Księgi trzeba przechowywać przez pięć lat

Podatnicy prowadzący księgi podatkowe mają obowiązek przechowywać księgi i związane z prowadzeniem działalności dokumenty przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Za księgi podatkowe uznaje się księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów oraz ewidencje i rejestry. Taki sam okres przechowywania dokumentów dotyczy podatników VAT. Mają oni obowiązek przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktury korygujące, a także ich duplikaty aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przedsiębiorcy rozliczający się w formie PIT mają obowiązek gromadzić nie tylko kserokopie zeznań rocznych, ale też dokumenty potwierdzające wydatki zaliczane do kosztów uzyskania przychodów lub odliczone w ramach ulg podatkowych. Zatem dokumenty dotyczące 2009 roku należy przechowywać do końca 2015 roku, natomiast w 2009 roku urząd może kontrolować dokumenty z 2003 roku.

W przypadku likwidacji firmy należy najpóźniej ostatniego dnia działania powiadomić pisemnie właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów podatkowych.