Jak zaliczać w koszty podatkowe wydatki związane z siedzibą firmy

Jeśli podatnik zdecyduje się na posiadanie własnego biura, poza kwestiami związanymi ze sfinansowaniem takiego wydatku powinien wziąć wszystkie uwarunkowania w zakresie amortyzacji oraz rozliczania wydatków uzyskanych ze sprzedaży składników majątku, o czym szczegółowo wyżej, w części dotyczącej amortyzacji.

Najlepiej kupić i przeznaczyć na ten cel lokal mieszkalny - wówczas jego sprzedaż (a przecież takiej okoliczności z góry wykluczyć nie można) nie będzie powodowała konieczności opodatkowania dochodu jak dochodu z działalności.

Ponadto warto kupić lokal używany (a więc mający więcej niż 5 lat), gdyż wtedy można skrócić amortyzację nawet do 10 lat, a w konsekwencji znacznie podwyższyć bieżące koszty uzyskania przychodu i płacić niższe podatki.

Przy finansowaniu zakupu lokalu na biuro warto zaś rozważyć leasing jako formę inwestowania wydatków.

Wydatki na lokal

W przypadku najmu wszystkie wydatki na lokal - od czynszu po opłaty eksploatacyjne, jeśli tylko zgodnie z umową najmu obciążają one najemcę - są kosztem uzyskania przychodu. Kwalifikuje się je w koszty na podstawie umowy najmu, do której za poszczególne miesiące warto odwołać się w rachunkach lub fakturach wystawianych przez wynajmującego. Te ostatnie zaś są dowodem księgowym, na podstawie którego następuje ich zaewidencjonowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W koszty prowadzonej działalności zaliczamy także wydatki związane z opłatami za czynsz. Możemy mieć tutaj do czynienia z dwoma przypadkami:

● lokal jest w całości przeznaczony na działalność gospodarczą,

● na cele działalności gospodarczej wykorzystujemy tylko część lokalu (np. własnego mieszkania).

W pierwszym przypadku sprawa jest jasna: kontrahent wystawia nam fakturę lub rachunek, które stanowią podstawę do zaksięgowania całej kwoty (brutto lub netto, w zależności od tego, czy mamy prawo do odliczenia VAT) w koszty. Czynimy to oczywiście w kolumnie 13.

Bywa oczywiście i tak, że podnajmujemy taki lokal. Fakturę (rachunek) otrzymuje od właściciela lokalu nasz kontrahent. On sam zaś wystawia nam refakturę. Może to być także nota księgowa, gdyż w takim przypadku także ona stanowi podstawę do zaksięgowania takich kosztów.

Wydatki na telefon

Urzędy skarbowe wymagają zazwyczaj billingu, gdy podatnik chce zaliczyć w koszty część wydatków związanych z korzystaniem z telefonu prywatnego do celów służbowych. Natomiast niektórzy podatnicy w takiej sytuacji podstępują podobnie jak w przypadku wykorzystania części mieszkania do celów służbowych, a mianowicie określają ten wydatek zaliczany w koszty procentowo do całości rachunku. Takie postępowanie część urzędów skarbowych kwestionuje. Jednak, jak się okazuje, bezzasadnie.

Znany jest bowiem wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w podobnej sprawie, uznający takie żądania ze strony urzędów skarbowych za "stanowisko nadmiernie sformalizowane".

Rachunek z billingiem

Jeśli jest billing, który stanowi załącznik do rachunku telefonicznego, należy zaznaczyć na nim rozmowy, które prowadzone były w celach służbowych. Następnie należność za te rozmowy zsumować. Na odwrocie rachunku dokonać zapisu, np. rachunek za rozmowy telefoniczne, z których część została odbyta w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i zaliczona w koszty... w miesiącu.... Suma rozmów zaliczonych w koszty (na podstawie wyszczególnienia w załączonym billingu)... zł. Oczywiście zapis ten podpisać. Następnie zaś - na ogólnych zasadach - sporządzamy dowód wewnętrzny, do którego dołączamy tak opisany rachunek i na podstawie tego dowodu wewnętrznego dokonujemy zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Gdy mamy rachunek telefoniczny bez billingu, określamy procentowo, jaka część rozmów miała charakter prywatny, a jaka związana była z prowadzoną działalnością gospodarczą (np. porównując rachunki telefoniczne z okresu, gdy działalność gospodarcza nie była prowadzona z rachunkami obecnymi; urząd skarbowy ma bowiem prawo spytać w takiej sytuacji, skąd wziął się taki, a nie inny procent, ponadto możemy już na wstępie, gdy rozpoczynamy tak rozliczać telefon prywatny, złożyć w urzędzie skarbowym pismo informujące, iż będziemy zaliczali w koszty część rozmów z prywatnego telefonu i będą one stanowiły np. 65 proc. całej należności za rozmowy). Następnie opisujemy rachunek, np. "rachunek za rozmowy telefoniczne, z których część odbyto w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i zaliczono w koszty... w miesiącu... Odsetek rozmów odbytych w związku z prowadzoną działalnością wynosi... proc., co stanowi... zł. Oczywiście osoba upoważniona taki zapis podpisuje. Następnie na tej podstawie sporządzamy - na zasadach ogólnych - dowód wewnętrzny. Dołączamy do niego rachunek za telefon. Na podstawie dowodu wewnętrznego dokonujemy zapisu w księdze przychodów i rozchodów.

