Jakie wydatki na świąteczne prezenty dla pracownika firma zaliczy do kosztów

Rozpatrując skutki podatkowe organizowania świąt w firmie, należy mieć na uwadze źródło finansowania tego rodzaju świadczeń oraz ich wartość. Czynniki te mogą bowiem decydować o opodatkowaniu lub nieopodatkowaniu podejmowanych przez pracodawców działań.

Częstym prezentem dla załogi są bony towarowe lub talony (kulturalno-rekreacyjne, podarunkowe, żywieniowe). Mogą one być finansowane ze środków obrotowych firmy, z funduszu świadczeń pracowniczych, a także z funduszy na cele socjalno-bytowe. Otrzymanie przez pracownika jednego z ww. rodzajów bonów spowoduje powstanie po jego stronie przychodu ze stosunku pracy, bo do przychodów ze stosunku pracy zaliczane są wartości nieodpłatnych świadczeń otrzymanych od pracodawcy. I choć w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT przewidziano zwolnienie dla świadczeń rzeczowych oraz pieniężnych otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszu związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł, to jednak nie dotyczy ono właśnie bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. Wynika to z tego, że bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi, nie są świadczeniami pieniężnymi.

Niestety, nie. Co prawda w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT przewidziano zwolnienie dla wartości otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, ale jedynie w sytuacji, gdy ciąży na nim obowiązek ich wydania wynikający z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy lub gdy nie mógł ich wydać, bo nie miał do tego warunków.

Pracodawca jako płatnik rozlicza zaliczkę na podatek dochodowy z tytułu wydania pracownikom bonów. Przychód z tego tytułu powstanie na zasadzie kasowej, czyli w momencie otrzymania przez pracownika bonu. Kwotę pobranej zaliczki przekazuje na rachunek urzędu skarbowego właściwego według siedziby płatnika w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczkę. Kwotę pobranych zaliczek pracodawca wykaże w wystawianych przez siebie po zakończeniu roku podatkowego deklaracji PIT-4R oraz informacji PIT-11.

Jedynie przekazanie bonów byłym pracownikom, którzy obecnie są emerytami lub rencistami, jest zwolnione z PIT do wysokości 2280 zł rocznie. Gdy wartość przekazanego świadczenia przekroczy w roku podatkowym 2280 zł, to od nadwyżki były pracodawca musi potrącić i odprowadzić do urzędu skarbowego zryczałtowany podatek w wysokości 10 proc.

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie bonów zależy od źródła ich finansowania. Jeżeli przedsiębiorca zakupi bony ze środków funduszu socjalnego, to wydatków nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT). Dla pracodawcy zobowiązanego do tworzenia funduszu socjalnego, kosztem uzyskania przychodów są odpisy na ten fundusz (art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o CIT). Jeżeli jednak świadczenia te zostaną nabyte ze środków obrotowych pracodawcy, wydatki można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).

Pracownik może otrzymać świadczenia pieniężne z okazji świąt na konto lub w gotówce oraz w formie karty płatniczo-podarunkowej nieutożsamianej z bonem czy talonem, noszącej cechy karty płatniczej określone w art. 4 ust. 1 pkt 4 prawa bankowego (imiennej, uprawniającej również do wypłaty gotówki z bankomatu), zarówno ze środków obrotowych, jak i z funduszu socjalnego. Może też skorzystać ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wyłącznie od świadczeń sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Należy przy tym pamiętać, że sfinansowanie świadczenia pieniężnego z funduszu socjalnego powinno odbywać się zgodnie z zasadami uwzględniającymi sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników.

W takim przypadku kosztem uzyskania przychodów dla pracodawcy są odpisy na fundusz socjalny, z którego może być sfinansowane świadczenie, lub wypłacone świadczenie ze środków obrotowych.

