Jak ewidencjonować firmowe wydatki

Oczywiście ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zakłada się od momentu, w którym do działalności gospodarczej zacznie się wykorzystywać takie składniki majątku firmy. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów są obowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzenie takiej ewidencji jest niezbędne do rozliczania amortyzacji w koszty prowadzonej działalności gospodarczej albo osiąganych przychodów z najmu opodatkowanych na zasadach ogólnych. W razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Wydatki na utrzymanie w czystości pomieszczeń, w których wykonywana jest działalność gospodarcza, są kosztem prowadzonej działalności. By je wpisać do księgi przychodów i rozchodów, nie trzeba posiadać faktury VAT ani nawet zwykłego rachunku.

Do wpisania do kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jako kosztu prowadzonej działalności, wydatków na zakup środków czystości, wystarczy zwykły paragon. Gdy zaś takie środki nabędziemy w ramach dużych zakupów dokonanych na cele osobiste, np. w supermarkecie, do posiadanego paragonu lub wydruku z kasy jako właściwego dokumentu księgowego możemy użyć dowodu wewnętrznego, który sporządzimy na tę okoliczność.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Ponadto na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody wewnętrzne mogą służyć m.in. do udokumentowania zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych.

Przepisy dotyczące amortyzacji środków trwałych nie wykluczają możliwości amortyzowania w koszty środka trwałego, który stanowi własność podatnika tylko w części ułamkowej albo stanowi jego współwłasność. Małżonkowie przedsiębiorcy powinni zdecydować, w jakim zakresie będą ów samochód wykorzystywać do celów swojej działalności każde. Możliwe są tu dwa warianty postępowania. Pierwszy dla wspólnego samochodu osobowego założona jest oddzielna ewidencja środków trwałych. Drugi - każdy z podatników wpisuje swoją część wartości początkowej samochodu do ewidencji środków trwałych prowadzonej w ramach swojej własnej działalności gospodarczej.

Powinna pani prowadzić zapisy - w dowolnej formie - na podstawie których można ustalić dane zleceniodawcy. W przeciwnym przypadku powinna pani zaksięgować w księdze przychodów i rozchodów materiał otrzymany od zleceniodawcy. Zgodnie bowiem z przepisami rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia księgi, materiał powierzony przez zleceniodawcę nie wymaga zaksięgowania materiał powierzony przez zleceniodawcę. Jeżeli jednak podatnik nie może przedstawić dokumentu określającego zleceniodawcę, uważa się, że materiał został przez podatnika zakupiony bez udokumentowania.

Nie ma przeszkód, by wystawić jeden dowód wewnętrzny dokumentujący koszty operacji bankowych z całego miesiąca i na jego podstawie dokonać jednego wpisu do księgi. Wówczas załącznikiem do takiego dowodu powinny być noty bankowe potwierdzające dokonane operacje albo np. jedno wystawione przez bank zestawienie takich operacji.

Można jednak wpisywać do księgi jako oddzielne wydarzenia gospodarcze także poszczególne operacje. Podstawę do wpisu może stanowić dokument bankowy, jeśli tylko spełnia kryteria pozwalające zakwalifikować go jako dowód księgowy. W przeciwnym przypadku trzeba wystawić dowód wewnętrzny, do którego taki dokument bankowy będzie tylko załącznikiem.

Podobnie jak przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą jako osoba fizyczna nie może uznać za koszt uzyskania przychodów (pomniejszający podstawę opodatkowania) wartości pracy własnej, małżonka oraz niepełnoletnich dzieci, tak też nie może za taki koszt uznać ani wartości kapitału, który wniesie on lub żona do swojej firmy na sfinansowanie tej działalności, ani kosztów obsługi takiego kapitału. I to zarówno wtedy, gdy chce ponieść konkretne wydatki inwestycyjne, by dzięki temu w przyszłości mieć większe dochody, większe zyski i tym samym płacić większe podatki, jak i wówczas, gdy taki kapitał wniesiony być musi, bo np. z działalności są straty lub dochody na tyle niskie, że nie wystarczą one na pokrycie obowiązkowych zobowiązań podatków czy składek ZUS.

Natomiast za koszt uzyskania przychodów uznać można wydatki związane z obsługą kredytów zaciągniętych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Można także zasilić firmę, korzystając z pożyczek od osób trzecich, w tym pożyczek prywatnych; odsetki zapłacone pożyczkodawcy stanowić bowiem mogą koszt uzyskania przychodów dokładnie na takich samych zasadach jak koszty obsługi kredytu bankowego.

Jednak tylko w ograniczonym zakresie. Zgodnie z ustawą o PIT za koszt uzyskania przychodów nie można uznać składek na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa, z wyjątkiem wpłat podatników prowadzących działalność gospodarczą w dziedzinie turystyki, wypoczynku, sportu i rekreacji na rzecz Polskiej Organizacji Turystycznej oraz składek na rzecz organizacji zrzeszających przedsiębiorców i pracodawców, działających na podstawie odrębnych ustaw - do wysokości łącznie nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty odpowiadającej 0,15 proc. kwoty wynagrodzeń wypłaconych w poprzednim roku podatkowym, stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne; jeżeli przedsiębiorca nie wypłacał tych wynagrodzeń, kwota składek zaliczana do kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym nie może przekroczyć kwoty odpowiadającej kwocie 114 zł.

Przynależność do lokalnej organizacji kupców nie jest obowiązkowa. W takim przypadku może pan wliczyć w koszty składki do wysokości 114 zł w roku lub 0,15 proc. wolumeny wynagrodzeń wypłacanych z tytułu umów o pracę.