Energia i inne media

W koszty prowadzonej działalności zaliczamy także wydatki związane z opłatami za energię elektryczną w części przypadającej na działalność gospodarczą. W zależności od sposobu, w jaki rozliczamy koszty lokalu, czynimy to dwojako:

● gdy wystawiona faktura (rachunek) dotyczy w całości lokalu, w którym wykonujemy działalność gospodarczą, księgujemy całą kwotę wynikającą z rachunku lub faktury - w kolumnie 13 księgi;

● gdy wystawiona faktura dotyczy całości lokalu, w którym tylko część wykorzystujemy na cele prowadzonej przez siebie działalności, uwzględniamy tylko proporcjonalną część faktury - od części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do zaksięgowania (także w kolumnie 13 księgi) musi być dowód wewnętrzny, zaś do niego trzeba dołączyć dokument obejmujący całość opłat za energię.

Na podobnej zasadzie naliczamy w koszty i księgujemy należności za inne media: gaz, ciepłą wodę, centralne ogrzewanie itp.

Meble w biurze

Każdy lokal na działalność, w tym także biuro, musi być odpowiednio wyposażony. O ile nie ma wątpliwości co do rozliczania w koszty mebli i wszelkich urządzeń biurowych (szczegóły wyżej w części poświęconej ewidencji środków trwałych oraz ewidencji wyposażenia), o tyle często dochodzi do sporów między podatnikami a urzędami skarbowymi w kwestii rozliczeń zakupów dywanów, obrazów, czy np. mebli i wyposażenia kuchennego.

Amortyzacja mebli biurowych

O sposobie rozliczania wydatku na zakup mebli dla potrzeb podatkowych decyduje wartość zakupu. Jeśli wartość początkowa mebli jest niższa niż 3,5 tys. zł, dokonujemy amortyzacji jednorazowej, wliczając w koszty od razu cały wydatek. Gdy wartość początkowa jest wyższa, wydatek na meble biurowe możemy wliczyć w koszty tylko poprzez odpisy amortyzacyjne, stosując maksymalną roczną stawkę w wysokości 20 proc. (ruchomości, wyposażenie). Przy czym czynny podatnik VAT przyjmuje za wartość początkową kwotę zakupu netto (bez podatku naliczonego), natomiast podatnik zwolniony z VAT kwotę brutto (cenę netto z doliczonym podatkiem od towarów i usług). W praktyce oznacza to, że potrzebujemy 5 lat, by wliczyć w koszty cały taki wydatek na meble. Trzeba jednak pamiętać, że osoby rozpoczynające prowadzenie działalności oraz mali podatnicy, jako podmioty uprawnione do tzw. ekspresowej amortyzacji, mogą od razu wliczyć w koszty wydatek na zakup mebli przekraczający 3,5 tys. zł, byle tylko mieścił się on w ogólnym limicie takiej amortyzacji - 422 tys. zł w 2010 roku.

Jeśli podatnik potrafi wykazać związek przyczynowo-skutkowy między poniesionymi wydatkami, np. na meble kuchenne, a przychodem z działalności gospodarczej, to wydatek taki można zakwalifikować w koszty. Nawet wtedy gdy działalność gospodarcza prowadzona jest w lokalu mieszkalnym i można by sądzić, że kuchnia, która stanowi naturalną część mieszkania, jest dla biznesu częścią zbyteczną. Wystarczy, że jest wykorzystywana np. dla celów socjalnych.

Wówczas wydatek na meble czy na wyposażenie kuchenne należy uznać za koszt. Pozostaje tylko kwestią (w zależności od wysokości wydatków na ten cel), czy od razu w całości wliczyć go w koszty prowadzonej działalności, czy za pośrednictwem amortyzacji.

W tym miejsca warto dodatkowo zwrócić uwagę na przepis art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT, zgodnie z którym nie uważa się za koszt uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Jeżeli nie zachodzi żadna z tych okoliczności, podatnik ma prawo zakup mebli kuchennych uznać za koszt uzyskania przychodów. Trudno byłoby bowiem kontroli skarbowej dowieść, że zakupione meble służą osobistym celom właściciela firmy lub pracowników. Takimi z pewnością nie jest sytuacja spożywania (czy nawet przygotowania) drugiego śniadania w czasie pracy lub podejmowania gości firmy. Stanowisko urzędu skarbowego mogłoby być ewentualnie słuszne tylko wtedy, gdyby mieszkanie, w którym mieści się siedziba biura rachunkowego, po godzinach urzędowania służyło także celom mieszkalnym, np. właściciela biura.

Do opisywanego przypadku zastosować można jedno z orzeczeń NSA, a mianowicie wyrok NSA z 18 czerwca 1997 r. (sygn. akt I SA/Łd 537/96): żaden przepis prawa nie ustala kryteriów, jakim powinny odpowiadać meble służące wyposażeniu pomieszczeń przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej. Celowość przeznaczenia określonych składników majątkowych do prowadzenia działalności gospodarczej należy do prowadzącego tę działalność. Organ podatkowy może jedynie zakwestionować określone wydatki jako koszty uzyskania przychodów, stosując kryteria wynikające z przepisów prawa.

Dodatek opracowali Edyta Dobrowolska, Marianna Olszewska, Zbigniew Biskupski