Inwentaryzacja rozpoczyna się w ostatnim kwartale roku

Pierwszym krokiem poprzedzającym przeprowadzenie inwentaryzacji powinno być przygotowanie formalnej dokumentacji, tj. zarządzenia zawierającego plan i harmonogram inwentaryzacji, skład zespołów spisowych, wzory arkuszy spisowych, sposób postępowania w przypadku wystąpienia różnic i ustalenie osób materialnie odpowiedzialnych.

Inwentaryzacja powinna być także poprzedzona szkoleniem, a stosowny dobór składu zespołów spisowych powinien zapewnić jej rzetelność i bezstronność.

Istotne jest upewnienie się, że inwentaryzowane środki trwałe są odpowiednio oznaczone, co ma zapewnić, że zostaną one właściwie opisane w arkuszach spisowych. Przebieg inwentaryzacji i jej wyniki należy odpowiednio udokumentować, a zidentyfikowane różnice między stanem rzeczywistym i wynikającym z rejestru wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych.

Przeprowadzenie inwentaryzacji na 31 października 2012 r. będzie zgodne z obowiązującymi przepisami. Jednak wtedy dodatkowo wymagane jest ustalenie stanu na dzień bilansowy 31 grudnia 2012 r. Przepisy wskazują, że ustalenie stanu powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury zwiększeń i zmniejszeń, jakie nastąpiły między datą spisu a dniem bilansowym. W takim przypadku będzie to okres od 31 października do 31 grudnia 2012 r. Gdyby w jednostce zakupiono nowy środek trwały w grudniu 2012 roku, to wydaje się, że wystarczającym potwierdzeniem zwiększeń i zmniejszeń będą, podlegające stosownej autoryzacji, dowody księgowe przyjęcia ("OT") lub likwidacji ("LT") środka trwałego wystawione we wspomnianym okresie. Zasadne byłoby uzyskanie potwierdzenia komisji inwentaryzacyjnej także na dokumencie zawierającym ostateczne ustalenie stanu środków trwałych na dzień bilansowy.

Podsumowując, zakres dokumentacji z przeprowadzonej inwentaryzacji powinien obejmować zbiór opatrzonych podpisem i ponumerowanych arkuszy spisowych, odpowiednio autoryzowany protokół z inwentaryzacji zawierający wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic, zatwierdzony przez upoważnione osoby dowód księgowy przyjęcia środka trwałego w grudniu 2012 roku, a także dokumentację z ustalenia stanu na 31 grudnia 2012 r. i uzgodnienie tak określonego stanu rzeczywistego do rejestru i ksiąg rachunkowych.

Warto zwrócić uwagę na korzyści wynikające z powiadomienia biegłego rewidenta o terminie przeprowadzenia inwentaryzacji. Udział niezależnego podmiotu dysponującego fachową wiedzą i doświadczeniem może przyczynić się do uniknięcia błędów, których konsekwencje mogą być istotne, włącznie z zakwestionowaniem przebiegu i rezultatów całej inwentaryzacji.

Michał Ziemiecki

menedżer w dziale audytu Ernst & Young

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).