Z punktu widzenia rachunkowości nie ma znaczenia, jaka będzie kwalifikacja podatkowa

Kosztami prowadzenia działalności są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione nakłady związane z tą działalnością. Jeśli poniesienie nakładu ma przynieść w przyszłości korzyści ekonomiczne, to powinien być on ujęty w księgach rachunkowych. Kosztami działalności będą zatem nakłady, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. Z punktu widzenia rachunkowości nie ma znaczenia, jaka będzie kwalifikacja kosztu z punktu widzenia prawa podatkowego, choć o te kwalifikacje podatnicy najczęściej się obawiają, zastanawiając się, czy zaliczyć koszt poczęstunku kontrahenta do kosztów firmy. Warto zaznaczyć, że obecnie w świetle wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11) czy interpretacji ogólnej ministra finansów z 25 listopada 2013 r. (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521) koszty takich obiadów dla kontrahentów nie są kwalifikowane jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią). Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Zatem gdy celem wydatku na poczęstunek w postaci obiadu sfinansowanego klientowi nie jest wyłącznie stworzenie dobrego wizerunku firmy czy też wykreowanie pozytywnych relacji z klientami, lecz nawiązanie regularnej współpracy z obecnymi i potencjalnymi klientami, które służy utrzymaniu i zwiększeniu sprzedaży usług będących przedmiotem działalności spółki, to nakład ponoszony w tym celu spełnia przesłanki wynikające z ustaw o podatku dochodowym - jest ponoszony w celu osiągnięcia przychodów. Takie potraktowanie tego rodzaju kosztów z punktu widzenia podatkowego potwierdza stanowisko dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 17 października 2014 r. (nr IPTPB3/423-257/14-2/IR) czy dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej też z 17 października 2014 (nr ITPB1/415-825/14/AK). W księgach koszty działań marketingowych w postaci takich obiadów dla klientów ujmuje się jako "Pozostałe koszty rodzajowe", ponieważ są to koszty związane z podstawową, operacyjną działalnością jednostki. Zwykle nie ujmuje się kosztów pojedynczych posiłków - są one najczęściej wydawane na podstawie bonów, biletów. Przeważnie między podmiotem oferującym tego typu zachęty a restauracją podpisywane są umowy, z których wynika rozliczenie raz na miesiąc.

PRZYKŁAD

Obiady dla klientów

W spółce ADS sp. z o.o. zawarto umowę dotycząca współpracy z restauracją Smak Południa. Klienci spółki ADS będą otrzymywać bony uprawniające ich do spożycia obiadu w czasie oczekiwania na naprawę samochodu w warsztacie spółki ADS. Na koniec miesiąca restauracja wystawi fakturę za posiłki spożyte przez klientów w danym miesiącu.

W listopadzie 2014 r. spółka ADS otrzymała fakturę, z której wynika wartość usług gastronomicznych i napojów na kwotę 750 zł + 60 zł VAT i 210 zł + 48,30 zł VAT.

Za fakturę zapłacono w terminie przelewem. VAT nie podlega odliczeniu, a spółka ujmuje go łącznie z wartością netto usługi gastronomicznej

@RY1@i02/2014/237/i02.2014.237.00800020a.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura od restauracji w kwocie 1068,30 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Rozrachunki z dostawcami.

2. Ujęcie kosztu usług gastronomicznych w kwocie 1068,30 zł: strona Wn konta Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta Rozliczenie zakupu.

3. Ujęcie kosztu w układzie kalkulacyjnym w kwocie 1068,30 zł: strona Wn konta Koszty sprzedaży, strona Ma konta Rozliczenie kosztów.

4. WB zapłata dostawcy przez spółkę ADS w kwocie 1068,30 zł: strona Wn konta Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta Rachunek bankowy.

Karolina Pawlak

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 330 ze zm.).