Jakie dokumenty potwierdzają weryfikację

biegły rewident, menedżer w firmie doradczej KPMG

Porównanie stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami jest jedną z metod inwentaryzacji określonych w art. 26 ustawy o rachunkowości. Metodę tę stosuje się, gdy nie można przeprowadzić spisu z natury lub potwierdzenia sald.

Ustawa o rachunkowości określa, jakie składniki majątkowe i w jakich okolicznościach mogą być inwentaryzowane drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z dokumentami, nie wskazuje jednak sposobu dokumentowania. W nieaktualnym już zarządzeniu ministra finansów z 1983 roku w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości (zawierało szczegółowe regulacje o inwentaryzacji) zapisano, że wyniki weryfikacji ujmuje się w protokole z jej przeprowadzenia. Uchylony przepis może stanowić źródło praktycznych wskazówek w obecnych czasach, gdy ustawowe regulacje mają bardzo ogólny charakter.

Protokół z weryfikacji jest najlepszą formą jej dokumentowania. Weryfikowane są różnorodne składniki majątkowe, przykładowo trudno dostępne środki trwałe, dostawy w drodze lub dostawy niefakturowane, należności sporne, kapitały, rozliczenia międzyokresowe. Można sporządzić protokół zbiorczy albo oddzielne protokoły dotyczące określonych składników. Z treści protokołu powinno wynikać, jakie składniki weryfikowano, w jaki sposób i z jakimi dokumentami porównywano stan ewidencyjny i jakie są efekty tej weryfikacji. Protokół powinien być podpisany przez właściwe osoby.

Dokumenty odnoszące się do weryfikowanych sald mogą być opisane w protokole lub załączone ich kopie lub najistotniejsze fragmenty (gdy są obszerne). Dokumenty potwierdzające istnienie określonych składników majątkowych mogą mieć różnorodny charakter. Przykładowo w przypadku trudno dostępnych środków trwałych mogą to być opinie rzeczoznawcy, dla rozrachunków wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych - faktury, korespondencja z kontrahentem, dokumenty dotyczące wydania lub przyjęcia towarów. W przypadku kapitałów odpowiednim dokumentem mogą być wyciąg z KRS, umowa spółki, uchwały wspólników.

Inwentaryzację metodą porównania stanów księgowych z dokumentami stosuje się też do rozliczeń międzyokresowych kosztów czynnych. Procedura polega na porównaniu dokumentu poniesienia kosztu rozliczanego w czasie i zweryfikowanie, czy wraz z upływem czasu (lub innych wskaźników pomiaru) nastąpiło rozliczenie w odpowiedniej wysokości.

Należy pamiętać, że przy omawianej formie inwentaryzacji niezbędne jest sprawdzenie, czy nie nastąpiła utrata wartości weryfikowanych składników majątkowych.

Oprac. Agnieszka Pokojska

Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).