Okoliczność obciążenia pracownika za powstały niedobór powinna zostać prawidłowo udokumentowana

Stany ewidencyjne składników majątkowych na kontach księgowych mogą się różnić od rzeczywistego ich stanu. W celu zweryfikowania danych z ksiąg rachunkowych z posiadanym stanem faktycznym przeprowadza się inwentaryzację wszystkich składników majątku.

Inwentaryzacja pozwala spełnić ustawowy warunek stawiany sprawozdaniom finansowym, jakim jest wiarygodność. Celem inwentaryzacji jest przede wszystkim ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki ze stanem wykazanym w księgach rachunkowych oraz ustalenie, rozliczenie i ujęcie w księgach ujawnionych różnic. Na tej podstawie następuje rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie.

Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502) reguluje zasady odpowiedzialności za mienie. Tego rodzaju odpowiedzialność obejmuje tylko tych pracowników, którym prawidłowo powierzono mienie. Pracownik w takim przypadku odpowiada za szkodę w pełnej wysokości, czyli zarówno za rzeczywistą stratę, jak i za utracone korzyści, w pełnej wysokości za niedobory i ubytki w powierzonych mu składnikach majątku pracodawcy. Okoliczność obciążenia pracownika za powstały niedobór powinna zostać prawidłowo udokumentowana, np. notą obciążeniową. Stwierdzony niedobór towarów księguje się zapisem: strona Wn konta 24-1 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów) oraz Ma konta 33 "Towary".

Jeżeli równowartością niedoboru obciąża się osobę odpowiedzialną za powierzone jej mienie, to w księgach rachunkowych znajdzie się zapis: strona Wn konta 23-4 "Rozrachunki z pracownikami" oraz Ma konta 24-1 "Rozliczenie niedoborów". W przypadku obciążenia pracownika kwotą przewyższającą wartość towarów w cenie nabycia lub wytworzenia różnicę odnosi się na konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

W przypadku niedoboru zawinionego istnieje obowiązek korekty VAT naliczonego przy zakupie towaru. Organy podatkowe uznają bowiem, że tylko niedobory niezawinione nie powodują utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego. Jeżeli wystąpi zawiniony niedobór, to wówczas podatnik traci prawo do odliczenia VAT w części dotyczącej utraconych towarów. W takim bowiem przypadku towary nie zostaną wykorzystane do działalności gospodarczej, w związku z czym nie towarzyszy im prawo do potrącenia podatku naliczonego. Kwotę podatku niepodlegającego odliczeniu można w księgach rachunkowych zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych.

Potwierdzeniem tego stanowiska jest wyrok NSA z 19 lipca 2011 r., sygn. akt I FSK 1123/10. Zgodnie z nim: "(...) jeżeli utrata przedmiotowego towaru nastąpiła z przyczyn od skarżącej spółki zależnych, tj. w wyniku zawinionych - jak wskazano we wniosku - niedoborów towarów, dany towar w efekcie końcowym nie zostanie wykorzystany do działalności opodatkowanej, to prawo spółki do odliczenia w związku z ww. nabyciem (...), powinno zostać utracone".

SCHEMAT

@RY1@i02/2014/237/i02.2014.237.008000300.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu

1) PK niedobór ujawniony podczas inwentaryzacji kwota 11 000 zł: strona Wn konta 24-1 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów) oraz strona Ma konta 33 "Towary";

2) PK - uznanie niedoboru za zawiniony: strona Wn konta 23-4 "Rozrachunki z pracownikami" oraz strona Ma konta 24-1 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów);

3) KP - zapłata niedoboru przez pracownika kwota 11 000 zł: strona Wn konta 10 "Kasa" oraz strona Ma konta 23-4 "Rozrachunki z pracownikami";

4) PK - korekta VAT naliczonego kwota 2530 zł (tj. 11 000 zł x 23 proc. ): strona Wn konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" oraz strona Ma konta 22-1 "VAT naliczony".

@RY1@i02/2014/237/i02.2014.237.008000300.802.jpg@RY2@

Halina Zabrocka specjalistka z zakresu rachunkowości

Halina Zabrocka

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).