Ewidencję środków trwałych w likwidacji ujmuje się pozabilansowo

Środki trwałe zbędne z punktu widzenia prowadzenia działalności jednostki (np. zniszczone, zużyte, uszkodzone w stopniu, który czyni ich naprawę nieopłacalną, przestarzałe technologicznie itp.) są stawiane w stan likwidacji. Likwidacja środka trwałego obejmuje dwa etapy.

Etap 1

Postawienie środka trwałego w stan likwidacji na podstawie decyzji kierownika jednostki - co oznacza jego wycofanie z użytkowania i zdjęcie z ewidencji bilansowej środków trwałych jego wartości początkowej oraz dotychczasowego umorzenia (likwidacja księgowa).

Etap 2

Faktyczna likwidacja środka trwałego - rozumiana jako jego fizyczne zniszczenie, złomowanie itp.

Ponieważ rzadko kiedy postawienie środka trwałego w stan likwidacji pokrywa się w czasie z jego fizyczną likwidacją, przyjęte jest, że wartość środków trwałych postawionych w stan likwidacji - w okresie od momentu postawienia ich w stan likwidacji do momentu dokonania ich fizycznego zniszczenia - ujmowana jest w ewidencji pozabilansowej.

Ewidencja pozabilansowa prowadzona jest zarówno w ujęciu syntetycznym, jak i analitycznym. Na koncie syntetycznym ujmuje się operacje:

wpostawienia środka trwałego w stan likwidacji - na podstawie dokumentu LT - "Likwidacja środka trwałego" - pod datą, z jaką środek trwały został zdjęty z ewidencji bilansowej,

wfaktycznej likwidacji środka trwałego - na podstawie dokumentów potwierdzających fizyczne zniszczenie, złomowanie itp. - pod datą ich dokonania.

Saldo konta syntetycznego ukazuje globalną wartość środków trwałych postawionych w stan likwidacji, które nie zostały jeszcze faktycznie zlikwidowane.

Ewidencja analityczna środków trwałych w likwidacji powinna być prowadzona w taki sposób, aby było możliwe ustalenie na dany dzień ilości i wartości poszczególnych środków trwałych postawionych w stan likwidacji.

Postanowienia polityki rachunkowości jednostki w zakresie ewidencjonowania środków trwałych w likwidacji przedstawiono w przykładzie.

Zapisy dotyczące likwidacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w ewidencji księgowej dokonywane są na podstawie dokumentu LT - "Protokół likwidacji środka trwałego". Dowody LT wystawia zazwyczaj komisja likwidacyjna, powołana zarządzeniem kierownika jednostki, na podstawie wniosków zgłaszanych przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki użytkujących środki trwałe (przy udziale pracowników księgowości, odpowiedzialnych za podanie wartości likwidowanych składników majątkowych), w liczbie egzemplarzy zapewniających ich przekazanie do komórek organizacyjnych prowadzących ewidencję syntetyczną i analityczną likwidowanych składników mienia, a także komórek/osób, które je dotąd użytkowały.

W treści dokumentu LT powinny się znaleźć:

wnumer i data wystawienia dokumentu,

wnazwa środka trwałego i jego numer inwentarzowy,

wwartość początkowa środka trwałego i jego dotychczasowego umorzenia,

wdecyzja komisji likwidacyjnej,

wdata postawienia w stan likwidacji,

wpodpisy członków komisji likwidacyjnej.

Dowody LT w przypadku likwidacji środków trwałych wystawiane są dla pojedynczych obiektów inwentarzowych, natomiast dla pozostałych środków trwałych należących do jednej grupy rodzajowej mogą obejmować więcej niż jeden obiekt.

Dokument LT po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki i głównego księgowego jest przekazywany do księgowości, gdzie pod datą postawienia w stan likwidacji składnik majątkowy jest zdejmowany z ewidencji bilansowej.

Jeśli data postawienia w stan likwidacji środka trwałego jest jednocześnie datą jego faktycznej fizycznej likwidacji (bądź zbycia), do dokumentu LT załącza się - oprócz wniosku o przeprowadzenie likwidacji, także dokumenty źródłowe potwierdzające fakt przeprowadzenia likwidacji - mogą być nimi odpowiednio:

wfaktury/rachunki dokumentujące fakt sprzedaży środka trwałego bądź oddania go, na przykład, do punktu skupu surowców wtórnych,

wprotokoły nieodpłatnego przekazania jednostkom sektora finansów publicznych lub organizacjom pożytku publicznego,

wprotokół z fizycznej likwidacji (zniszczenia) środków trwałych.

Jeśli data postawienia środka trwałego w stan likwidacji nie jest jednocześnie datą jego faktycznej likwidacji, dokument LT stanowi podstawę wprowadzenia środka trwałego do ewidencji pozabilansowej na konto "Środki trwałe w likwidacji", natomiast ww. dokumenty źródłowe są podstawą zdjęcia środka trwałego z tej ewidencji.

Postanowienia polityki rachunkowości w zakresie prowadzenia ewidencji środków trwałych w likwidacji (fragment)

Par. 1

1. Do prowadzenia ewidencji środków trwałych w likwidacji służy konto pozabilansowe 092 "Środki trwałe w likwidacji" (z dalszym podziałem na konta: 092/1 "Środki trwałe w likwidacji", 092/2 "Pozostałe środki trwałe w likwidacji"), gdzie na stronie Wn ujmuje się wartość początkową środków trwałych postawionych w stan likwidacji pod datą wyksięgowania ich z ewidencji bilansowej, natomiast na stronie Ma odnotowuje się rozchód tych środków z datą dokonania ich fizycznej likwidacji (rozbiórki, zniszczenia, złomowania).

2. Konto może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość środków trwałych postawionych w stan likwidacji, ale jeszcze fizycznie istniejących.

Par. 2

1. Do kont 092/1 i 092/2 należy prowadzić ewidencję analityczną w szczegółowości pozwalającą na ustalenie ilości i wartości poszczególnych składników majątkowych postawionych w stan likwidacji.

2. Dokonane w niej zapisy powinny zapewniać identyfikację poszczególnych obiektów inwentarzowych (poprzez podanie ich nazwy, numeru inwentarzowego, wykazu części składowych i peryferyjnych, wartości początkowej oraz miejsca dotychczasowego użytkowania) oraz ustalenie dat postawienia w stan likwidacji i faktycznej likwidacji.

Par. 3

Ewidencja składników majątkowych w likwidacji jest prowadzona przez wskazanych pracowników referatu finansowo-księgowego jednostki (zgodnie z zakresami czynności).

Izabela Motowilczuk

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223; ost. zm. Dz.U. z 2012 r. poz. 855).