Elektroniczne dokumenty nie muszą być drukowane

Z końcem września podmioty, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, mogą rozpocząć czynności inwentaryzacyjne. Ważną ich częścią jest dokumentacja inwentaryzacyjna. Czy coś się w tym zakresie zmieniło?

Przepisy dotyczące wymogów dokumentacyjnych od lat są takie same. Zmiany wynikają głównie z tego, że jednostki coraz chętniej wykorzystują urządzenia elektroniczne i zintegrowane systemy komputerowe nie tylko przy prowadzeniu magazynu, lecz także przy przeprowadzaniu inwentaryzacji zapasów. W związku z tym często odchodzi się od klasycznych dokumentów, przygotowywanych w związku z pracami inwentaryzacyjnymi, takich jak: arkusze spisowe, arkusze uszkodzonych bądź niepełnowartościowych składników majątku, protokoły z inwentaryzacji, arkusze rozliczeniowe, protokoły z przeprowadzonej kontroli spisu. W przypadku wykorzystania skanerów elektronicznych jednostki nie muszą już korzystać z tradycyjnie rozumianych arkuszy spisowych, co w znacznym stopniu usprawnia pracę zespołów spisowych.

Dokumentacja nie musi być wydrukowana?

Biegły rewident, biorący udział w obserwacji spisu, nie powinien mieć zastrzeżeń do elektronicznej formy prowadzenia spisu. Przepisy ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) nie regulują zagadnienia w sposób bezpośredni. Dlatego też należy przyjąć, że arkusze spisowe, podobnie jak inne dowody księgowe, mogą mieć formę elektroniczną. Warunkiem jest jednak właściwe przechowywanie dokumentów, a także ochrona systemu komputerowego, w którym są one zapisane, zapewnienie kopii zapasowych oraz zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem. Dokumenty w formie elektronicznej podlegają takim samym zasadom przechowywania jak dokumenty w formie papierowej.

Co pan ma na myśli?

Przede wszystkim okres ich przechowywania wynosi minimum pięć lat. Zgodnie z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości termin ten liczy się od następnego roku obrotowego, którego dane dokumenty dotyczą. Ponadto sposób ich archiwizacji musi umożliwiać łatwe ich odszukanie.

Czy elektroniczny sposób inwentaryzacji i jej dokumentowania to dobra metoda dla wszystkich podmiotów?

Tak, jednak małe podmioty ze względu na koszty nowoczesnych systemów obsługi magazynowej nie mogą sobie na to pozwolić. Muszą więc przeprowadzać inwentaryzację w tradycyjnej formie.

Inwentaryzacja elektroniczna jest natomiast coraz bardziej popularna wśród średnich i dużych jednostek. Dysponują one odpowiednimi systemami informatycznymi i urządzeniami elektronicznymi, które są również wykorzystywane w codziennej obsłudze magazynowej.

Jakie możliwości daje wykorzystywanie skanerów, które są niedostępne przy wykorzystaniu tradycyjnych sposobów prowadzenia inwentaryzacji?

W przypadku dużych jednostek umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji w sposób niepowodujący dezorganizacji pracy całego magazynu. Pozwala to na ograniczenie kosztów prac inwentaryzacyjnych w porównaniu z tradycyjnym sposobem prowadzenia spisu z natury, gdzie często na czas prac inwentaryzacyjnych magazyny jednostki są zamykane na cały czas ich trwania.

A co z małymi podmiotami. Jak one mogą sobie pomóc w inwentaryzacji zapasów?

Pewnym ułatwieniem może być prowadzenie arkuszy spisowych w formie plików elektronicznych excel. Taka forma arkuszy jest atrakcyjna dla firm z uwagi na sprawniejsze prowadzenie spisu oraz stanowi łatwiejszą możliwość uzgodnienia wyników spisu z ewidencją księgową. Jednak ze względu na możliwość korekty w pliku elektronicznym bez jej udokumentowania należy zwrócić uwagę na staranność wprowadzania danych oraz zapewnić, aby zajmowała się tym osoba gwarantująca bezstronność spisu.

Zastanawia mnie jednak, czy nie ma zagrożeń płynących z wykorzystania technologii.

Zastąpienie tradycyjnej dokumentacji elektroniczną może być utrudnieniem dla kontrolującego przebieg spisu, np. biegłego rewidenta. Ponadto bieżąca weryfikacja poprawności spisanych składników często jest niemożliwa, a czynności sprawdzających można dokonać dopiero po transferze danych ze skanera do systemu elektronicznego. Nie jest to jednak czynnik dyskwalifikujący taką formę dokumentowania inwentaryzacji.

Po zakończeniu prac spisowych wymagane jest udokumentowanie ich wyników oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnie stwierdzonych różnic. W dużym stopniu, w związku ze stosowaniem programów komputerowych, czynności te podlegają zautomatyzowaniu, przy czym raport rozliczeniowy z systemu komputerowego jest zwykle generowany już w formie papierowej.

Zanim zostaną rozpoczęte czynności spisowe, warto jednak zweryfikować dokumentację, która będzie podstawą do rozpoczęcia inwentaryzacji. O czym warto pamiętać w tym zakresie?

Ważnym dokumentem jest zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Dokument ten powinien określać przedmiot spisu, dzień, na który jest dokonywany, termin jego przeprowadzenia, skład komisji inwentaryzacyjnej, osoby wyznaczone do przeprowadzenia spisu i jego kontroli. Przygotowując zarządzenie, należy pamiętać o regulacjach wynikających z art. 26 ustawy o rachunkowości, w zakresie sposobów i terminów przeprowadzania inwentaryzacji. Źle przygotowane, nieodnoszące się do wszystkich aspektów spisu zarządzenie powoduje, że dochodzić może do uchybień i błędów w czasie inwentaryzacji. Istotnym elementem tego dokumentu, niestety często pomijanym, jest wyznaczenie osób do przeprowadzenia kontroli spisu, która ona wskazana zwłaszcza w przypadku inwentaryzacji istotnych składników majątku. Jeżeli w zarządzeniu nie ma informacji na temat osób uprawnionych do kontroli, wówczas jej wyniki mogą zostać podważone z uwagi na brak jej formalnego umocowania. Przed rozpoczęciem spisu trzeba też sporządzić instrukcję inwentaryzacyjną.

@RY1@i02/2012/180/i02.2012.180.008000100.802.jpg@RY2@

Wojciech Górski

Michał Szalak, konsultant w Baker Tilly Poland

Rozmawiała Agnieszka Pokojska