczenia urlopowego przez spółkę ABC

przychody: nie wystąpią

koszty uzyskania przychodów: 1000 zł

przedmiotowe dofinansowanie jest neutralne na gruncie VAT

podstawa obliczenia zaliczki PIT: 1000 zł

stawka PIT: 18 proc.

zaliczka: 180 zł (1000 zł x 18 proc.)

Pobrana zaliczka powinna zostać wpłacona na rachunek urzędu skarbowego właściwego według siedziby płatnika w terminie do 22 sierpnia 2016 r. (20 sierpnia 2016 r. przypada w sobotę)

nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, spółka powinna jednak uwzględnić koszty uzyskania przychodów w wysokości 1000 zł przy obliczeniu zaliczki na podatek CIT za lipiec 2016 r. podlegający wpłacie do urzędu skarbowego, a po zakończeniu roku podatkowego uwzględnić w zeznaniu rocznym CIT-8

nie ma obowiązku składać deklaracji na pobrane zaliczki za lipiec 2016 r. Pobrane zaliczki spółka powinna jednak wykazać w deklaracji rocznej PIT-4R oraz ująć w przesyłanej pracownikowi i urzędowi skarbowemu imiennej informacji PIT-11

do 31 marca 2017 r.

do 31 stycznia 2017 r. urzędowi skarbowemu właściwemu według siedziby płatnika (w formie elektronicznej)

do 28 lutego 2017 r. urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania pracownika oraz pracownikowi (w formie elektronicznej do urzędu skarbowego)

@RY1@i02/2016/137/i02.2016.137.071000600.801.jpg@RY2@

Marcin Szymankiewicz

 doradca podatkowy

Podstawa prawna

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800).