Otrzymane z zakładu pracy paczki świąteczne generalnie stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o PIT. Przekazanie pracownikom paczki należy zatem traktować jako ich dochód podlegający opodatkowaniu na zasadach przewidzianych dla dochodów ze stosunku pracy, a więc według skali podatkowej. Pracodawca musi doliczyć wartość paczki do dochodu pracownika i jako płatnik od wartości musi pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Zgodnie z kryteriami przyznawania świadczeń finansowanych z funduszu socjalnego należy zróżnicować wartość podarowanych paczek. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT jeżeli wartość paczki przekroczy 380 zł, opodatkowaniu będzie podlegała nadwyżka ponad tę kwotę.

Ponieważ kwestia opodatkowania imprez integracyjnych, a do takich należy zaliczyć wigilię czy inne imprezy świąteczno-noworoczne, wywołuje wiele wątpliwości i pytań, dlatego postaram się wskazać, jakie przesłanki muszą być wzięte pod uwagę, przy ustalaniu przychodu z nieodpłatnych świadczeń, które przekazują pracodawcy pracownikom.

Otóż dla pracownika udział w takiej imprezie świątecznej może wiązać się z powstaniem po jego stronie przychodu do opodatkowania, gdyż co do zasady istnieje możliwość wyliczenia kwoty wydatków poniesionych na konkretnego pracownika. Spotkania mogą być zorganizowane dla ściśle określonej identyfikowalnej liczby osób (np. z zaproszeniami) lub być imprezą otwartą dla wszystkich pracowników, którzy mogą i chcą wziąć w niej udział. Wówczas liczba osób jest określona szacunkowo. Oddzielnym problemem zgłaszanym przez pracodawców jest określenie kosztów na uczestniczącą osobę w sposób jednoznaczny.

Jeśli przybycie na spotkanie nie wymagało potwierdzenia, organy podatkowe uważają się, że należy ustalić wartość nieodpłatnego świadczenia dla każdego, bez względu na to, kto wziął w nim udział, co budzi wątpliwości.

Resort finansów uważa, że brak wzięcia udziału w imprezie przez część osób nie zmienia rozliczenia (czyli nie zwiększa tego świadczenia na rzecz osób, które wzięły udział). Należy rozliczyć zryczałtowaną kwotę świadczenia na wszystkich potencjalnych uczestników tego spotkania, do których było skierowane zaproszenie lub zostali określeni na liście uczestników. Jednak ustalenie nieodpłatnego świadczenia dla każdego pracownika (zaproszonego) bez względu na wzięcie w spotkaniu udziału nadal budzi wątpliwości.

Wydatki na organizację imprezy wigilijnej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli zostały poniesione w celu jego osiągnięcia. Interpretacja tego przepisu wielokrotnie stawała się przyczyną dyskusji i sprzecznych rozstrzygnięć urzędów skarbowych, które nie akceptowały jako kosztów uzyskania wydatków pracodawcy na organizację imprez świątecznych lub innych rekreacyjno-sportowych. Urzędy skarbowe argumentowały swój pogląd tym, że takie wydatki nie mają związku z osiąganiem przychodu. Aby znaleźć rozwiązanie tego problemu, wielu pracodawców łączy spotkania wigilijne lub imprezy mikołajkowe z imprezą integracyjną. Na takich spotkaniach oprócz upominków świątecznych wręczane są nagrody za szczególne osiągnięcia pracownicze lub organizowane są konkursy i zabawy mające na celu zintegrować pracowników oraz przedstawiane są wyniki firmy. Wydatki w części dotyczącej osób towarzyszących (członków rodzin) nie stanowią kosztów uzyskania przychodu z uwagi na to, że wydatki te nie przyczynią się (nawet pośrednio) do osiągnięcia przez firmę przychodów ani też zachowania bądź zabezpieczenia źródła jej przychodów.

@RY1@i02/2011/239/i02.2011.239.071001400.802.jpg@RY2@

materiały prasowe

Monika Aksak-Wąs, biegły rewident w Auxilium Audyt

Rozmawiała Ewa Ciechanowska

Art. 11 ust. 1, 12 ust. 1, art. 13, art. 21 ust. 1 pkt 38 i 67, art. 23 ust. 1 pkt 7 i 42, art. 30 ust. 1 pkt 4, art. 42a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.). Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 9 i 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).