Koszty firmowe można udokumentować paragonem

@RY1@i02/2014/193/i02.2014.193.07100120a.802.jpg@RY2@

Zapisów w księdze podatkowej dokonuje się na podstawie dokumentów księgowych, na których widnieją m.in. oznaczenia obu stron transakcji, numery NIP, daty wystawienia, nazwy i ilość towarów lub usług, a także wartość transakcji. Tym kryteriom odpowiadają faktury i rachunki. Natomiast paragon zasadniczo nie spełnia tych warunków. Z tego powodu większości zakupów potwierdzonych paragonem, mimo związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, nie można zapisać w księdze podatkowej.

Jak faktura uproszczona

Faktura uproszczona to specyficzny rodzaj dokumentu, który nie musi zawierać m.in. stawek podatku, nazwy nabywcy czy też ilości dostarczonych towarów. Ponadto nie może ona opiewać na kwotę wyższą niż 450 zł lub 100 euro (jeżeli jest wystawiona w tej walucie). Elementem, który może decydować, czy paragon można potraktować jak fakturę uproszczoną, jest NIP nabywcy. Nie jest to bowiem obowiązkowa część paragonu (umieszcza się go na żądanie kupującego) i jednocześnie nie został wymieniony jako informacja, którą można pominąć na fakturze uproszczonej.

Jeśli zatem na wydruku z kasy fiskalnej zostanie umieszczony jego NIP, a kwota transakcji nie przekracza 450 zł albo 100 euro, to dokument taki będzie pełnoprawnym dowodem księgowym.

Drobne zakupy

Rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów pozwala na ewidencjonowanie kosztów za pomocą paragonów w jasno zdefiniowanych przypadkach, takich jak kupno w jednostkach handlu detalicznego materiałów biurowych czy środków czystości. Zakup towarów zaliczanych do tych grup można ująć w kosztach firmowych zarówno na podstawie faktury, jak i na podstawie samego paragonu, na którym nie figurują żadne dane nabywcy. Na odwrocie paragonu przedsiębiorca powinien zapisać nazwę swojej firmy, adres oraz nazwę zakupionego towaru.

Oprócz powyższych przypadków za dowód księgowy uznaje się też dowody zapłaty za przejazd autostradą, bilety z parkometrów oraz bilety jednorazowe na przejazd komunikacją publiczną. Wszystkie powyższe potwierdzenia wydatków mogą mieć formę paragonów i z powodzeniem służyć w takiej formie do zaksięgowania. Przy czym w przypadku biletów jednorazowych dokument musi spełniać określone kryteria, w tym zawierać szereg danych. Aby bilet pozwalał na rozliczenie kosztu, musi dotyczyć trasy dłuższej niż 50 km, a także zawierać takie dane, jak: oznaczenie wystawcy, datę, rodzaj usługi oraz stawkę i kwotę podatku VAT, który jest zawarty w cenie usługi.

Paliwo za granicą

Uzyskanie faktury za zakup paliwa w podróży służbowej poza granicami kraju często jest utrudnione. Rozporządzenie ministra finansów dotyczące prowadzenia księgi podatkowej dopuszcza możliwość udokumentowania paragonem nabycia paliw i olejów silnikowych zakupionych w innym państwie. Musi on zawierać oznaczenie sprzedawcy, datę, wartość i ilość towaru. Wartość brutto wynikającą z paragonu za zakup za granicą paliwa służącego bieżącemu przemieszczaniu samochodu należy na początek przeliczyć zgodnie ze średnim kursem NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego wystawienie paragonu i zaksięgować w przeliczonej już na złote wartości brutto do kolumny 13 księgi podatkowej.

Opłata za taxi

Podatnik, który poniósł koszt przejazdu taksówką, dysponujący jedynie paragonem wydanym przez kierowcę, nie ma możliwości ujęcia tego wydatku przez np. sporządzenie dowodu wewnętrznego. Bez najmniejszej wątpliwości można stwierdzić, iż potwierdzenie wniesienia opłaty za przejazd taksówką nie ma wszystkich cech charakterystycznych dla faktury VAT. W katalogu wydatków, które mogą być udokumentowane paragonem, nie występuje przejazd taksówką. Oznacza to, iż aby móc ująć tego typu wydatek w kosztach uzyskania przychodu, nie wystarczy sam paragon. Musimy wówczas poprosić o wystawienie faktury bądź rachunku.

Halina Zabrocka

 dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1037). Rozporządzenie ministra finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 363).